Nous continuons notre chronique sur les différents outils qui vous permettrons grâce à Excel d'améliorer vos pratiques de gestion. Aujourd'hui c'est sur feuille de temps que nous allons nous attarder.

Qu'est-ce qu'une feuille de temps ?

Autrement appelée fiche de temps, feuille d'attachement, feuille d'affectation ou encore relevé de temps, la feuille de temps est l'un des classiques de la gestion dans les entreprises. 

Pour faire court, c'est un outil qui va vous permettre de renseigner le temps que vous avez passé sur les différents projets, clients ou activités, le tout sur une période donnée.

Que représente-t-elle ?

La feuille de temps est avant tout un outil de suivi pour les gestionnaires, grâce à l'information qui est entrée par leurs collaborateurs. C'est le meilleur moyen à l'heure actuelle d'aller lier du temps passé sur des activités spécifiques, et d'en garder une trace.

Mais l'usage des mots est ici très important.

La feuille de temps, ce n'est pas un moyen de contrôle sur vos employés ! En laissant vos collaborateurs garder la main sur la gestion de leurs temps et en gardant un rôle de superviseur, vous éviterez certains écueils de la feuille de temps que l'on voit souvent :

  • Le temps rentré par vos employés n'est pas le temps qui a été réellement passé
  • Les feuilles de temps ne sont pas remplies par tous
  • Vos collaborateurs perçoivent la feuille de temps comme une corvée
  • Ou pire, comme un outil qui pourrait se retourner contre eux

Un seul mot d'ordre: assurez-vous simplement qu'il n'y ait pas d'abus, et appuyez sur l'aspect pédagogique de la feuille de temps.

Quelles sont ses applications ?

La feuille de temps possède de nombreuses applications et peut être lue de diverses façons en fonction de ce que vous souhaitez analyser.

Car c'est là une des forces de la feuille de temps, vous allez être capable de mesurer le temps passé en sélectionnant le prisme à travers lequel vous souhaitez le voir. Je m'explique:

  • Dans votre organisation, il est essentiel d'avoir un suivi rigoureux des projets, de leurs livrables ainsi que des tâches qui y sont associées. Dans ce cas, établissez une feuille de temps où la saisie du temps se fera sur ces tâches et ces livrables afin de vous assurer de l'avancement de vos projets.
  • Dans votre activité, c'est le temps passé par client qui est le plus critique, et c'est sur ces données que vous basez votre facturation. Pas de problème, en rentrant le temps passé par client, vous serez en mesure d'analyser ce temps passé et de l'optimiser par la suite. 

Pourquoi nous avons choisi de l'intégrer à Beeye ?

 

En plus d'être un outil qui apporte de la donnée sur votre activité, nous avons choisi d'intégrer une feuille de temps à Beeye pour 7 bonnes raisons:

  1. Vous aidez à facturer plus facilement vos clients
  2. Rendre le suivi des coûts sur vos projets plus simple
  3. Avoir un appui pour comparer le temps planifié avec le temps réel
  4. Vous aidez dans l'estimation du temps requis pour vos futurs projets
  5. Garder un œil sur le temps passé sur les tâches administratives
  6. Connaitre la capacité de vos employés
  7. Facilitez la demande de crédits d'impôt

La feuille de temps dans Beeye

Il nous manque quelque chose dans l'analyse, n'est-ce pas ?

Mesurer le temps passé c'est bien, mais le comparer au temps planifié c'est encore mieux !

C'est pour cela que nous avons choisi d'allez plus loin sur la feuille de temps, en permettant à chacun, quelques soient ses responsabilités, de garder un œil sur le temps qu'il passe. Cet aspect collaboratif n'est pas dû au hasard, et se base sur de bonnes pratiques qui donnent à la feuille de temps toute sa force.

 

Vous voyez la colonne de temps consommée sur la droite de la feuille de temps ? Non ?Laissez-moi zoomer un petit peu...

 

 

C'est mieux ! Voici en quoi la feuille de temps Beeye est en elle-même un outil de suivi ET d'analyse: en donnant l'information sur le temps planifié à la semaine sur vos projets (ici représenté sur la colonne "Réel / Planifié"), ainsi que le temps consommé sur l’entièreté du mandat.

Si l'on prend l'exemple du deuxième projet, on s’aperçoit que 95h ont été rentrées alors qu'un peu moins de 75h  étaient prévues. Avec 23 jours restants avant la livraison de ce projet, on peut le considérer comme étant à risque et aller plus en profondeur dans l'analyse.

Souvent perçu comme étant une corvée administrative par vos collaborateurs, il est parfois difficile de la faire accepter par tous. Mais pas de panique, implanter c'est aussi notre métier !

Nous avons d'ailleurs sorti un petit récapitulatif des 5 principaux conseils à garder en temps lorsque l'on implante une feuille de temps.

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 Comment créer votre feuille de temps ?

Si vous souhaitez réaliser votre propre feuille de temps, n'hésitez pas à télécharger notre template gratuit !

