A l’heure où les cabinets d’expertise-comptable sont bien engagés dans la transformation numérique et appelés à élargir le spectre de leurs interventions, il est paradoxal de constater que la planification des tâches de leurs collaborateurs se trouve encore gérée par des feuilles Excel. Il apparait pourtant plus fondamental que jamais d’assigner la bonne personne au bon projet et au bon moment ! C’est la mission que s’est fixée Beeye avec son outil collaboratif de gestion automatisée des plans de charge.
Tout change, sauf la gestion du plan de charge ?
La profession comptable est aujourd’hui en proie à de nombreuses mutations, tant du fait des outils mis à sa disposition que de l’évolution de la réglementation, du durcissement de la concurrence, et des nouvelles réalités de la gestion des ressources humaines.
Les aspirations des collaborateurs évoluent, comme l’a indiqué une récente étude de Fed Finance[1] : la rémunération constitue toujours une raison de changer de cabinet, mais les facteurs clés sont désormais la présence d’une meilleure ambiance de travail, un meilleur équilibre vie familiale / vie professionnelle, et un management de meilleure qualité. En d’autres termes : l’organisation du travail n’a jamais eu autant d’importance dans la fidélisation des salariés d’un cabinet. Pour garder les meilleurs, il n’est d’autre choix que de mieux les responsabiliser dans la conduite de leurs missions et la gestion de leur temps.
La concurrence s’est durcie sur les missions traditionnelles : les tarifs des prestations comptables subissent de fortes tensions dues à la multiplication d’offres de services en ligne, dont le meilleur argument tient à leur dimension low-cost. Une gestion au cordeau des ressources s’impose.
La profession a engagé sa transformation numérique. 87 % des cabinets ont initié des actions en ce sens, en hausse de 13 points par rapport à l’année précédente, selon le 4ème Baromètre Cegid de la Transformation Numérique[2].
La dématérialisation des pièces comptables et des documents destinés aux administrations, la saisie et l’affectation robotisée des factures, la production automatique d’indicateurs de performance et de tableaux de bord sont autant d’innovations qui apportent déjà des avantages sonnants et trébuchants. Les cabinets précurseurs évaluent à 30, voire 40% les gains de productivité correspondants.[3]
Le conseil n’est plus un serpent de mer : alors que les cabinets ne réalisaient encore en 2018 que 7 % de leur chiffre d’affaires en moyenne sur des prestations de conseil et d’accompagnement – un chiffre inchangé depuis 2002…, la loi PACTE ouvre la porte à de nouvelles opportunités de création de valeur, pour un potentiel marché évalué à 5,5 Mds € par l’institut Xerfi[4]. Parmi les nouvelles missions figurent par exemple la fiscalité, le droit, la RSE, les systèmes d'information, la protection des données et la cybersécurité, le conseil en épargne salariale, l'ingénierie financière, etc.
Autant de services, autant de temps-homme à planifier ! Or, rappelle Adrien Sicard, CEO de Beeye, « les cabinets gèrent très bien le temps passé, via des feuilles de temps, mais très mal le temps futur ».
Les limites du modèle actuel
Conçu au début des années 80, Excel est un logiciel extraordinaire pour qui sait manier les tableaux croisés dynamiques. Il est à la base de la plupart des systèmes de gestion du temps qu’ont mis en place les cabinets pour gérer leur force de travail - Beeye propose du reste gratuitement un template de feuille de temps prêt à l’emploi.
Reste que l’outil n’est pas à la hauteur des challenges des temps nouveaux. Pour commencer, sa fiabilité est très aléatoire : non seulement « Excel ne refuse aucun chiffre », comme on entend souvent, mais surtout… 88% des feuilles contiennent des erreurs[5], comme l’ont démontré les recherches universitaires du Professeur Raymond R. Panko. Et ce n’est pas à des comptables qu’on va expliquer les risques qui en découlent…
La saisie des temps s’avère aussi tristement chronophage. On évalue le temps de saisie des heures à environ 1,5 % des horaires de travail du collaborateur. Pour un cabinet de 200 personnes, elle ne représente pas moins de 3 ETP – et donc une charge salariale d’environ 130,000 euros, auxquels on aimerait autant trouver de meilleures utilisations.
L’outil n’est pas particulièrement collaboratif, du moins au sens où on l’entend aujourd’hui : qui ne s’est jamais perdu dans les commentaires – si même ceux-ci ont été lus ? Pour les jeunes générations nées avec Slack, Teams, Trello, Stride, Fleep et consorts… la feuille de calcul, c’est carrément le Moyen-Âge !
[1] "Le Turn-over en cabinet", Fed Finance, 2019/2020
[2] Baromètre Cegid de la Transformation Numérique des cabinets d’expertise comptable, octobre 2018.
[3] https://www.cegid.com/fr/blog/cabinet-gain-productivite-dematerialisation/
[4] http://www.precepta.fr/etude/Les-defis-strategiques-des-cabinets-d-audit-et-d-expertise-comptable_8SAE49
[5] http://panko.shidler.hawaii.edu/SSR/Mypapers/whatknow.htm
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