Nous continuons notre tour d'horizon des différents outils qui vous aideront, en tant que gestionnaire de projet, à garantir le succès de tous vos mandats.Aujourd'hui nous allons nous pencher sur la Structure de Répartition du Travail.

Cet article vous aidera à comprendre la Structure de Répartition du Travail (ou WBS en anglais) en vous permettant en 7 étapes simples de créer la votre.

Qu'est-ce que la Structure de Répartition du Travail ?

C'est un grand classique de la gestion de projet qui vous permet de visualiser les différentes phases de votre projet. Il donne au gestionnaire les moyens de découper son projet en livrables et tâches afin d'en faciliter la gestion. Le but étant de déterminer les interdépendances, les priorités ou les prérequis pour chacune de ces phases afin de mener le projet à terme. 

Gardez à l'esprit que la Structure de Répartition du Travail se concentre sur la question: de quoi mon projet est-il composé ? Et non de comment y arriver ?

Concrètement elle regroupe tout ce que l'équipe de projet doit accomplir dans un diagramme ou un arbre d’interdépendance pour avoir une vue globale.

Pourquoi utiliser une Structure de Répartition du Travail ?

La Structure de Répartition du Travail est à la base de la planification et du plan de projet. Selon Discenza, R. & Forman, J. B. (2007), une planification inadéquate est l'un des raisons principales de l’échec d'un projet. Les gestionnaires doivent donc disposer d'un plan détaillé de chaque projet lorsque celui-ci est lancé. 

Cet outil est très efficace pour déterminer le champ d'application de votre mandat, pour vous, votre équipe et vos parties prenantes. Chacun pourra alors comprendre les différentes phases à réaliser afin de compléter le projet dans son entièreté.

Il existe de nombreux bénéfices dans l'utilisation d'une Structure de Répartition du travail. Voici les principales:

  • Comprendre le champ d'application du projet

Cette méthodologie permet de mieux comprendre le champ d'application de votre projet, pour l'ensemble des parties prenantes, à l'aide d'une représentation graphique très simple. A la manière d'un cahier des charges, vous allez pouvoir définir ce qui fait et ne fait pas partie de votre projet, et donc permettre à chacun de se concentrer sur ce qui doit être fait pour rendre le mandat à temps. Sans cela, votre projet pourrait dépasser son cadre et sa planification.

  • Respectez vos délais

La Structure de Répartition du Travail va permettre à votre équipe de garder le cap, en se concentrant sur les différents objectifs à atteindre. En clarifiant la structure, on donne à chaque membre de l'équipe une meilleure idée de ce que l'on attend d'eux et on évite les malentendus. 

  • Faciliter l'allocation de vos ressources

Cette méthodologie donne au gestionnaire une vue globale sur les compétences nécessaires à la complétion de chaque tâche.

De plus, étant donné que chaque livrable peut-être découpé en plusieurs tâches, il lui sera plus facile d'assigner des personnes dessus. Le travail à faire est décrit, les interdépendances sont détaillées, le reste à faire est donc facile à identifier.

  • Améliorer votre planification de projet

Cette nomenclature va vous servir de base pour planifier plus rapidement et plus efficacement vos projets. Vos coûts seront eux aussi plus faciles à quantifier, avec une approche ascendante de vos livrables. 

  • Livrez vos projets dans les temps sans dépasser le budget

En utilisant la Structure de Répartition du Travail, vous allez gagné en visibilité sur l'état d'avancement de votre projet et des différents livrables qui lui sont associés. 

Grâce à cette vue, il vous sera plus facile de respecter vos délais et de garder un œil sur la consommation de votre budget.

  • Améliorez votre communication

Cet outil c'est un peu la photographie de votre projet, avec toutes les informations utiles concernant les livrables, le champ d'application ou la hiérarchie du projet.

En donnant la visibilité à chacun sur ces aspects, on améliore la communication entre chacune des parties prenantes.  

  • Améliorez l'analyse de vos projets finis

Avec cette méthodologie, vos gestionnaires de projet seront capables de gérer, mesurer et contrôler tous les aspects du projet. En ayant une visibilité sur l'état des livrables et des tâches, il acquiert une idée consolidée de là où en est le projet. 

  • Gérez vos risques

Pour pouvoir gérer vos risques au mieux, il faut pouvoir les identifier. Avec la Structure de Répartition du Travail, vous serez en mesure de voir tous les pendants de vos livrables et tâches, et donc de limiter les risques associés à la méconnaissance du travail à effectuer. Prévoir, planifier et toute votre équipe sera plus à l'aise pour anticiper les points de frictions sur votre projet qui pourraient le mettre en péril. 

  • Améliorez vos projets futurs

Une fois votre méthodologie de réparation du travail mise en place sur un projet, vous serez capable de l'appliquer à tous les projets ayant une structure similaire, en apprenant de vos erreurs.

De plus, vous serez en mesure de prédire et estimer vos futurs projets plus précisément et ainsi sauver le temps de vos équipes.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la structure de répartition des tâches, vous pouvez jeter un œil au livre de Liliana Buchtik's Secrets to Mastering the WBS in Real World Projects - Second Edition.

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Comment créer votre Structure Ventilée du Travail ?

Maintenant que vous avez compris son utilité, voici comment créer votre propre structure opérationnelle de projet. 

Il existe deux types de vue:

1. La structure par arborescence

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. La structure en tableau

 

Etape 1 - Rassemblez toute l'information

Avant de créer votre propre structure de répartition du travail , vous allez devoir rassembler toutes les informations pertinentes pour le remplir correctement.

