L'outil Excel peut être un formidable support d'analyse lorsqu'il est utilisé à bon escient par vos équipes. Voici une bref introduction pour l'utiliser de manière simple et utile.

Nous allons voir aujourd'hui comment créer et utiliser un tableau croisé dynamique, grâce à plusieurs étapes.

Qu'est-ce qu'un tableau croisé dynamique ?

C'est un outil disponible sur Excel qui vous permet d'analyser une grande quantité de données, avec un système de filtre.

A quoi peut-il servir ?

Filtrer, analyser, organiser. Le tableau croisé dynamique sert de première étape dans l'analyse des données de votre organisation, en vous permettant de sortir autant d'information que vous le souhaitez.

Identifiez les valeurs importantes, celles qui seront utilisées, et vous serez en mesure d'afficher l'information sous la forme voulue.

Quelles données analyser ?

Tout type de données peuvent être prises en compte, à partir du moment où elles sont pertinentes pour votre activité. L'enjeu est évidemment de cibler le calcul le plus stratégique pour votre prise de décisions.

Tutorial - Comment créer un tableau croisé dynamique

Pourquoi utiliser un tableau croisé dynamique ?

Il existe de nombreuses applications au tableau croisé dynamique, nous avons choisi d'en sélectionner deux qui vous permettront de garder un oeil sur votre temps passé.

Identifiez sur quels projets vos ressources passent du temps

Lorsque votre entreprise travaille sur plusieurs projets en parallèle, il n'est pas toujours facile de savoir quels projets sont les plus chronophages. Combien de temps consacrez-vous à vos projets importants? Combien dépensez-vous pour les tâches administratives ?

Pour obtenir une réponse à ces questions, vous pouvez compter sur un tableau croisé dynamique qui vous indiquera exactement combien de temps chacun de vos employés consacre à chaque projet.

Pour créer ce tableau croisé dynamique, il vous faut une feuille de calcul contenant vos projets et vos ressources, ainsi que le temps qu'ils ont passé à travailler sur une chaque activité.

Tutorial - Comment créer un tableau croisé dynamique - Exemple

Dans notre exemple, le tableau croisé dynamique va nous permettre de voir que plus de 40% de votre activité est passé sur le projet "Phare d'Alexandrie". Il faut donc s'assurer que ce projet nous rapporte bien 40% de revenus ainsi qu'une marge positive, auquel cas il faudra choisir un projet plus rentable sur lequel passer du temps.

Savoir quel temps vous passez sur des activités à valeurs ajoutées

Maintenant que vous savez à quelles activités vous consacrez du temps, vous serez également intéressé de savoir quelle ressource dépense son temps dans des activités à valeurs ajoutées.

Décomposer vos projets pour séparer les heures facturables et non facturables vous offrira cette information. Cela vous donnera aussi une vue précieuses sur la façon dont vous devriez répartir vos efforts.

Et ... vous pouvez également le faire avec un tableau croisé dynamique!

Cette fois, vous aurez besoin d'une feuille de travail contenant vos ressources, vos projets, le temps consacré à chaque projet, et si le temps est facturable ou non.

Cette table vous donnera le nombre d'heures facturables que vos ressources ont consacrées à des activités génératrices de revenus.

Tutorial - Comment créer un tableau croisé dynamique - Exemple

Dans notre exemple, vous pouvez voir que vous dépensez environ 40% de votre temps en heures non facturables. Etant donné que cela représente une part non négligeable de votre temps, il faut organiser un audit de vos activités non facturable. Cela vous permettra de facturer plus vos clients.

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 Comment créer un tableau croisé dynamique:

Important: avant de générer votre tableau croisé dynamique, assurez-vous d'avoir entré les données que vous souhaitez analyser, dans les cellules voulues. Si certaines cellules restent vides, il ne sera pas possible de créer le tableau.

Note: nous avons utilisé pour cet article la version Mac 2011 de Microsoft Excel. Si vous utilisez Googlesheet, le procédé reste le même.

Tutorial - Comment créer un tableau croisé dynamique - Animation

Étape 1

Sélectionner les données dans la feuille Excel que vous souhaitez analyser. Cliquez sur "Insertion" dans la barre d'outils, et ensuite sur "Tableau croisé dynamique"

Tutorial - Comment créer un tableau croisé dynamique - Première étape

Étape 2

Un panneau de création s'affichera sur votre droite, sélectionner les cellules où vous souhaitez le voir affiché. Dans notre exemple, le tableau s'affichera sur la feuille active. 

Une fois que le tableau a été créé, vous devez décider des champs à associer. Le champ représente ici les entêtes de colonnes dans notre tableau.

Dans le tableau croisé dynamique, choisissez ensuite quels champs vous souhaitez ajouter. Dans notre exemple, nous avons identifié le "Nombre d'Heures Facturables" que chaque ressource a dépensé sur une activité. Par conséquent, nous allons pouvoir remplir les champs "Ressources", "Type d'heures" et "Nombre d'Heure".

Tutorial - Comment créer un tableau croisé dynamique - Deuxième étape

Étape 3

Dès lors vous pouvez simplement cliquer et glisser les champs choisis dans chaque catégorie.

Les champs "Ressources" et "Type d'Heures" ont été rentrés dans la catégorie "Ligne" et le "Nombre d'Heure" dans la catégorie "Valeur".

Tutorial - Comment créer un tableau croisé dynamique - Troisième étape

Étape 4

Une fois créé, le tableau croisé dynamique va rassembler ces champs et les afficher. Dans notre exemple, il présentera le nombre d'heures facturable que chaque ressource a effectué.

Tutorial - Comment créer un tableau croisé dynamique - Quatrième étape

Pour rappel, les tableurs Excel sont extrêmement sensibles aux modifications. Il faut donc toujours s'assurer que les données rentrées sont bonnes.

N'hésitez pas à nous contacter si vous éprouvez des difficultés, nous serons ravis de vous aider.