Nous continuons notre discussion autour de différents outils utilisés par les gestionnaires de projet. Aujourd'hui nous allons nous pencher sur le plan de projet, pour démarrer vos mandats sur le bon pied.

Qu'est-ce que le plan de projet ?

Un plan de projet est un document qui retrace tous les aspects de votre mandat et de la manière avec laquelle il va falloir le gérer. Il va vous donner les informations essentielles sur la nature du projet, comment il est structuré et comment il doit être suivi. 

Il inclut des détails sur les différents livrables et tâches à réaliser afin de livrer le projet. Il vous donnera une visibilité globale, en incluant l'ensemble des facteurs qui vous permettront de faire de ce mandat une réussite: un agenda des dates de début et de fin, le budget, ou encore le temps alloué à chaque livrable.

Ce plan de projet va servir de guide au gestionnaire ainsi qu'à son équipe, afin de rendre son projet sans accrocs de la conception jusqu'à la livraison.

Pourquoi se servir d'un plan de projet ? 

La planification peut-être difficile à faire. Car VUCA impact la manière dont les gestionnaires vont suivre leurs projets, il faut pouvoir s'adapter avec un plan de route solide au aléas externes et internes à votre projet.

Selon le PMI, le plan de projet est l'un des facteurs essentiels du succès d'un projet.

"Planifier et analyser sont des étapes essentielles, le plus poussé elles sont, et plus votre projet aura des chances d'être réussi. (Wang & Gibson, 2008; Dvir, Raz, & Shenhar, 2003). Le temps passé sur ces activités permet de décroître les risques inhérents à votre projet et d'en améliorer le taux de succès. 

Il est essentiel d'avoir un plan de projet pour permettre à vos gestionnaires d'avoir une idée claire et globale sur leur projet. Ce sera d'autant plus simple pour eux de définir les prochaines étapes, ou encore qui devrait travailler sur quelle tâche. Créer un plan de projet devrait être la première chose à faire lorsque l'on entreprend un nouveau mandat. Beaucoup de gestionnaires de projet ne voient pas forcément la valeur d'un tel document, qui peut pourtant le sauver beaucoup de temps, d'argent et d'effort dans la réalisation des différents conflits.

Selon le PMI, un manque de planification peut accroître les chances d'échecs de votre projet, alors qu'une bonne planification avec une définition adéquate des étapes et des objectifs vous aidera à livrer dans de bonnes conditions. 

Hamilton et Gibson (1996) ont constaté que le tiers supérieur des projets du point de vue du degré de planification avaient une 82% de chance supplémentaires de réaliser leurs objectifs.

En ayant un plan de projet, vous serez beaucoup plus proactif dans votre manière de gérer les changements, les problèmes et les perturbations. Le gestionnaire de projet sera capable d'utiliser ces informations pour garder le cap dans l’exécution du projet. 

Pourquoi le plan de projet est-il important ?

A l'heure actuelle vous devriez avoir une idée plus claire sur l'importance du plan de projet, et des bénéfices qui le rende nécessaire à créer. Mais penchons-nous sur le point de vue de vos différentes parties prenantes.

Vos clients en ont besoin

Une bonne communication est essentielle pour un projet réussi. 

Vos clients peuvent ne pas avoir de compétence en gestion de projet, mais il sera crucial pour eux de connaitre les informations contenues dans le plan de projet. 

Vos clients veulent savoir dans quoi il s'embarquent et avoir une date précise de début et fin de projet. En partageant ce type d'information, vous faites de votre client une véritable partie prenante active du projet. Ceci devrait permettre d'améliorer votre relation, et de construire sur une base de confiance et de transparence.

Il est important pour vous de pouvoir répondre aux principales questions qu'aura votre client sur votre projet: 

  • Quand va-t-il être livré ?
  • Comment va-t-il être livré ?
  • Quels sont les livrables qui vont êtes livrés ?
  • Combien cela va-t-il coûter ?

Avant de commencer n'importe quel projet, assurez-vous de répondre à ces questions en amont. Si votre client accepte ces termes, cela permettra de valider ses besoins et ce que vous allez faire pour y répondre.

Vos gestionnaires de projet en ont besoin

En tant que gestionnaire, il faut toujours garder sous la main les principales informations sur votre mandat.

