Besoin de recruter ? Prouvez-le grâce à des preuves solides

Besoin de recruter ? Prouvez-le grâce à des preuves solides

Julie Delisle - 18 juin 2018 09:54:00

Gestion de la capacité Gestion des ressources humaines

Lorsque les besoins excèdent les ressources, il faut parfois recruter. Mais comment procéder et plaider notre cause pour décrocher ce budget supplémentaire ?

Votre équipe est surchargée. Les projets s’accumulent, et on ne parle même pas des urgences. Définitivement, votre équipe a atteint sa limite. Pas d’accalmie en vue, et même l’inverse, les mandats s’ajoutent par-dessus un par dessus les autres. Pour livrer plus, il vous faudra engager d’autres employés.

Cependant, si c’est difficile de dire non à son patron qui nous en rajoute dans notre cours, c’est tout aussi difficile de décrocher un budget supplémentaire pour embaucher de nouvelles recrues. Mais l’un ou l’autre est essentiel, au risque de bruler votre équipe ou encore, de ne pas réussir à atteindre vos objectifs.

Comment procéder?

1. Évaluer les besoins

Tout d’abord, dressez la liste de vos besoins en ressources nécessaires pour réaliser vos objectifs. Pour ce faire, il vous faudra évaluer à haut niveau les efforts requis pour réaliser les différentes activités. Aidez-vous idéalement de la personne qui possède l’expertise pour réaliser l’activité, afin d’avoir une estimation le plus réaliste possible. Vous aurez besoin de plusieurs informations : type de ressource (ex : analyste d’affaires), efforts (ex : 100 heures) et quand (ex : avril à mai).

Vous allez devoir vous poser les questions suivantes:

  • De quel type de ressources avons-nous besoins ? (ex: analyste d'affaires)
  • Sur combien de projets vont-ils travailler ? Combien d'heures cela représente ?
  • Quand avons-nous besoin de ces ressources ? (ex: d'Avril à Mai)

Avant de penser à recruter, vous pouvez dans un premier temps optimiser l’organisation des activités, afin de répartir la charge de travail sur la durée. Si certaines activités ne peuvent vraiment pas être déplacées, ou si les besoins excèdent toujours les ressources, alors il est clair que l’embauche est la solution (à moins de réduire la charge de travail).

Vous devriez ensuite avoir une idée de vos besoins pour la période planifiée. Maintenant, il faut convaincre votre patron.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de la capacité, n'hésitez as à consulter notre article sur le sujet.

2. Documentez votre cas avec des données concrètes

Ça tombe bien, vous venez de vous livrer à un exercice de planification qui vous sera fort utile pour plaider votre cause. Lors de votre rencontre, vous devez être préparé et arriver avec des informations concrètes.

Pour cela vous allez devoir poser plusieurs questions à la ressource que vous souhaitez embaucher :

  • le type de contrat voulu (temps partiel, temps plein)
  • la fonction de la ressource à recruter (administratif, ventes, marketing, ingénierie)
  • le niveau d'expérience voulu (associé, junior, intermédiaire)
  • la disponibilité (quand la personne est-elle disponible pour commencer ?)

Une fois que vous avez ces informations en main, vous serez en mesure de présenter différents scénarios à votre patron qui vous permettrons de linéariser le niveau de capacité de vos équipes et d'atteindre vos objectifs.

Afin de vous aider, voici quelques exemple de mail sur des scénarios différents dont vous pourrez vous servir afin d'en discuter avec votre patron:

 

Scénario 1: emploi temporaire

Objet: Planification des ressources

Bonjour Patron,

En jetant un coup d'œil au calendrier de planification de notre équipe, je vais avoir besoin d'embaucher deux analystes d'affaires juniors de juillet à septembre, pour les raisons suivantes:

  • De juillet à septembre, nous avons déjà 3 projets en cours.
  • Chacun de ces projets nécessitera des analystes commerciaux pendant 10 heures par semaine si nous voulons les livrer à temps.
  • Nous prévoyons lancer deux nouveaux projets en juillet, qui nécessiteront également des analystes d'entreprise pendant 10 heures par semaine, ce qui porte le besoin total d'analystes d'entreprise à 50 heures par semaine pendant cette période.
  • Pendant cette période, nous ne pouvons fournir que 30 heures de temps aux analystes d'affaires (Sam est en surcapacité et il n'est disponible que pour travailler sur le projet A pendant 5 heures par semaine au lieu de 15 heures prévues).

Par conséquent, nous serons incapables de couvrir les 20 heures de travail d'analyse commerciale si nous n'engageons personne pendant cette période.

J'ai joint  à ce mail les candidats qui, à mon avis, conviendraient parfaitement, afin d'arriver à une liste de deux noms.

Laissez-moi savoir ce que vous pensez.

Merci,

Kelly

Gestionnaire de ressources


Scénario 2: Temps plein

Objet: Planifications des ressources

Bonjour Patron,

En jetant un coup d'œil au calendrier de planification de notre service informatique, je me suis rendu compte qu'il va falloir embaucher un développeur logiciel senior à temps plein à partir de juillet, pour les raisons suivantes:

  • PwC a renouvelé son contrat pour cinq années supplémentaires, mais le projet nécessitera un travail de développement personnalisé.
  • Le département de développement qui doit livrer ce projet aura besoin de 55 heures supplémentaires par semaine pour que nous puissions respecter les délais.
  • Cela porte à 2 750 heures par an le besoin total ce département.

Actuellement, notre service informatique ne peut pas entreprendre plus de projets et n'a pas le niveau d'expérience requis pour travailler sur le projet PwC.

Par conséquent, nous aurions besoin d'embaucher au moins deux développeurs hautement qualifiés si nous voulons livrer ce projet à temps et dans les limites imparties du budget.

Merci,

Kelly

Gestionnaire de ressources