Les PME, une clientèle exigeante
Travailler pour les PME demande un savoir-faire particulier, où l’agilité opérationnelle, la disponibilité et la réactivité tiennent une place de choix. Les demandes doivent régulièrement être traitées dans l’urgence. Et si les travaux correspondants ne nécessitent pas forcément tous un gros volume horaire, leur grand nombre peut poser des difficultés en termes d’optimisation de la planification.
« En expertise-comptable, des demandes du jour au lendemain, il y en a beaucoup. Une vérification fiscale ou un contrôle URSSAF par exemple, entraînent immédiatement un appel à l’aide. Il faut se voir tout de suite ! », illustre Marie-Christine Dura-Cayron, Chef de projet chez PwC pour les Entrepreneurs
Le dirigeant de PME a des attentes fortes vis-à-vis de l’expert-comptable, qui constitue souvent son premier conseil. Il exige un contact régulier, une grande réactivité et une relation bien plus personnalisée que dans le cas des grandes sociétés. Pour satisfaire ces exigences, la bonne volonté ne suffit pas ! Il faut gérer son planning avec agilité et efficacité.
Les enjeux du planning
« Le bon planning doit prendre en compte de très nombreuses dimensions, à commencer bien sûr par le respect des deadlines. Il faut satisfaire le client, mais il s’agit aussi de veiller au bien-être professionnel des collaborateurs. Si l’un d’entre eux se voit affecter trop de missions, ça ne marchera pas - aussi talentueux soit-il ! ».
L’existence de forts pics d’activité complique encore l’équation. Et quand les retards et les glissements de mission accumulés rencontrent les échéances déclaratives, il n’est pas rare que des collaborateurs se retrouvent théoriquement à devoir gérer 3 ou 4 dossiers par jour. Une situation qui n’est pas soutenable.
Le bureau Parisien de PwC pour les Entrepreneurs utilisait différents outils pour sa planification allant de logiciels dédiés à la planification aux tableaux Excel. Ces outils ne donnant pas entière satisfaction, la nécessité de mettre en place un outil intégré complet et fonctionnel s’est imposée afin de planifier les missions, de gérer les conflits de manière simple et rapide, mais aussi de manager les équipes et suivre l’activité à l’aide de rapports et de tableaux de bord faciles à produire.
Avec Beeye, un nouveau mode de planification
Voici un an que le cabinet Parisien utilise Beeye. « La solution a changé notre manière de travailler sur le planning », témoigne Marie-Christine Dura-Cayron, qui précise :
- Beeye est un outil collaboratif ouvert, convivial qui permet d’identifier les conflits, et propose des solutions pour les résoudre. L’outil permet par exemple d’accéder à la liste des collaborateurs disponibles qui connaissent le client ou sont déjà intervenus sur des missions similaires. « Nous restons maître de nos décisions mais nous disposons là d’une vraie assistance à la planification ».
- Nous pouvons désormais mieux anticiper et moins subir. Le travail est redistribué avec un meilleur préavis si l’évènement le permet, le dossier est mis en œuvre plus tôt ou plus tard, on peut mieux anticiper nos besoins d’embauche ou prévoir de faire appel à des ressources externes
- Les pics d’activité sont mieux gérés : les rapports permettent d’analyser aisément la capacité de production et de détecter une suractivité ou une sous-activité.
« A la question ‘Tu travailles sur quoi ?’ c’est maintenant le planning qui répond ».
- La responsabilité du planning est partagée par tous : les associés et les managers ne sont plus les seuls à avoir la main sur le planning, tout le monde peut désormais apporter les modifications propres à ses dossiers – comme le report ou l’annulation d’une mission. Avec de nouvelles règles d’organisation et de gestion, cette interactivité ouvre la porte à une mise à jour permanente.
Sans oublier le gain de temps, il est par exemple possible d’utiliser une fonction de planification par récurrence en 1 clic (bien utile pour programmer les déclarations !) ou de planification en rafale d’une équipe sur une mission.
Principaux bénéfices constatés :
- Un outil pratique: simple à utiliser, facile à visualiser, qui clarifie le reste à faire
- Un outil collaboratif: chacun devient acteur et co-responsable du planning
- Un outil convivial: son interface (et ses glisser-déposer) est très appréciée
- Un outil de pilotage: les managers disposent de rapports – et toutes les données sont exportables sous Excel
- Un outil de management du cabinet : mesure des besoins en termes de ressources, mesure de la performance prévue avec la performance réalisée
- Un outil adapté tant aux travaux d’expertise-comptable que d’audit, avec par exemple une « page des conflits »
- Un outil économique: gain de temps en planification
Une mise en œuvre rapide et adaptative
- Avril 2018 : Premier contact
- Juin 2018 : Validation d’un quickstart. Un groupe pilote constitué de managers et d’associés suit le projet, qui s’enrichit de modifications et d’améliorations.
- Eté 2018 : Rapatriement par Beeye des données passées depuis SAP (via un connecteur développé par Beeye) : tous les temps constatés lors de l’exercice précédent (2017-2018), par mission, et par collaborateur.
- Mi-octobre 2018 : l’ensemble du cabinet parisien bascule sur Beeye.
NB : PwC pour les Entrepreneurs n’a pas connecté directement Beeye avec son outil de gestion (SAP), mais procède par extractions régulières via un connecteur.
« Beeye a été à l’écoute de nos besoins. Ils se sont montrés réactifs, mais également créatifs, nous proposant des idées pour faire parfaitement coïncider leur outil avec nos systèmes et nos contraintes. Passé la période d’adaptation, l’accueil a été très favorable en interne ».
Un test est désormais en cours dans d’autres bureaux de PwC pour les Entrepreneurs en région.
Pour en savoir plus sur le retour sur investissement de Beeye pour votre cabinet, retrouvez notre article dédié au sujet ! 
