Maîtriser le diagramme de Gantt

Maîtriser le diagramme de Gantt

David Oudiette - 20 juin 2015 09:01:00

Planification Bonnes pratiques Outil de gestion

Si vous avez déjà géré un projet, vous avez sans doute eu à faire à un diagramme de Gantt à un moment ou à un autre. C’est l’outil par excellence utilisé pour planifier les projets, et donc un atout indéniable pour vous si vous arrivez à éviter les embûches. Voici comment faire pour devenir un véritable maître du diagramme de Gantt.

Le diagramme de Gantt en 2 minutes

Au cas où vous ne seriez pas encore au point, voici comment fonctionne un diagramme de Gantt en 4 étapes toutes simples :

  1. Sur la gauche figure une liste de toutes les tâches ou activités qui composent le projet
  2. Les tâches sont ensuite représentées horizontalement le long d’un axe temporel qui permet de lire leur date de commencement et de fin ainsi que leur durée. Par exemple, l’activité A dure 8 semaines (de la semaine 1 à la semaine 8).
  3. Chaque barre permet également de lire l’avancement de la tâche qui lui correspond. Ici, l’activité B est terminée à 67 %.
  4. Une ligne verticale indique la date du jour, ce qui permet de juger de l’avancement du projet : toutes les tâches jusqu’à la ligne sont terminées ? Pas de problème en vue. Sinon, vous êtes sans doute en retard.

Et voilà, c’est tout ce qu’il faut savoir.

Bien sûr, le gestionnaire de projet peut rendre le diagramme plus précis en lui ajoutant des annotations, les dates des étapes importantes, ou des liens de dépendances entre les tâches (représentés sur l’exemple par les flèches rouges), mais c’est l’essentiel.

C’est cette capacité du diagramme à représenter d’une façon visuelle et intuitive un projet entier avec toutes les dates importantes et l’enchaînement des tâches qui est à l’origine du succès retentissant du diagramme de Gantt, inventé il y a près de 100 ans.

Mais cette longévité démontre aussi quelque chose d’autre : ce diagramme a été inventé durant une période bien différente de celle que nous vivons, et visait principalement la planification de processus industriels dans les usines, plutôt que les entreprises de services prédominantes dans les économies modernes.

Aussi pratique qu’il soit pour juger rapidement de l’avancement d’un projet, le diagramme de Gantt souffre de plusieurs défauts dont il faut être conscient si vous voulez en tirer le maximum.

Comment éviter les écueils

Ne vous précipitez pas sur le diagramme de Gantt

Pour commencer, il ne faut pas mettre la charrue avant les bœufs.

Avant même d’essayer de répartir vos tâches avec un diagramme de Gantt, il y a une quantité de travail de planification préalable qui n’est pas négligeable. N’essayez pas de l’éviter, et n’essayez pas non plus de faire les deux en même temps : il faut avoir une idée précise des tâches qui composent votre projet, de l’ordre dans lequel elles doivent avoir lieu (si elles dépendent les unes des autres), de leur durée, etc.

Si vous partez tête baissée et que vous oubliez quelque chose, vous allez devoir recommencer votre diagramme à chaque fois qu’une nouvelle tâche apparaîtra, ou qu’une estimation de temps changera.

Ne surchargez pas votre diagramme, essayez plutôt de résumer ou de diviser vos projets en un format digérable

Le but du diagramme de Gantt est de vous donner une vision claire de l’état d’un projet à un moment donné. Si à quelque moment que ce soit, votre diagramme devient trop complexe ou qu’il présente trop de tâches qui se chevauchent, il deviendra impossible à lire et perdra tout intérêt.

Afin d’éviter ce problème, vous devez maintenir un nombre de tâches gérable ou « résumer » votre projet en regroupant certaines tâches.

N’oubliez pas que chaque niveau de détail supplémentaire ajouté au planning de votre diagramme s’accompagne d’un niveau d’incertitude. Les erreurs commises sur des tâches définies trop précisément vont, par effet domino, impacter toutes les autres petites tâches, ce qui rend la mise à jour du diagramme d’autant plus fastidieuse.

Faites attention avec les taux d’achèvement des tâches

Parfois, le taux d’achèvement d’une tâche indiquée sur le diagramme peut ne pas refléter la réalité. Cela peut arriver lorsque les tâches n’avancent pas à un rythme uniforme : plus de travail pourrait être requis au début plutôt qu’à la fin d’une tâche, ou l’inverse.

C’est particulièrement important lorsqu’un projet est en retard, pour pouvoir identifier quelle tâche est responsable : une tâche affichée comme étant à peine commencée pourrait en fait être sur le point d’être complétée, une fois le dernière sous-partie de cette tâche terminée.

Ça veut dire qu’il est important de garder un œil sur l’achèvement réel des tâches, et de l’indiquer sur le diagramme régulièrement.