La gestion de la charge, aussi appelé gestion de la capacité est un élément clé dans la boite à outil du gestionnaire. Tous veulent une performance optimale de leurs équipes, sans pour autant les surcharger. Est-ce bien la meilleure solution ?

L'objectif de cet article est de répondre à cette question. Mais aussi montrer l'importance de la gestion de la capacité pour expliquer la performance de votre entreprise, ainsi que dans la motivation de vos équipes.

Gestion de la capacité: les premiers pas.

Si vous êtes en train de vous renseigner sur la gestion de la capacité, c'est déjà un grand pas en avant dans la gestion de la charge pour vos employés. Et c'est un élément essentiel du succès de vos projets.

Vous êtes novice en la matière ? Pas de panique, nous avons tout ce qu'il faut pour vous aider à améliorer la gestion de la charge de travail pour vos collaborateurs.

Pour cela, voici les informations dont vous allez avoir besoin:

  • De l'information sur vos collaborateurs: combien sont-ils par équipe, quel est leur rôle ainsi que leur temps disponible.
  • De l'information sur la demande, par exemple: combien de projets/livrables sont en cours, combien sont déjà planifiés.

Pour faire court, la gestion de la capacité c'est avant tout trouver le juste équilibre entre l'offre (vos collaborateurs) et la demande (les projets/activités qui nécessitent des ressources). L'essentiel est donc d'avoir le plus d'informations possible sur ces deux aspects, afin de pouvoir gérer au mieux cet équilibre.

Maintenant que vous avez cette information en main, vous allez pouvoir établir votre plan de bataille pour compléter vos projets avec les ressources à votre disposition. Pour se faire, posez-vous les questions suivantes:

  • Quelles sont les fonctions/rôles nécessaires pour mes différents types de projets ?
  • Combien de ressources sont-elles requises pour chaque projet ?
  • Combien de temps chaque collaborateur devrait passer sur ce projet ?
  • Mes collaborateurs sont-ils déjà en surcharge ?
  • Est-il possible pour eux de prendre un nouveau mandat ?
  • Disposons-nous de suffisamment de temps pour livrer ce projet ?

C'est en ayant ce type d'information que vous serez en mesure de gérer efficacement la charge de travail de vos employés. 

En général, il est facilement possible de déterminer ou de calculer la charge de travail de vos collaborateurs. C'est souvent sur la partie projet que le bât blesse, et notamment dans le cas de requêtes non prévues qui nécessitent une réaction rapide et des ressources pour les livrer.

Selon Akash Gupta, le succès d'un projet est essentiellement basé sur le fait de lier la bonne ressource au bon projet. Mais la question est: comment s'assurer que cela soit toujours le cas ?

Voici comment: 

"C'est ici que le vrai pouvoir de la gestion de la capacité se révèle. En tant qu'élément central de tout cadre de Business Intelligence (BI), il quantifie la facturation de votre projet tout en vous fournissant des estimations d'effort précises pour sa livraison. De cette façon, les projets à venir ont les bonnes compétences et expériences requises à sa complétion. Par conséquent, vous ne restez plus dans l'ignorance des activités qui occupent la majeure partie du temps de votre équipe." 

N'hésitez pas à aller jeter un œil aux 5 principaux rapports à avoir en gestion de la capacité, qui vous aideront à vous organiser.

Vous l'aurez compris, une gestion optimale de votre capacité passera par une information à jour et consolidée sur votre activité

Auparavant, cette tâche était ardue. La transformation digitale l'a rendue possible et ces données sont maintenant à portée de main des gestionnaires. Les entreprises de services sont les principales bénéficiaires de ces technologies: la gestion du temps y est stratégique, et gérer efficacement la capacité et la charge de travail de vos équipes c'est gagner en compétitivité.

Et vous, avez-vous toutes les informations nécessaires pour gérer efficacement la capacité de votre organisation ?

Si la réponse est non, voici un outil qui va grandement vous aider !

Gardez l'information importante à portée de main

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Votre entreprise souffre-t-elle d'une mauvaise gestion de la capacité ?

Maintenant que vous en savez un peu plus sur la gestion de la capacité et de son importance, nous allons pouvoir parler des conséquences sur votre activité d'un manque ou d'une mauvaise gestion de la capacité.

Comme nous l'avons vu, la gestion de la capacité c'est l'art d'équilibrer l'offre et la demande, ou faire concorder vos collaborateurs disponibles avec des projets appropriés.

Aussi évident que cela puisse paraître, beaucoup d'entreprises font face à ce problème.

Il y a une chose qu'il faut toujours garder en tête.

Parfois les projets ne peuvent parfois pas être livrés du fait du manque de disponibilité de vos collaborateurs. Si vous liez à cela le manque d'outils ou leurs inefficacités, on peut facilement expliquer pourquoi nombre d'entreprises sont confrontées à ces problèmes de capacité. Parmi ces outils qui deviennent hors d'âges, le tableur Excel qui rend la collecte et l'analyse de l'information beaucoup plus dure et chronophage du fait d'une information plus pertinente, voir fausse.

Mais ne vous inquiétez pas, il existe de nombreuses options pour éviter la surcapacité: embaucher un collaborateur (en temps partiel ou plein selon le besoin), ou décaler la livraison de certains projets pour rendre la planification plus réaliste.

