Nous continuons notre chronique sur les différents outils qui vous permettrons grâce à Excel d'améliorer vos pratiques de gestion. Aujourd'hui c'est sur le graphe de capacité planifié que nous allons nous attarder.

 

Qu'est-ce que le graphe de capacité planifié ?

Autrement appelé courbe de charge, le graphe de capacité est une représentation graphique du rapport entre temps planifié et temps disponible pour vos équipes. 

C'est un outil de gestion de projet qui vous permet d'identifier si vos équipes disposent de temps pour soutenir de nouveaux mandats et déterminer si leur charge de travail est équilibrée.

Pourquoi nous avons choisi de l'intégrer à Beeye ?

Comme nous venons de le voir, ce type de graphique offre quantité d'information essentielles à la prise de décision.

L'objectif de Beeye étant de présenter à chacun la vue qu'il souhaite, nous avons associé à notre planification cette vue "graphe de capacité planifié", qui peut être affiché en fonction de filtre projet ou ressource.

Vous pouvez utiliser un graphe de capacité planifié pour 5 types de situations:

  • S'assurer que vos ressources qui refacturent leurs temps sont à leur pleine capacité
  • Anticiper et ajuster vos besoins en ressources humaines
  • Prévoir vos périodes de sur et sous capacité
  • Aider à identifier ce qui doit être priorisé dans vos projets
  • Comparer la charge de vos équipes

Graphe capacité Beeye.png

Que représente-t-il ? 

C'est un outil de gestion particulièrement efficace pour avoir une vue consolidée sur votre activité. Il représente ainsi une vue sur la disponibilité de vos ressources, repartie sur une unité de temps.

Un indicateur comme celui rend ainsi compte du degré d'occupation de vos ressources et vous renseigne sur l'état de santé de votre activité.

Quelles en sont les applications ?

 Il y a deux grands bénéfices à un outil comme celui-ci: un gain de visibilité sur vos opérations, et une meilleure anticipation de vos besoins en ressources humaines.

Au niveau des opérations, le graphe de capacité planifié donnera aux gestionnaires de projets et d'équipes l'assise nécessaire à une planification au plus proche de vos besoins. 

Au niveau des ressources humaines, c'est un support indispensable aux organisations en pleine croissance. En effet, anticiper ses pics d'activités c'est donner les moyens à votre responsable des ressources humaines de gérer efficacement la formation, le recrutement et l'allocation des ressources.

Nous avons choisi de vous présenter deux scénario, afin de vous aider à créer votre propre graphe de capacité planifié:

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Mon département de R&D peut-il prendre un nouveau mandat dans les semaine à venir ? 

Lorsque que l'on a plusieurs projets en parallèle, il n'est pas facile de déterminer si votre entreprise peut s'engager dans de nouveaux projets.

Afin de créer votre graphe de capacité pour répondre à cette question, il vous faut un tableau Excel contenant vos différents départements et la capacité prévue pour chacun des départements pour une certaine période de temps.

Dans cet exemple, nous avons présenté différents départements d'une organisation, chacun de ces départements ayant ses propres projets à compléter. Votre objectif en tant que chef de projet est de déterminer, à travers le graphique de planification de la capacité si le département R&D peut prendre un nouveau projet dans les semaines à venir. Une fois que vous avez cette information, vous serez en mesure de prendre une décision consolidée.

Exemple 1-1.png

Quelles leçons en tirer ?

Comme vous pouvez le constater, de février à la mi-mars, le département R&D est en sous-capacité, ce qui implique qu'il peut travailler sur de nouvelles initiatives. Cependant, de fin mars à avril, on s'aperçoit que la capacité de ce département dépasse les 100%. En résumé, prendre un mandat supplémentaire pourrait s'avérer problématique et créer des risques supplémentaires sur vos projets.

Deux stratégies s'offrent à vous si vous souhaitez laisser ce mandat au département R&D: surcharger votre équipe sur une période plus longue ou faire des heures supplémentaires sur la période prévue pour rendre le projet à temps.

Il existe aussi une troisième voie.

En tant que chef de projet, vous souhaitez rendre votre planification aussi efficace que possible, c'est pourquoi vous pouvez également reporter certains projets, les hiérarchiser et créer des synergies entre différents départements.

Par exemple, si l'on se penche sur le département des opérations, vous pouvez voir que leur capacité est inférieure à 100% de février à avril. un partage temporaire d'une ou plusieurs ressources pourrait vous permettre d'entreprendre de nouveaux projets.

