Dans cet article, nous allons passer en revue les 5 principaux problèmes de gestion rencontrés par les organisations comme la vôtre, en vous aidant à les résoudre.

Problème de communication au sein de l’équipe

Dans chaque organisation, voici un problème qui est récurrent. Avec une propension à s’aggraver sur de grosses organisations, elle peut cependant être présente dans chaque équipe.

Remise en cause des responsabilités, incompréhension sur les mandats ou les délais de livraison, autant de risques d’échec pour vos projets qui peuvent s’aggraver avec une communication hasardeuse. En amont, une meilleure allocation des risques vous permettra de limiter la casse, mais c’est sur un suivi consolidé du temps et de la planification que l’accident sera évité.

Sans tomber dans l’accumulation de procédures, la communication sur un projet doit néanmoins être basée sur des processus rigoureux. Ceci comprend notamment un partage des informations, une gestion la plus agile possible ou une implication de vos parties prenantes à chaque étape du projet.

Perception erronée du cahier des charges

Voici un exemple de risque avec un impact potentiel très fort. Une erreur et/ou une incompréhension  sur le cahier des charges vont avoir de nombreuses conséquences sur l’activité.

Concernant le projet il va mettre en péril la qualité du rendu qui ne correspondra pas à l’attente de votre client. Si l’erreur est identifiée avant la date de livraison ce sont les coûts ou les délais qui vont être impactés proportionnellement au niveau d’erreur établie.

Concernant votre activité générale, cela risque de modifier la capacité de l’ensemble de vos équipes si l’erreur est « rattrapable », mais surtout mettre en danger votre rapport au client.

Afin de pallier à cet enjeu, il y a un besoin de cohérence dans les outils utilisés pour planifier vos mandats. La bonne pratique sera ici aussi de mettre en place des processus de vérifications, avec des catégories d’information à rentrer pour chaque projet. Créer un gabarit de projet peut ainsi faciliter cette mise en place de bonne pratique.

Gardez l'information importante à portée de main

Inscrivez-vous à notre blog pour recevoir nos derniers articles, études de cas et bien plus encore...

Manque d’adaptation au changement 

Dans la gestion d’un projet réagir aux événements externes est essentiel comme facteur de survie. Réaliser une veille sur votre activité peut minorer ce risque, afin d’anticiper les changements en termes de régulation ou d’aléas d’activité. Il faut ainsi garder en tête le volet opérationnel de votre activité pour faciliter cette gestion du risque.

Intégrer une philosophie d’adaptation aux changements sur certaines parties de vos activités soumises aux aléas peut s’avérer indispensable. En matière de gestion de projet, cela se traduira par un passage aux méthodes agiles avec plusieurs avantages : projet divisé en cycle qui permet de coller au mieux aux attentes clients, sortie rapide d’un Produit ou Service Minimum Viable qui limite le risque d’échec total, etc...

Gestion du temps et de la capacité imprécise

Afin de mieux gérer l’activité d’une organisation, il est essentiel d’avoir une vue claire sur la capacité de chacune de vos ressources. La gestion du temps sur vos mandats va être l’élément prépondérant pour optimiser ce niveau de capacité.

Outre les conséquences directes sur vos mandats, l’information sur la capacité vous facilitera vos problématiques de ressources humaines en répondant aux questions : quand recruter ? Pour quel type de profil/compétence ? Mon activité peut-elle être « lissée » afin d’y remédier ? Le but étant d’éviter la surcapacité qui va déstabiliser votre activité, et la sous-capacité qui met en péril la rentabilité globale de votre organisation.

L’un des indicateurs pour mesurer l’efficacité de votre gestion du temps sera le rapport entre temps planifié versus temps réel. En plus d’une analyse claire sur l’efficacité de votre planification, il rend compte de votre propension à anticiper les risques sur vos mandats.

Manque de visibilité sur le reste des mandats

Respecter une bonne gestion de projet revient aussi à ne pas oublier le reste de l’activité. Avoir une vue sur la gestion de portefeuille permet justement de rentrer sur une analyse macroscopique : elle vous permettra d’identifier les enjeux de votre activité sur de plus longue période, d’identifier les risques récurrents, en bref d’anticiper.

Encore faut-il avoir cette vue globale disponible, avec des informations consolidées. Pour ce faire, un outil de gestion globale de vos projets avec des fonctions de tableaux de bords ou de rapports peut s’avérer incontournable. Le but étant pour votre organisation d’améliorer ses processus de décisions.