1- Anticipez vos besoins en ressources humaines
Une bonne gestion de la capacité et une planification à jour vous permettent d’identifier les postes à pourvoir dans un horizon court, moyen et long terme.
Par exemple, l’exemple suivant illustre une surcapacité pour le poste d’intégrateurs pour le mois de juillet. C’est par contre une hausse temporaire de la charge de travail, alors plutôt que de recruter un intégrateur, d’autres solutions sont à envisager, comme la réorganisation des activités, ou le recours à un pigiste pour un contrat temporaire.
Cette vision à plus long terme permet de recruter la bonne personne au bon moment, et d’éviter des mises à pied coûteuses parce qu’on aurait eu recours au recrutement d’un poste permanent alors que le besoin était ponctuel, ou de mettre à pied des personnes dont vous pourriez avoir besoin plus tard.
Par contre, lorsque la demande pour le poste ne dérougit pas et qu’il s’avère nécessaire de recruter afin de réaliser les projets de l’entreprise, on peut alors procéder au recrutement de poste permanent.
L’avantage de Beeye est de centraliser toutes les informations requises sur les employés et les projets/opérations (activités à réaliser).
2- Gérez les compétences et le développement de vos employés
La gestion des compétences consiste à arrimer les besoins de l’entreprise avec les compétences disponibles. Un outil peut aider à suivre et optimiser la gestion de vos compétences.
Avec Beeye, vous pouvez ajouter des compétences et le niveau au profil de chacun de vos employés. Les types de compétences et les niveaux peuvent être personnalisés afin de représenter votre contexte particulier.
Une façon de procéder est d’inviter les employés à ajouter leurs compétences et leurs niveaux dans leur profil dans un premier temps, qui sera suivie par une approbation par le gestionnaire. L’idéal est que le gestionnaire et l’employé se rencontrent afin de discuter des compétences actuelles et à développer.
Afin d’identifier et de combler l’écart entre les compétences requises et les compétences disponibles, nous recommandons de suivre également l’intérêt de vos employés à développer certaines compétences, afin de les jumeler avec des collègues plus avancés.
Dans le cas plus haut, nous pouvons voir que l’employé a indiqué avoir un niveau 1 pour la compétence technique Citrix, alors que son gestionnaire lui a accordé un niveau 2. L’employé est intéressé à développer ses habiletés en gestion de projet et un plan de développement des compétences pourra donc être mis en place pour y arriver.
De plus, Beeye permet d'avoir une vue globale des compétences d'une équipe. Ainsi, consulter l’ensemble des compétences de votre équipe vous aide à vous assurer de l’équilibre et de la continuité. Vous pourriez par exemple vouloir vous assurer qu’il y a au moins deux membres de votre équipe qui possèdent chacune des compétences requises afin d’éviter une situation fâcheuse si une seule personne détenant une compétence venait à quitter.
3- Prenez en compte la disponibilité et les compétences dans l’affectation des employés
Une bonne affectation des ressources humaines de l’entreprise prend en compte des variables-clés comme la disponibilité des employés (pour éviter une surcharge de travail et/ou la non-réalisation des activités) et les compétences des employés (pour s’assurer d’affecter les bons employés aux bonnes activités).
Beeye vous permet de prendre en compte ces variables, ainsi que le taux horaire des employés pour en vérifier la rentabilité si votre projet doit être facturé à un client interne ou externe.
Il vous est ensuite possible de planifier les efforts de façon linéaire, par heures par semaine, par pourcentage de temps, ou encore en fonction des disponibilités.
4- Assurez-vous que la charge de travail de vos employés est adéquate
Une surcharge de travail de travail peut mener à l’épuisement de vos employés et avoir des conséquences fâcheuses, autant sur le plan humain que financier de l’entreprise.
Beeye vous permet d’avoir de la visibilité sur la charge de travail des employés à court, moyen et long terme, et donc de vous assurer qu’elle soit réaliste, optimisée et soutenable à long terme.
Vous pouvez consulter la charge de travail par direction ou par poste, et également obtenir le détail par employé pour voir comment replanifier certaines activités.
5- Gérez l'embauche des employés comme un projet
Combien de temps prennent le recrutement et la formation d’un employé? Qui est responsable à chaque étape? Beeye vous permet de gérer chaque embauche comme un projet et d’avoir de la visibilité sur le temps requis à chaque étape pour chacun des intervenants impliqués afin d'améliorer et d’optimiser vos processus.
Vous pouvez créer des gabarits pour chacun des types de postes à recruter et gérer les tâches liées au recrutement et à la formation des employés (annonce, entrevue, accès, etc.).
Les livrables de projet vous permettent d’identifier un responsable et de suivre les différentes étapes liées au recrutement. Les rapports vous permettent ensuite de suivre l’avancement.
Aussi, vous pourriez vous rendre compte qu’il est plus avantageux de faire affaire avec des ressources externes (chasseurs de têtes, agences, etc.) pour le recrutement de certains types de postes qui prennent beaucoup de temps à vos employés internes.
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