Une erreur fatale pour votre activité serait de prendre un projet sans avoir la capacité en interne pour le livrer. Pour éviter ce genre de situation et commencer chaque projet dans des conditions optimales, vous pouvez utiliser un simple graphe de capacité planifié.

Lorsque l'on est une entreprise de service, il est parfois difficile de dire non à un projet. Vous ne voulez pas refuser un mandat qui pourrait rapporter du chiffre d'affaires. Mais si votre équipe n'est pas capable de livrer ce mandat faute de temps, alors les conséquences peuvent être très dures pour l'entreprise au complet: en termes de réputation, de dommages collatéraux (interdépendance de projets ou tâches qui retardent d'autres mandats). Autant de dommages qui peuvent mettre en péril votre entreprise sur le long terme.

Une chose est sure, vous ne pourrez pas gérer la capacité de votre entreprise si vous n'avez pas accès à une information juste et consolidée sur votre offre et votre demande.

Heureusement pour vous, le but d'un outil de planification intelligente comme Beeye est précisément de vous donner cette information pour mener à bien l'ensemble de vos projets. Parmi les critères de succès auxquels vous aurez accès, le niveau de capacité afin de savoir si il sera possible ou non de livrer vos projets à temps.

Cet outil vous permet aussi de prioriser vos projets les plus importants, mais aussi d'évaluer la différence entre temps planifié et temps réel pour ajuster votre planification et effectuer les changements indispensables aux succès de vos activités.

On dit souvent que la demande (le besoin en ressource) est généralement plus importante que l'offre (le nombre de ressources disponibles).

Alors, comment faites-vous pour trouver le bon équilibre entre offre et demande ?

Motiver vos collaborateurs avec une meilleure gestion de la capacité

En résumée, nous avons vu en quoi la gestion de la capacité était un des critères essentiels du succès de vos projets, en ayant un impacte sur votre productivité ou même votre réputation. Néanmoins, il semble manquer un élément. Car si la gestion de la capacité a un impact sur votre propension à livrer vos projet, elle a aussi des conséquences sur vos employés.

La motivation est un sujet fascinant. En plus d'être critique dans la productivité de vos collaborateurs, il permet à tous d'accomplir son travail avec une certaine envie.

Nous pensons que la gestion de la capacité peut impacter la motivation de vos employés, mais comment ? Car assigner les bonnes personnes aux bons projets, faire concorder les bonnes compétences et intérêts d'un employé avec le but d'un projet contribue énormément à améliorer sa motivation.

En plus de cela, prendre en compte la capacité c'est assigner un niveau juste de charge de travail, et on évite ainsi le surmenage.

Avec une trop grande charge de travail, vos employés seront épuisés et seront gagnés par le sentiment de ne pas bien faire leur travail. A l'inverse, ne pas les assigner à suffisamment de projets c'est leur donner le sentiment de ne pas être assez bons ou de ne pas avoir de valeur pour l'entreprise. Encore une fois, tout est question de dosage.

Avec ces deux scénarios, on comprend mieux en quoi cela peut affecter négativement la performance de l'entreprise. Vous pouvez d'ailleurs consulter cet article pour mesurer la productivité de vos employés.

Nous avons tous déjà connu ce sentiment d'avoir le niveau parfait de compétence pour un projet, et de le livrer dans les meilleures conditions. Ce type de sentiment est aussi un facteur de motivation pour vos collaborateurs.

Le principal de la gestion de la capacité n'est pas seulement de ramener plus de rentabilité, mais est aussi un pas en avant dans la gestion des compétences de vos collaborateurs: le développement professionnel étant un facteur important dans la motivation de chacun.

Pour vous assurez de la motivation de vos employés, le principal devoir d'un gestionnaire de projet et d'assigner la bonne charge de travail à chacun. Si vous êtes en charge d'une petite équipe ou à la tête d'une petite entreprise, n'hésitez pas à consulter notre article sur "Comment créer un graphe de capacité planifié sur Excel" il vous sera très utile.

Néanmoins, dans une équipe plus large cette donnée reste essentielle, et plus difficile à avoir: que l'on parle de la charge de travail ou de la manière dont les projets sont entrepris.


C'est ici que Beeye intervient, en vous donnant une visibilité plus large sur l'ensemble de vos équipes en prenant en compte des facteurs comme la disponibilité de chacun ou encore leurs compétences en lien avec les projets en cours.

Plus spécifiquement, vous aurez accès à des informations mises à jour en temps réel, ce qui rend la gestion de la capacité plus précise et la charge de travail plus juste pour chaque collaborateur. 

De plus, Beeye va vous permettre d'identifier les employés en surcapacité en vous donnant l'opportunité d’effectuer les changements nécessaires sur la charge de travail pour ne pas mettre la livraison du projet en danger. Vos employés resteront alors motivés, avec la bonne charge de travail.

Alors, vous sentez que votre gestion de la capacité atteint la motivation de vos équipes ?

Pour en apprendre plus sur Beeye et ses bénéfices pour votre organisation, n'hésitez pas à consulter notre blog pour plus d'articles sur vos enjeux !