Comprendre sa structure organisationnelle
Avoir une connaissance claire de sa structure d'entreprise est essentiel à chacun, et d'autant plus lorsque l'on s'attarde sur des postes de gestionnaire de projet. Concernant les bénéfices d'une telle connaissance, on peut les résumer en 4 grands points. Comprendre sa matrice organisationnelle c'est:
- Connaitre les avantages et les inconvénients de chacune tout en les maximisant.
- Avoir une gestion des parties prenantes où chaque interaction et rôle sont compris clairement.
- Comprendre les différents enjeux de pouvoirs et de responsabilités qui peuvent exister.
- Améliorer la satisfaction client avec une connaissance des différents départements de l'entreprise et de leurs manières de fonctionner.
Structure fonctionnelle
L'entreprise fonctionne par silos (marketing, finance, ressources humaines, etc.) et correspond à une structure hiérarchique verticale. Les groupes sont donc regroupés par expertise sous un gestionnaire fonctionnel (directeur marketing, directeur des ressources humaines, etc.)
Si l'on se concentre sur la fonction de gestionnaire de projet, on va retrouver 4 grands avantages à une organisation fonctionnelle:
- La plupart des groupes fonctionnels vont avoir l'expertise nécessaire à la gestion d'un projet, avec suffisamment de flexibilité dans l'organisation au complet pour avoir accès à cette expertise.
- Certains experts peuvent apporter leur support à des projets transversaux.
- Il n'y a pas de perte d'expertise technique quand une personne quitte l'entreprise. En d'autres termes, parce que l'expertise technique peut être regroupée et partagée au sein de la fonction, il reste une base technique dans l'entreprise même si certaines ressources viennent à changer d'emploi.
- Chaque membre se considère dans une vue moyen ou long terme, avec un sentiment d'appartenance à une structure globale. Par conséquent, les membres de l'équipe ont toujours un sentiment d'appartenance même après la fin du projet.
Parmi les désavantages d'une telle organisation, on peut noter une certaine rigidité qui peut apparaître entre les départements. Une certaine compétition interne peut ainsi naître, avec des lacunes en termes de de communication et de collaboration. Concernant la structure même des projets, on peut voir une perte de motivation: les objectifs étant fixés par département étant plus prioritaires que ceux fixés sur un projet.
Structure matricielle
Des projets regroupant des individus de plusieurs domaines viennent se superposer à la structure fonctionnelle, d'où l'idée de matrice. Les employés possèdent donc un gestionnaire fonctionnel (directeur marketing, etc.) et répondent également à un gestionnaire de projet.
Dépendamment du partage d'autorité entre le gestionnaire fonctionnel et le gestionnaire de projet, on parlera d'une structure matricielle faible (gestionnaire fonctionnel détenant davantage d'autorité), moyenne ou forte (gestionnaire de projet détenant davantage d'autorité).
Une structure matricielle va avoir plusieurs avantages concernant le management de projet. On peut ainsi parler d'une meilleure allocation des ressources sur chaque mandat, avec une vue en portefeuille de projet plus claire. On évite ainsi les doublons, avec un focus qui va être sur la satisfaction client plutôt que sur des considérations strictement internes.
Néanmoins, et vous l'aurez compris, une telle structure apporte aussi son lot de désavantages. Les hiérarchies d'autorités et de responsabilités sont ici plus difficiles à identifier, ce qui peut mettre en péril la réalisation du projet. Certains directeurs de départements peuvent ainsi interférer sur le projet, et des jeux de loyauté sont susceptibles de se mettre en place entre le gestionnaire de projet et le directeur de département.
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