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Voici un exemple de feuille de temps que nous avons créé et rempli pour vous. Le plus important va être pour vous de suivre les données qui sont réellement importantes pour vous.

Concernant les indispensables, au niveau des intitulés auxquels la donnée se rapporte, on retrouve:

  • Le nom de l'employé qui a rentré du temps
  • La catégorie de projet, autrement appelé type de projet
  • Le projet auquel l'entrée de temps se rapporte
  • Si vous souhaitez allez plus en détail, vous pouvez ajouter le livrable ou la tâche à laquelle l'entrée de temps se rapporte
  • Le poste de la personne qui entre de l'heure pour une analyse plus poussée des activités de l'entreprise.

Concernant la donnée en elle-même, on peut trouver:

  • La manière dont vous allez rentrer le temps, en heures, en % de temps par jour ou par semaine par exemple. A vous de voir en fonction de votre activité.
  • Le taux vendant, ou taux horaire. Il est essentiel à prendre en compte sur des activités facturées à l'heure.
  • Le taux coûtant ou coût horaire, qui vous permettra de jauger le coût réel d'une tâche administrative par exemple. 
  • Le montant facturé, qui est le rapport entre le taux vendant et les heures passées sur un projet/client. Lié à cette notion, vous pouvez aussi rajouter celle de "Facturable: Oui/Non".
  • Les commentaires, qui peuvent être indispensables sur certaines tâches, ou par exemple lorsque l'on va chercher des crédits d'impôt.

Quelle analyse en faire ?

Afin de rendre la feuille de temps encore plus intéressante, il faut être capable d'en faire une analyse plus poussée. C'est là qu'intervient l'indémodable tableau croisé dynamique de votre Excel.

En reprenant l'exemple de feuille de temps décrit plus haut, nous avons sorti pour vous quatre petits tableaux qui vous aideront à identifier quelques possibilités d'utilisation pour vos feuilles de temps.

Suivi des heures par client

 

L'une des premières analyses que vous pouvez faire est celle du temps passé par client. Elle va vous permettre, en ajoutant la notion de facturable ou non facturable, d'évaluer la pertinence du temps passé sur chaque client.

Sur notre exemple, on voit par exemple que nos clients les plus chronophages sont (heures facturables et non facturables confondues) le client 4 et 5, avec ensuite 101 heures passées sur le client 1 et 47 heures sur le client 3.

 

Suivi des sommes facturés par client

Suivre la somme facturée par client va permettre un deuxième degré d'analyse, surtout si l'on compare ces données avec le tableau précédent.

Reprenons notre temps passé sur nos clients 1 et 3 en mettant en parallèle la somme facturée:

  • Pour le client 1, on trouve 101 heures passées pour $4 280 de facturées
  • Pour le client 3, on trouve 47 heures passées pour $5 210 de facturées

Pour plus du double d'heures passées, le client 1 nous a rapporté $1 000 de moins que le client 3.

Une fois cette information en main, vous pouvez plus facilement déceler d'où le problème peut venir: A-t-on travaillé plus efficacement sur ce client ? A-t-on passé plus de temps qui n'a pas été pris en compte ?

 

Suivi du temps par employé

 

En prenant en compte les heures par employés, vous allez être en mesure d'améliorer la productivité de chacun. Mais attention, comme nous le mentionnions dans la première partie de cet article, le but n'est pas ici de surveiller vos employés ! L'enjeu sera de comprendre, d'aider et d'améliorer.

Sur notre exemple, on voit par exemple que Patrick Lafond a passé 103 heures sur des activités non facturables. Plutôt que de lui taper sur les doigts, il faut pousser l'analyse un peu plus loin et cherche à comprendre: prend-il en charge une partie des tâches administratives de ses collègues ? A-t-il plus de responsabilités que les autres ? Est-ce un surplus de temps isolé ou une tendance plus longue ?

Suivi des heures par type de projets

 

Enfin, le suivi du temps par catégorie de projet va vous renseigner sur les activités les plus chronophages de votre entreprise.

Si l'on se penche sur le temps administratif, et donc non facturable, on s’aperçoit que c'est le deuxième pôle de temps passé. En reprenant notre tableau précédent, on peut en déduire que Patrick Lafond représente les 2/3 de ce temps passé. 

 

Vous souhaitez en savoir plus sur la création d'un graphe de capacité planifié sur Excel ? N'hésitez pas à visiter notre article sur le sujet.

Pour aller plus loin

Excel est un très bon outil de gestion qui permet un degré d'analyse phénoménal lorsqu'il est consolidé et maîtrisé. Ce sont deux points sensibles, car la maîtrise d'un tableur Excel peut être difficile lorsque les onglets se multiplient et que l'information s'allonge. Il faut parfois une personne assignée à temps plein afin de l'entretenir, le mettre à jour et s'assurer que tout soit en ordre. Votre préoccupation doit être de s'assurer que les informations présentées sont sans erreurs.

Nous avons d'ailleurs trouvé que 88% des fichiers Excel contiennent des erreurs, alors que 93% de ces fichiers servent de base à des prises de décisions.