Comment le cabinet Bewiz a implanté Beeye en un mois

Comment le cabinet Bewiz a implanté Beeye en un mois

Thierry Gillmann - 27 oct. 2021 14:52:10

Etude de cas

Le propre des meilleurs, c’est d’être bien organisés. Avec bientôt 50 collaborateurs, le cabinet Bewiz, à Paris, voulait disposer d’un moyen moderne et performant de distribuer et de suivre son plan de charge, tout en encourageant l’autonomie de chacun. Il a choisi Beeye, et a été pleinement opérationnel en moins d’un mois. Récit d’une mise en place réussie.

Au plus près des entrepreneurs

Bewiz est né en 2008 de la fusion du cabinet FGEC de Laurent Benoudiz (Président de l’OEC Paris-Ile de France depuis 2016), et de l’IFAG, spécialisé dans le secteur de l’audiovisuel et la production cinématographique. L’ensemble comptait à l’époque 10 collaborateurs. 2 autres entités l’ont alors rapidement rejoint. Depuis, il connait une croissance de 10 à 15% par an, sans nouvelle acquisition. En novembre 2021, Bewiz compte 4 associés et 46 collaborateurs à Paris, pour servir environ 700 clients.

La devise du nouvel ensemble, dans lequel la gestion patrimoniale tient une place importante : « Accompagner vos projets et ceux de votre entreprise ».

 

Un management différent

Depuis fin 2019, Bewiz est conduit selon les principes de l’entreprise libérée, tels que développés par Isaac Getz. Cette démarche consiste à s’affranchir des pratiques fondées sur la méfiance et le contrôle pour co-inventer un mode d’organisation fondé sur la responsabilité et la liberté des collaborateurs. Son idée directrice : ce sont ceux qui font qui savent.

Anne-Sophie Widuch est associée de Bewiz depuis l’origine. Elle explique le mode de management du cabinet : « Nos collaborateurs sont les interlocuteurs privilégiés des clients, avec lesquels ils entretiennent une relation sur les domaines comptable, juridique, social et patrimonial. Ils sont responsables, autonomes, et font appel aux associés quand ils estiment avoir besoin d’eux. Autrement dit : travaillez quand vous voulez, où vous voulez, nous sommes là pour vous aider ».

La démarche a pu surprendre au départ, mais les nécessités de la crise sanitaire et des confinements ont accéléré sa mise en place et démontré son efficacité.

 

A la recherche des temps perdus

« La saisie des temps, c’était la bête noire de beaucoup d’entre nous, y compris la mienne, se souvient Anne-Sophie Widuch. Et aussi la source de pas mal de frustrations. En audit, c’est relativement facile - on compte les jours passés chez tel ou tel client. Mais sur les autres pôles le temps file vite, on saute en permanence du coq à l’âne… De sorte que quand nous remplissions nos feuilles de temps, souvent à la fin de la semaine, nous avions largement oublié tout ce que nous avions fait. Comment se souvenir de tel quart d’heure, de telle demi-heure ?

Nous utilisions des tableaux Excel, chacun avait le sien. Moi-même, j’utilisais Outlook pour planifier mes tâches… mais je ne pouvais pas y saisir les temps ! Résultat : trop souvent les heures passées étaient réparties sur une base empirique, par exemple en chargeant davantage un client sur lequel on savait avoir un crédit d’heures confortable.

Et nous, les associés, nous devions courir après ces fameuses feuilles de temps, relancer, bref, jouer les maîtres d’école… alors que nous avions bien autre chose à faire ! Nous n’en sortions pas.

 

Une solution convaincante

Un jour, j’ai reçu un e-mail de Beeye, qui proposait une nouvelle manière de gérer ses plannings. Je ne clique pas souvent sur la publicité, mais cette fois je n’ai pas hésité ! J’ai rapidement appris que l’un de mes clients utilisait Beeye, de même qu’un ami chez DBA. La présentation de la solution pour automatiser la planification du travail était très convaincante. Restait à savoir si elle serait opérationnelle rapidement et, plus encore, si elle serait adoptée par les équipes. »

 

Une mise en place collaborative, en moins d’un mois

Anne-Sophie Widuch a coordonné le projet, en collaboration avec l’équipe dédiée par Beeye. Elle a participé à tous les ateliers, sans notion de hiérarchie, dans l’esprit du cabinet. La mise en place de la solution a suivi la méthode Beeye Quickstar™, une pédagogie qui allie théorie, pratique et responsabilisation.

Chaque pôle - expertise-comptable, social, audit, juridique, patrimonial, etc., a délégué un référent volontaire. Accompagnés par un consultant Beeye, ces référents ont d’abord interviewé les équipes pour connaitre leurs besoins et construire le projet avec elles. Ils ont alors procédé au paramètrage. Ils ont échangé avec les autres collaborateurs pour vérifier l'intégrité des données et valider l'organisation proposée des nomenclatures et des tâches associées. De quoi préparer et engager chacun dans le changement, et recueillir leurs points de vue opérationnels.

A l’issue de ces travaux préparatoires a été organisée une matinée de lancement, faisant à la fois office de kick-off et de prise en main. « Un événement plus qu’une simple formation, témoigne Anne-Sophie Widuch. Il n’y avait pas d’obligation de présence, mais tout le cabinet est venu ! ». Le jour dit, dans une salle louée pour l’occasion, tous les collaborateurs avaient leur accès à Beeye. Avec l’aide des référents et des consultants de Beeye, ils ont directement mis à jour leur portefeuille, et préparé ce planning glissant qui allait désormais les accompagner tous les jours.

 

Ce qui a déjà changé

Bien sûr, il est encore trop tôt pour donner des métriques sur le temps gagné ou le suivi budgétaire des missions - l’implantation s’est faite en septembre ! Mais les premiers résultats sont déjà là.

« L’accueil de la solution a été très positive, sans exception, explique Anne-Sophie Widuch. Et ce n’est pas une question d’âge : nos trois collaboratrices présentant le plus d’ancienneté n’ont pas été réfractaires, bien au contraire : elles furent les premières à trouver l’idée géniale, alors même… qu’elles sont par expérience les mieux organisées d’entre nous ! »

  • Il n’est plus question de feuilles de temps, puisqu’elles se remplissent automatiquement au fur et à mesure du travail,
  • Les collaborateurs restent autonomes sur leurs dossiers : leur création, la gestion des tâches, la planification, l’ajustement du planning, la réaffectation collaborative, et jusqu'à l'analyse,
  • Le collaborateur prépare sa pré-facturation. Il sait s’il risque de se trouver en dépassement du budget prévu, ce qui permet une revalorisation préventive des honoraires, sur une base documentée,
  • La visibilité sur l’avancement des travaux est particulièrement intéressante si un collaborateur quitte le cabinet, ou tout simplement s’il tombe malade : aucun client n’est oublié…

« Beeye, pour moi, c’est d’abord pour les collaborateurs, conclut Anne-Sophie Widuch. Tous n’ont pas un sens inné de l’organisation, tant s’en faut ! Beeye aide chacun, du plus jeune au plus expérimenté, à mieux s’organiser de lui-même. Visibilité, autonomie, collaboration : il est parfaitement en phase avec notre vision ».

 

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