Quels sont mes problématiques de recrutement pour l'année prochaine ?

Vous pouvez également créer un graphique de planification de capacité pour gérer les les prises de décisions futures sur vos ressources humaines.

En anticipant les périodes de sur et sous-capacité, vous serez en mesure de surveiller les efforts planifiés de votre équipe pour prédire vos futurs besoins en ressources humaines. Cela amène à deux bénéfices majeurs: hiérarchiser vos initiatives et raccourcir les périodes d'inactivité.

Dans cet exemple, le graphique affiche la capacité planifiée d'équipes spécifiques dans une organisation. Nous avons choisi ici d'assigner la capacité sur une période d'un an. Votre objectif en tant que responsable des ressources humaines est d'optimiser la charge de travail de votre équipe et de garantir que les efforts planifiés ne dépassent pas le temps disponible de chacun. Grâce à cette vue, vous serez capable d'identifier les grandes tendances de recrutement  en vous permettant d'avoir une vision à long terme de la charge de travail de ces équipes.

scénario 2.png

Quelles leçons en tirer ?

La vue graphique nous apporte plusieurs éléments qu'il est possible d'analyser. Au regard des différentes équipes, on aperçoit plusieurs irrégularités et notamment sur les équipes B, C et D à différents niveaux. 

L'équipe B est régulièrement en sur-capacité au cours de l'année, il faudrait envisager un recrutement sur le long-terme

L'équipe C est globalement en sous-capacité sur l'année. Une meilleure gestion des ressources sur cette équipe, avec un repartage des effectifs sur des départements en plus grande difficulté sera nécessaire.

L'équipe D possède des périodes de sur-capacité et de sous-capacité qui fluctuent en fonction du mois de l'année. Plusieurs choix sont possibles: linéariser les mandats pour cette équipe si cela est possible ou envisager une embauche sur une durée de 6 mois par an lorsque l'équipe est en sur-capacité.

Comment créer un graphe de capacité planifié:

Nous avons choisi de vous présenter un tutoriel rapide qui vous permettra, basé sur un exemple générique, de créer votre propre graphe de capacité planifié.

Remarque: La capacité planifiée d'une personne correspond au rapport entre le nombre d'heures planifiées pour elle et le nombre total d'heures de disponibilité. Le calcul de la capacité planifié par département correspond à la formule suivante:

(Total des heures planifiés pour un département / Total des heures disponible sur un département) x 100

CodeCogsEqn-1.png


Microsoft Excel version 2011 a été utilisé pour cet article. Si vous utilisez une version différente d'Excel ou Google Sheets, le processus reste le même.

Pour notre premier scénario:

Etape 1

Une fois que vous avez calculé votre capacité planifiée, sélectionnez votre table de données puis cliquez sur «Insertion» dans votre barre d'outils, puis cliquez sur la forme de graphique voulue.

 step 1  R&D.gif

Etape 2

Un graphique apparaîtra, faites un clic droit sur le graphique puis cliquez sur "Sélectionner les données". Allez dans "Entré de légende (Série)" inversez les lignes et les colonnes et supprimez tous les départements sauf le département R&D et la capacité totale, les deux données que nous souhaitons analyser ici. Puis cliquez sur OK. Vous avez maintenant votre graphique de planification de capacité.

Mar-21-2018 11-07-06.gif

Pour notre deuxième scénario

Mettez en surbrillance votre tableau de données, cliquez simplement sur "Insertion", puis sélectionnez le graphique voulu.

Cliquez ensuite sur "sélectionner les données" et inversez les colonnes et lignes dans la rubrique "Entré de légende (Série)"

excel example 2.gif

 

Dans la même rubrique, n'hésitez pas à aller consulter notre article sur la création d'une feuille de temps dans Excel !

Pour aller plus loin

Excel est un très bon outil de gestion qui permet un degré d'analyse phénoménal lorsqu'il est consolidé et maîtrisé. Ce sont deux points sensibles, car la maîtrise d'un tableur Excel peut être difficile lorsque les onglets se multiplient et que l'information s'allonge. Il faut parfois une personne assignée afin de l'entretenir, le mettre à jour et s'assurer que tout soit en ordre. Votre préoccupation doit être de s'assurer que les informations présentées sont sans erreurs.

Nous avons d'ailleurs trouvé que 88% des fichiers Excel contiennent des erreurs, alors que 93% de ces fichiers servent de base à des prises de décisions.