Nous continuons notre chronique sur les différents outils qui vous permettront grâce à Excel d'améliorer vos pratiques de gestion. Aujourd'hui c'est sur la planification que nous allons nous attarder.

Qu'est-ce que c'est que la planification d'un projet ?

La planification c'est l'un des grands classiques de la gestion de projet qui permet grâce à un découpage des tâches d'allouer efficacement le temps sur chacun d'entre-elles.

C'est aussi l'art de réaliser vos objectifs dans un domaine précis en mettant à profit des ressources sur une période donnée. En clair, c'est le meilleur moyen de mettre la bonne personne sur la bonne activité au bon moment.

La planification est autant une science qu'un art — et un art des plus difficiles ! Car il demande de jongler avec les problèmes classiques liés aux êtres humains et à leur psychologie, bien illustrés par les lois de Hofstadter et de Murphy :

  • la loi de Hofstadter qui stipule "qu'il faut toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter" 
  • ou encore la loi de Murphy: "Tout ce qui est susceptible de mal tourner, tournera mal"

Que représente-t-elle et quelles sont ses applications ?

Votre planification c'est un peu une photographie de l'un de vos projet, mais une photographie dans le futur. Elle représente votre charge de travail sur les semaines/mois à venir, afin de vous donner une du temps à passer sur les différents livrables et tâches d'un projet.

Mais ne vous trompez pas, la planification ce n'est pas la gestion de projet. En effet, la planification c'est une activité à réaliser en amont de l’exécution d'un projet, un peu à la manière d'un pre-mortem.

Et c'est bien là l'une des principales applications de la planification: pouvoir prévoir et ajuster le temps alloué à chaque projet, afin d'améliorer l'efficacité de votre activité.

Comment créer votre planification de projet sur Excel ?

Pour vous aider dans cette démarche, voici un gabarit réalisé par nos soins qui vous permettra de planifier votre projet en toute tranquillité !

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Afin de créer votre propre planification dans Excel, vous allez devoir définir la nomenclature qui correspond le mieux à votre activité. Quatre éléments vont être essentiels à définir pour vous:

  • Les dates de saisies. Avez-vous besoin de planifier les weekends ? Quel degré de planification vous satisfait: est-ce à la semaine, à la journée ?
  • L'unité de temps. Plusieurs solutions sont possibles, comme saisir un nombre d'heure, un nombre de demi-journéees ou un pourcentage d'occupation.
  • Les ressources. Avez-vous besoin de planifier vos employés de façon nominative ? Gérez-vous votre temps en fonction de vos équipes/départements ? La notion de poste ou de compétence est-elle importante pour votre gestion du temps ?
  • Les livrables. Votre gestion du temps nécessite-t-elle de planifier au niveau des livrables ? Des tâches ? 

Sur l'exemple que nous vous proposons de télécharger gratuitement, nous avons choisi une planification à l'heure, sans planification le weekend, en intégrant les livrables et les employés nominativement.

N'hésitez pas à modifier le gabarit et à nous le dire en commentaire ! Nous pourrons sortir plusieurs versions si vous êtes plusieurs à nous demander une version différente de celle que nous proposons aujourd'hui.

Quelle analyse en faire ?

Une fois votre planification de projet effectuée et vos données renseignées sur les mois à venir, vous allez être en mesure d'analyser votre activité et d'améliorer votre processus de prise de décision.

Le premier outil à votre disposition va être le tableau croisé dynamique. Grâce à lui vous allez pouvoir filtrer et catégoriser l'information comme vous la souhaitez.Vous avez envie d'investir dans des compétences qui sont surchargées à l'heure actuelle ? Vous souhaitez avoir le comparatif entre temps planifié et temps réel sur vos livrables ou votre projet ? Les tableaux croisés dynamiques seront vos plus grands alliés !

Une fois vos tableaux croisés dynamiques réalisés, vous allez être en mesure de réaliser votre propre graphe de capacité planifiée pour garder un œil sur la charge de travail de votre équipe. Ce véritable plan de charge de votre activité vous permettra d'identifier les tensions au niveau de la gestion du temps, et de faciliter la vie de vos employés tout en assurant votre rentabilité.

Enfin, et pour pouvoir réaliser une analyse la plus pertinente possible, il va falloir comparer votre temps passé avec votre temps planifié. Pour cela, la feuille de temps va être votre outil de prédilection. Avec cette comparaison, vous pourrez juger du niveau de précision de votre planification, et d'améliorer vos estimations dans le temps.

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Comment Beeye conçoit la planification ?

Planifiez, réfléchissez, et améliorez. Voilà notre mot d'ordre !

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Planifier n’est pas suffisant en soi : si vous voulez que votre planification soit utile et s’améliore avec le temps, vous devez comparer ce que vous avez réellement fait par rapport à ce que vous aviez planifié. De cette façon, il deviendra de plus en plus facile pour vous de planifier correctement.

La planification c'est aussi une affaire de point de vue !

Pour vous donner le maximum d'information, nous avons choisi d'intégrer récemment une vue Gantt, qui vous permettra de suivre vos livrables et d'ajuster le temps assigné sur chacun d'eux en fonction de leur interdépendance. 

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Un autre point d'analyse que nous avons souhaité intégrer dès la planification, c'est le comparatif entre temps planifié et temps réel. Dans la planification, il prend la forme d'un graphe de capacité planifié, autrement appelé plan de charge.

Une exécution optimale de vos projets avec notre graphique de capacité

Il y a deux grands bénéfices à un outil comme celui-ci: un gain de visibilité sur vos opérations, et une meilleure anticipation de vos besoins en ressources humaines selon le temps assigné sur chaque livrables.

Au niveau des opérations, le graphe de capacité planifiée donnera aux gestionnaires de projets et d'équipes l'assise nécessaire à une planification au plus proche de vos besoins. 

Au niveau des ressources humaines, c'est un support indispensable aux organisations en pleine croissance. En effet, anticiper ses pics d'activités c'est donner les moyens à votre responsable des ressources humaines de gérer efficacement la formation, le recrutement et l'allocation des ressources.

Pour aller plus loin

Excel est un très bon outil de gestion qui permet un degré d'analyse phénoménal lorsqu'il est consolidé et maîtrisé. Ce sont deux points sensibles, car la maîtrise d'un tableur Excel peut être difficile lorsque les onglets se multiplient et que l'information s'allonge. Il faut parfois une personne assignée à temps plein afin de l'entretenir, le mettre à jour et s'assurer que tout soit en ordre. Votre préoccupation doit être de s'assurer que les informations présentées sont sans erreurs.

Nous avons d'ailleurs trouvé que 88% des fichiers Excel contiennent des erreurs, alors que 93% de ces fichiers servent de base à des prises de décisions.

De plus, lorsqu'il s'agit de collaborer sur un projet, on atteint vite les limites du fichier Excel qui devient lourd à gérer, et vous fait perdre en efficacité par rapport à une solution de collaboration en temps réel comme Beeye. En effet, vos employés ne peuvent pas gérer leur propre planification car travailler à plusieurs sur le même fichier Excel va créer des conflits imprévisibles. Le rôle du gestionnaire devient central, mais l'accès à l'information peut être limité à une rencontre une ou deux fois par semaine. Dans un tel contexte comment gérer efficacement les erreurs et les conflits de planification avec suffisamment de flexibilité ?

La réponse se trouve dans un outil comme le notre, que vous pouvez tester gratuitement pendant 14 jours !