Pour un collaborateur plus efficace et plus heureux !

Pour un collaborateur plus efficace et plus heureux !

L'équipe Beeye - 3 juin 2021 18:16:35

Bonnes pratiques

Du sens, de la qualité de vie, du bien-être, voire du bonheur au travail : autant d’aspirations des générations Y et Z. Pourquoi les collaborateurs des cabinets d’expertise comptable y feraient-ils exception ? A un moment où le recrutement est difficile et le turn-over plus rapide, il devient indispensable de comprendre leurs besoins… et de repenser son organisation pour satisfaire leurs attentes.

Les exigences des chefs d’entreprise ont changé vis-à-vis de leur expert-comptable. Ils en attendent aujourd’hui bien plus que des déclarations et des liasses fiscales. Ils lui demandent plus de disponibilité pour obtenir des réponses quasi immédiates à leurs questions, et leur besoin de conseil a encore été renforcé par la crise sanitaire et ses conséquences économiques. A l’heure de la transformation numérique, l’expert-comptable doit plus que jamais compter sur ses collaborateurs. Sont-ils en mesure de relever ces nouveaux défis ? Comment les y aider ? La réponse passe par l’automatisation des tâches répétitives et une organisation au plus près du temps réel.

 

Collaborateur, un métier complexe… et complexé ?

 

Dans les faits, le métier de collaborateur en cabinet est suffisamment riche pour ne pas avoir le temps de s’ennuyer. Saisie, établissement des comptes, déclarations, paies, rythment les journées. La période fiscale constitue une course de fond qui revient chaque année. S’y ajoutent des analyses, des prévisions, et des demandes très diverses de la part des clients - le tout… en même temps.

Reste que l’image du collaborateur n’est pas forcément très valorisée. Si l’expert-comptable - leur patron - bénéficie de l’image de « médecin de famille » et d’une confiance très élevée parmi les chefs d’entreprise, les collaborateurs peuvent, quant à eux, se sentir comme les soutiers du cabinet, qui produisent beaucoup sans en tirer de reconnaissance. Leur métier manque-t-il vraiment de glamour ? Ils ne sont en tous cas pas aidés par les stéréotypes toujours en circulation - pensons à François Pignon dans le Dîner de Cons !

Pour autant, on attend d’eux beaucoup de qualités :

  • La connaissance technique de leur spécialité,
  • Des capacités relationnelles vis-à-vis des clients,
  • Des compétences collaboratives vis-à-vis de l’équipe,
  • Et bien sûr le sérieux professionnel indispensable à la conduite de leurs missions.

Résultat : il s’avère particulièrement difficile de recruter de nouveaux collaborateurs, alors que leur turn-over moyen est aujourd’hui descendu à 3 ou 4 ans[1]. Comment donner à leur profession une nouvelle attractivité ? Et surtout comment les rendre raisonnablement heureux de travailler dans votre cabinet ?

 

Des attentes bouleversées de part et d’autre

 

On compte aujourd’hui environ 130,000 collaborateurs en cabinet, et l’Ordre des Experts-Comptables estime le besoin à 10,000 postes supplémentaires d’ici 2025. La palette des compétences s’élargit au fur et à mesure que les cabinets développent leur portefeuille de services, comme les y autorise la loi PACTE : l’informatique, le conseil, l’usage des data, font aujourd’hui partie des attentes des recruteurs. Or 97% des répondants à l’étude Fed Finance[2] font état de difficultés à recruter les candidats dont ils ont besoin !

De leur côté, les attentes des collaborateurs évoluent eux-aussi. Ils souhaitent développer leur autonomie et avoir des responsabilités au-delà des dimensions purement opérationnelles - par exemple dans des missions transversales. Dans un monde en constante transformation, ils veulent préserver leur employabilité, et demandent pour cela à bénéficier de formations. L’équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle a pris de l’importance : « Quand j’ai commencé il y a vingt ans, c’était naturel de venir le samedi matin… Aujourd’hui on fait en sorte que cela demeure exceptionnel ! », déclarait Delphine Loyseau, expert-comptable à Lille. Conséquence : « ce sont souvent les associés et les managers qui doivent éponger les pics d’activité ». Une solution qui n’est à l’évidence pas souhaitable…

Dernier point, et non des moindres : chaque jour, les collaborateurs utilisent pour leur vie privée des applications toujours plus intuitives, conviviales et pratiques, qu’il s’agisse de réserver un hôtel, de comparer des prix, d’acheter en ligne ou de faire une démarche administrative. Si la comparaison entre leurs pratiques personnelles et les outils métier dont ils disposent n’est pas à la hauteur, ils risquent fort de chercher mieux ailleurs : 74% des professionnels en poste déclarent être prêts à écouter des propositions d’emploi, d’après FED Finance.