Vous devez être en mesure de pouvoir y retrouver les informations principales de l'émission à la clôture de votre mandat. Ainsi ce sera plus simple pour vous de suivre les budget, le temps qui a été alloué ou encore le cahier des charges convenu avec votre client.

Si vous n'avez pas ce plan de projet, votre gestionnaire aura plus de mal a ne pas dépasser les coûts, les délais ou encore à respecter le cahier des charges à la lettre.

Vos parties prenantes en ont besoin

Un plan de projet, c'est le meilleur moyen d'être transparent avec vos parties prenantes. 

Les parties prenantes sont toutes les personnes qui sont liés d'une manière ou d'une autre à votre projet. Pour assurer le succès de votre projet, il va falloir maximiser leur motivation et leur satisfaction. 

La plupart du temps, plusieurs parties prenantes sont impliquées à des étapes différentes du projet: dans l'apport de capital, dans le support, l'utilisation du produit/service, ou encore dans l'exécution même du mandat. Leur influence n'est donc pas à négliger à la fois dans le succès de votre projet ou dans les risques qu'ils peuvent entraîner.  

Qu'ils soient des membres actifs durant l'entièreté du projet ou seulement dans certaines étapes, leurs attentes doivent être considérées et intégrées au projet. Cela vous permettra de clarifier la situation pour chacun et d'éviter des conflits.

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Comment préparer votre plan de projet

Avant de créer votre plan de projet, il y a plusieurs éléments à considérer.

Etape 1: Identifier vos parties prenantes

La première d'étape est d'identifier les parties prenantes à votre projet et établir leurs besoins. Ce n'est pas toujours facile d'identifier toutes ces personnes, et c'est pour cela que nous avons créé une matrice gratuite pour vous aider dans ce processus.

Une fois identifier, vous serez capable de déterminer leurs besoins et de les prioriser plus facilement.

Voici des exemples de parties prenantes:

  • Votre client;
  • Votre équipe de projet;
  • Votre fournisseur;
  • Toutes les personnes impliquées dans votre projet.

Etape 2: Établir des objectifs 

Maintenant que vos besoins sont clairement définis et prioriser, la prochaine étape sera de dresser une liste d'objectifs mesurables, attendues à l’exécution de votre mandat. Ces objectifs doivent donc être liés au projet auxquels ils sont rattachés. 

Pour cela vous pouvez utiliser la méthodologie SMART pour vous aider. Gardez en tête que vos objectifs de projet doivent être mesurables et contiennent des indicateurs de performance qui vous permettront d'analyser le succès ou non de votre projet. 

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Etape 3: Définir vos livrables

La prochaine étape va être de définir les prochaines tâches à réaliser. Vous allez devoir spécifier comment votre projet va vous permettre d'atteindre vos objectifs.

Pour faire simple, le but va être de définir vos livrables, qui sont des "produits ou services qui produisent ou permettent d'atteindre un résultat à la suite d'un processus". Vous serez en mesure de définir vos livrables grâce à la méthodologie WBS ou structure de répartition du travail. 

"Une structure de répartition du travail permet de structurer les livrables qui vous permettront de livrer votre projet. Cette méthodologie n'inclut pas les délais ou les ressources. Le but du WBS est de donner à l'équipe de projet une idée globale de ce qu'ils doivent faire pour compléter un mandat."

Voici un exemple d'une structure de répartition du travail ou WBS, avec chacun des livrables à réaliser pour compléter votre projet:

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Cliquer ici pour savoir comment créer votre propre structure de projet WBS.

Etape 4: Définissez vos tâches

Maintenant que vous avez votre liste de livrables, la prochaine étape sera de définir les tâches à effectuer pour pouvoir accomplir chaque livrable.

Avec une telle liste, vous aurez une idée précise de ce qu'il va falloir accomplir pour livrer votre mandat. 

Comment créer un plan de projet ?

Maintenant que vous avez compris le pourquoi du comment du plan de projet, ainsi que ce qu'il vous apporte, il est l'heure pour nous de vous aider à un créer un. 

Ce gabarit de plan de projet vous permettra de gagner du temps, avec la possibilité de l'adapter à vos besoins.

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