Nous avons mené des entretiens pour mieux comprendre les problématiques de gestion des agences d'architecture. Voici un résumé des 6 défis principaux rencontrés. 

Les agences d’architecture se caractérisent par un grand nombre de projets dynamiques et difficiles à prédire. Les changements sont fréquents et il faut s’ajuster en tout temps. Le suivi du temps y est particulier, puisque la qualité prime sur le respect des estimations. Ainsi, les équipes doivent mettre les efforts requis pour mener à bien les livrables, même si cela signifie qu’ils prendront plus de temps que prévu. 

Comme le mentionne Jean-Loup Patriarche, président de l’agence d’architectes, d’ingénieurs et d'urbanistes Patriarche : « on ne peut pas simplement arrêter son crayon si on dépasse le temps prévu ». Même son de cloche du côté de Marie-Laurence Rudelin, directrice générale et associée chez Chabanne + Partenaires, pour qui la qualité est également trop importante pour imposer des estimations rigides aux équipes. Les dates limites sont par contre clés : il importe de livrer aux dates prévues, quitte à mettre les bouchées doubles pour y arriver. 

Quelles sont les principales difficultés ?

Les agences d’architecture rencontrent des difficultés de gestion qui leur sont propres. En voici quelques-unes.

La gestion de la rentabilité horaire

La gestion de la rentabilité horaire est un des plus gros défis des firmes de service, et les agences d’architecture n’y font pas exception. Tout d’abord, le temps passé sur les activités est difficile à estimer étant donné l'aspect hautement créatif de chaque projet. De plus, la comparaison entre le temps estimé et travaillé n’est pas toujours faite, faute d’avoir les outils nécessaires. (C’est d’ailleurs un des objectifs de Beeye.)

Il est cependant indispensable de suivre les écarts entre le temps estimé et réel, et ce pour plusieurs raisons : connaître la rentabilité de ses projets, comprendre les causes des écarts, et améliorer les estimations au fur et à mesure.

Visibilité sur l’ensemble des projets et la disponibilité

Il n’est pas aisé de savoir qui est disponible pour prêter main-forte aux projets et ce processus dépend largement de la coordination manuelle par les responsables des équipes. Des planifications indépendantes sont gérées, mais souvent rien ne permet d’avoir de la visibilité sur l’ensemble des opérations. Ceci représente d’ailleurs le problème initial auquel nous nous sommes attaqués en créant Beeye. Nous nous sommes rendu compte que nous avons des outils pour gérer un projet dans le détail, mais qu’il nous manquait une vision globale sur l’ensemble des projets d’une organisation. Après tout, un projet n’est pas isolé du reste de l’organisation, et nécessite la contribution de personnes qui travaillent également sur d’autres projets. Donc sans vision d’ensemble, l’harmonisation de ces projets entre eux est un casse-tête, et tourne rapidement en mode urgence.

Délais et changement

Les affaires qui décalent, car il manque un permis, un client qui tarde à donner son approbation : les imprévus ne manquent pas et viennent chambouler la réalisation des activités. Pour pallier ce problème, des rencontres de coordination hebdomadaires sont souvent organisées, afin d’ajuster le tir et les affectations selon les activités les plus pressantes. Il est donc indispensable de rester flexible, puisque les choses ne se dérouleront jamais comme prévu.

Lorsque nous avons réalisé la nature dynamique des affectations en agences d’architecture, nous avons d’ailleurs développé une vue pour gérer celles-ci en un clic, afin d’assigner ou d’enlever rapidement un projet à un employé selon les priorités et les changements survenus. Cette façon de faire permet de répondre aux besoins spécifiques des firmes de services, sujettes à un grand nombre d’ajustements chaque semaine, pour ne pas dire chaque jour.  

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La gestion de la documentation

Savoir où trouver l’information est un défi, particulièrement pour les agences possédant des cellules géographiquement dispersées. Plusieurs livrables standards doivent être partagés et suivis entre les membres d’une équipe, mais il n’est pas toujours aisé de savoir où se trouvent les dernières versions. Bien que Beeye ne soit pas un outil de gestion de la documentation à proprement parler, il est possible de joindre des fichiers à même les fiches de projet afin d’assurer que toute l’équipe a accès aux dernières versions des documents nécessaires. Nous recommandons par exemple d’y ajouter la dernière version du plan de management du projet, le rapport final, etc. Ainsi, ces documents sont utiles non seulement au fil du projet, mais également une fois le projet terminé, afin de garder une trace.

La difficulté d’estimer le temps nécessaire

L’aspect créatif, surtout lors de la conception des projets, rend les estimations difficiles, voire impossibles à faire de façon précise. Après tout, chaque projet est unique, et deux équipes ne prendront pas le même temps pour réaliser un projet. Ce problème est largement répandu au sein des organisations, mais c’est d’autant plus vrai lorsqu’on se retrouve dans un contexte créatif comme les agences d’architecture.

Nous recommandons cependant de comparer systématiquement le temps estimé et le temps réellement travaillé, afin de s’améliorer avec le temps. Il est utopique d’espérer arriver au bon chiffre du premier coup, mais les estimations s’améliorent avec le temps lorsqu’on prend soin d’analyser les projets passés pour prévoir les prochains.

La qualité avant tout

Si des estimés sont réalisés, ceux-ci ne sont en général pas imposés aux équipes, qui doivent plutôt se soumettre à des dates de remises, quitte à y mettre tout le travail nécessaire pour un rendu de qualité. C’est tout à l’honneur des gestionnaires d’agences d’architecture que nous avons rencontrés pour la rédaction de cet article, pour qui l’appât du profit ne vient jamais compromettre la qualité des projets réalisés. Et c’est une attitude qui à notre avis paie certainement à long terme.


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