Selon le guide PMBOK, la structure ventilée du travail doit rassembler:

  • Le champ d'application du projet, ce document rassemble la description détaillée du projet, les livrables et le travail à effectuer pour livrer le projet. 
  • Le cahier des charges, qui doit contenir l'ensemble des livrables requis pour livrer le projet dans son entièreté. 
  • Le capital organisationnel,  qui rassemble les politiques internes, le processus, les gabarits ou encore les leçons apprises des précédents projets. 
  • Gestion des changements, qui va tenir compte des processus à adopter en cas de changement de cahier des charges pour votre projet. Vous serez alors en mesure de réagir plus efficacement lorsqu'un changement vous sera demandé.

Avec ces informations, votre équipe sera en mesure de créer une structure ventilée du travail cohérente et efficace.

Etape 2 - Réunissez votre équipe et vos parties prenantes

La deuxième étape va être d’identifier qui va pouvoir vous aider dans l'élaboration de la matrice. Ce seront vos parties prenantes et votre équipe qui seront les mieux à même de vous aider dans cette tâche: gardez en tête l'aspect collaboratif de cette structure.

Vous allez pouvoir bénéficier des attentes et objectifs de chacun, mais aussi de leur expérience et connaissance. Chacun des livrables sera donc plus facile à définir et les objectifs à atteindre seront clairs pour tous.

Etape 3 - Déterminer la nomenclature de la structure

Une fois tout le monde réuni, vous allez devoir définir quelle représentation graphique s'applique le mieux à votre projet. Il n'y a pas une seule manière de le faire, et il va être important d'adapter la représentation en fonction de votre organisation et de la structure de projet.

Parmi les choix qui s'offrent à vous, vous pouvez détailler par livrables, par tâches, ou même choisir de détailler par départements. Dans notre gabarit, nous avons choisi la méthode par livrables. 

Ensuite, vous aurez à définir sous quelle forme vous souhaitez voir votre structure: tableaux, hiérarchisation ou même schéma sont possibles. Dans notre gabarit nous avons choisi deux vues, l'arborescence et le tableau.

Etape 4 - Définir les principaux livrables et niveaux

Dans cette partie, vous allez devoir définir quels sont les principaux livrables et les principales étapes de votre projet pour pouvoir le compléter. Ensuite, il vous faudra le découper en trois niveaux: votre nom de projet, les livrables et les tâches pour compléter ces livrables.

Une fois ces livrables définis, l'ensemble des tâches qui y sont associées sont appelées lot de travaux ou bloc de tâches. Ce sont eux permettrons à votre équipe d'y voir plus clair sur le travail à faire.

Gardez en tête qu'un lot de travail ne doit pas prendre plus de 8h pour être complété, pour garder une nomenclature saine et bien établie.

Etape 5 - La règle des 100%

C'est l'une des étapes les plus importantes lorsque vous allez monter votre structure. Cette règle des 100% créée par Gregory Haugan, explique que "la Structure ventilée du travail doit contenir 100% du champ d'application du projet, et contenir TOUS les livrables sur lesquels votre équipe doit travailler pour livrer le projet". 

Cette règle des 100% est essentielle pour ne pas travailler sur des tâches qui ne sont pas en rapport avec le projet, mais aussi pour ne pas créer de doublon dans les livrables.

Pour commencer, faites en sorte que 100% des livrables décrits permettent de rendre le projet dans son entièreté, en appliquant le même schéma pour les tâches. 

Step 6 - Liste numérotée

Une fois cette définition finie, vous allez pouvoir assigner chaque composante à un nombre. Ce nombre va représenter chaque livrable et chaque tâche, en rendant compte de leur interdépendance.

Commencez par le premier niveau, en le numérotant 1, puis notez les composantes suivantes en suivant cet ordre. 

Step 7 - Organigramme des tâches du projet

Une fois vos éléments numérotés, il va falloir créer votre organigramme des tâches de projet. Ce document va décrire chaque livrable et chaque tâche précisément, permettant ainsi à votre équipe de bien comprendre chaque lot de travail.

 

Votre structure est terminée ! 

Vous pouvez maintenant commencer à planifier votre projet et passer à la prochaine étape.

Trucs et astuces

Selon Paul Burek, voici quelques conseils à garder en tête lorsque vous allez créer votre propre structure: 

  • Utilisez des noms, et non des verbes pour vous concentrer sur le résultat final plutôt que sur les activités pour y arriver.
  • Utilisez une structure hiérarchisée pour illustrer la relation entre chaque élément et mieux délimiter votre champ d'application de votre projet.
  • Construisez votre structure de manière collaborative, autant avec votre équipe qu'avec vos parties prenantes. 
  • Faites en sorte que votre structure ne contienne que des éléments uniques et distincts entre eux pour éviter les doublons.
  • Ne jamais partir du principe que chacune des parties prenantes va naturellement connaitre quels sont les éléments contenus dans chaque lot: préférez décrire plus que pas assez. 
  • Suivez la règle des 100% sur chacun des niveaux pour que votre projet soit entièrement contenu dans la structure.

Améliorez votre gestion de projet avec nos outils gratuits Excel

Voici quelques outils gratuits qui vous aiderons en tant que gestionnaire à améliorer vos pratiques: 

1. Créez votre graphe de capacité planifié sur Excel

2. Créez votre feuille de temps sur Excel

3. Comment créer un tableau croisé dynamique sur Excel ?

4. Créez votre planification de projet sur Excel

5. Comment calculer la valeur acquise d'un projet sur Excel ?