 

Automatiser les outils métier pour libérer du temps utile

 

L’automatisation des tâches à plus faible valeur ajoutée a largement commencé. Une solution comme Dext (anciennement ReceiptBank) permet par exemple de digitaliser la collecte et la saisie des factures, des reçus et des rapprochements bancaires. Son intelligence artificielle, qui apprend au fur et à mesure de l’usage, parvient à extraire les données des factures avec 99% de précision[3]. L’outil offre pas moins de 4 moyens de transmettre directement les factures, dont une application mobile qui permet aux clients d’envoyer leurs pièces en temps réel simplement en les prenant en photo sur leur Smartphone. Et Dext produit des tableaux de bord automatiques qui offrent une vue à 360° de l’activité de l’entreprise.

Avec un tel outil, le gain de temps peut aller jusqu'à 40% par dossier ! Autant d’heures que le collaborateur pourra réinvestir dans sa formation, dans l’écoute de ses clients, dans des propositions commerciales - autant de tâches autrement plus valorisantes (et valorisées) que la saisie des notes de frais ou le dépouillement des poussiéreuses boîtes à chaussures… Sans compter la légitime fierté de travailler avec des outils à la hauteur de la technologie d’aujourd’hui.

Reste que pour qu’une équipe puisse utiliser à bon escient tout ce temps gagné, il va falloir s’organiser…

 

Organiser le travail : automatiser aussi le planning

 

Planifier l’activité d’un cabinet signifie résoudre une équation qui comporte de multiples données : la disponibilité du collaborateur, ses compétences, son expérience, sa connaissance préalable du client, etc. Pire, c’est aussi un éternel recommencement. Un client en retard, un congé, une maladie, une urgence, et il faut tout recommencer - la raison pour laquelle certains cabinets emploient une ou plusieurs personnes à temps plein pour tenir le planning à jour. Là non plus, on ne peut pas dire qu’il s’agisse d’un travail particulièrement passionnant.

« Vous avez plus de chances de gagner au loto que de tomber par hasard sur une planification idéale », déclarait récemment Antoine Lemaitre, l’un des co-fondateurs de Beeye. Seule l’intelligence artificielle, avec ses capacités de machine learning, est capable de déterminer le meilleur scénario de travail… et de le recalculer en temps réel.

Les résultats sont éloquents. Thierry Denjean, patron du cabinet Denjean & Associés, estime gagner ainsi entre 10 et 20% de temps de travail facturable grâce à une meilleure allocation des ressources - sans compter le temps gagné à ne plus établir les plannings dans des feuilles Excel rapidement illisibles. Et ce qui est vrai pour le cabinet l’est aussi pour ses collaborateurs, qui peuvent suivre l’avancée de leurs différentes missions, la rentabilité de chacune, et recevoir l’aide de leur management en cas de dépassement. Les formations et les missions transverses sont également prises en compte. Le bénéfice humain est important : des collaborateurs mieux responsabilisés, une charge de travail mieux répartie, et une meilleure implication dans l’activité du cabinet dans son ensemble, via la mise à jour permanente des plannings individuels et collectifs.

Remotivé par la confiance que leur accordent les clients, bien armé avec les outils de production d’aujourd’hui, bien organisé par un logiciel de planification, rassuré sur le juste partage du travail en interne, le collaborateur de cabinet conservera ainsi ses qualités intrinsèques, mais les dynamisera dans une pratique plus collaborative et bien plus proche des réalités opérationnelles de son entreprise. De quoi consolider sa vocation et ouvrir l’appétit pour acquérir de nouvelles compétences !

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[1] Observatoire des métiers de l’expertise comptable, du commissariat aux comptes et de l’audit
[2]Etude 360, FED Finance, Août 2018
[3] Données éditeur