Gestion de la capacité: quelles conséquences sur votre entreprise ?

Gestion de la capacité: quelles conséquences sur votre entreprise ?

Julie Delisle - 25 juil. 2018 15:09:25

La gestion de la charge, aussi appelé gestion de la capacité est un élément clé dans la boite à outil du gestionnaire. Tous veulent une performance optimale de leurs équipes, sans pour autant les surcharger. Est-ce bien la meilleure solution ?

L'objectif de cet article est de répondre à cette question. Mais aussi montrer l'importance de la gestion de la capacité pour expliquer la performance de votre entreprise, ainsi que dans la motivation de vos équipes.

Gestion de la capacité: les premiers pas.

Si vous êtes en train de vous renseigner sur la gestion de la capacité, c'est déjà un grand pas en avant dans la gestion de la charge pour vos employés. Et c'est un élément essentiel du succès de vos projets.

Vous êtes novice en la matière ? Pas de panique, nous avons tout ce qu'il faut pour vous aider à améliorer la gestion de la charge de travail pour vos collaborateurs.

Pour cela, voici les informations dont vous allez avoir besoin:

  • De l'information sur vos collaborateurs: combien sont-ils par équipe, quel est leur rôle ainsi que leur temps disponible.
  • De l'information sur la demande, par exemple: combien de projets/livrables sont en cours, combien sont déjà planifiés.

Pour faire court, la gestion de la capacité c'est avant tout trouver le juste équilibre entre l'offre (vos collaborateurs) et la demande (les projets/activités qui nécessitent des ressources). L'essentiel est donc d'avoir le plus d'informations possible sur ces deux aspects, afin de pouvoir gérer au mieux cet équilibre.

Maintenant que vous avez cette information en main, vous allez pouvoir établir votre plan de bataille pour compléter vos projets avec les ressources à votre disposition. Pour se faire, posez-vous les questions suivantes:

  • Quelles sont les fonctions/rôles nécessaires pour mes différents types de projets ?
  • Combien de ressources sont-elles requises pour chaque projet ?
  • Combien de temps chaque collaborateur devrait passer sur ce projet ?
  • Mes collaborateurs sont-ils déjà en surcharge ?
  • Est-il possible pour eux de prendre un nouveau mandat ?
  • Disposons-nous de suffisamment de temps pour livrer ce projet ?

C'est en ayant ce type d'information que vous serez en mesure de gérer efficacement la charge de travail de vos employés. 

En général, il est facilement possible de déterminer ou de calculer la charge de travail de vos collaborateurs. C'est souvent sur la partie projet que le bât blesse, et notamment dans le cas de requêtes non prévues qui nécessitent une réaction rapide et des ressources pour les livrer.

Selon Akash Gupta, le succès d'un projet est essentiellement basé sur le fait de lier la bonne ressource au bon projet. Mais la question est: comment s'assurer que cela soit toujours le cas ?

Voici comment: 

"C'est ici que le vrai pouvoir de la gestion de la capacité se révèle. En tant qu'élément central de tout cadre de Business Intelligence (BI), il quantifie la facturation de votre projet tout en vous fournissant des estimations d'effort précises pour sa livraison. De cette façon, les projets à venir ont les bonnes compétences et expériences requises à sa complétion. Par conséquent, vous ne restez plus dans l'ignorance des activités qui occupent la majeure partie du temps de votre équipe." 

N'hésitez pas à aller jeter un œil aux 5 principaux rapports à avoir en gestion de la capacité, qui vous aideront à vous organiser.

Vous l'aurez compris, une gestion optimale de votre capacité passera par une information à jour et consolidée sur votre activité

Auparavant, cette tâche était ardue. La transformation digitale l'a rendue possible et ces données sont maintenant à portée de main des gestionnaires. Les entreprises de services sont les principales bénéficiaires de ces technologies: la gestion du temps y est stratégique, et gérer efficacement la capacité et la charge de travail de vos équipes c'est gagner en compétitivité.

Et vous, avez-vous toutes les informations nécessaires pour gérer efficacement la capacité de votre organisation ?

Si la réponse est non, voici un outil qui va grandement vous aider !