Gestion de portefeuille de projets

Il est indispensable de prioriser vos projets en fonction de différents axes stratégiques de manière à travailler sur les meilleures initiatives au bon moment. Les possibilités d'axes sont nombreuses et peuvent être par exemple la difficulté associée aux projets, leur durée, les coûts d'implantation, etc.

Nous vous proposons dans cette page de prioriser vos projets selon l'importance d'un projet pour votre compagnie et votre capacité à l'implanter. Vous souhaitez utiliser d'autres axes? Nous vous proposons en fin de page un gabarit Excel pour construire votre propre matrice de priorisation avec vos propres axes.

Vous pouvez créer sur cette page votre propre matrice de priorisation de projets afin d'identifier les projets les plus prioritaires qui vous permettront d'atteindre vos objectifs stratégiques. Au besoin, vous trouverez à la suite plus d'explications concernant la gestion de portefeuille de projets et ses bonnes pratiques.

Matrices de gestion de portefeuilles de projets

La matrice de priorisation de projets


Nom du projet Importance Capacité d'implantation

Qu'est-ce que la gestion de portefeuilles de projets?

Pour commencer, le PMI* définit un portefeuille de projets comme étant un ensemble de projets et de programmes regroupés pour faciliter l'atteinte des objectifs stratégiques grâce à une gestion plus simple et efficace de ces initiatives.

En soi, les portefeuilles de projets peuvent comprendre d'autres portefeuilles, des programmes (ensemble de projets) et des projets. Ils ont une portée très large et peuvent impliquer plusieurs objectifs stratégiques.

La gestion de portefeuilles de projets est quant à elle définie comme étant la gestion centralisée des portefeuilles conduite pour assurer une meilleure allocation des ressources entre vos différents programmes en fonction des objectifs stratégiques de l'organisation et de la disponibilité de ces ressources.

Cela revient à choisir les projets qui s'alignent sur la stratégie de votre entreprise et qui présentent un fort potentiel en termes de bénéfices.

La gestion de portefeuilles de projets doit être utilisée en complément des méthodes traditionnelles de gestion de projets pour profiter d'une meilleure gestion multiprojets. Vous disposerez ainsi d'une vue globale sur l'ensemble de vos initiatives, leurs bénéfices et leurs risques, tout en pouvant gérer efficacement chaque projet de manière individuelle. 

 

Les objectifs de la gestion de portefeuille sont multiples :

  • Vous pourrez facilement identifier les projets prioritaires qui amèneront le plus de valeur pour votre entreprise.
  • Vous équilibrerez plus facilement vos budgets alloués à chacune de vos initiatives pour garantir que chacune ait suffisamment de ressources pour être menée à bien.
  • Vous vous assurez que les projets sur lesquels vous travaillez sont alignés avec les objectifs stratégiques de votre entreprise.
  • Vous pourrez déterminer si vous avez assez de ressources pour mener à bien vos projets ou si vous pouvez  prendre en charge de nouvelles initiatives.

 

Cette méthode implique néanmoins certains défis auxquels il vous faudra prêter une attention particulière :

  • Gestion de la capacité : il est primordial de choisir les bons indicateurs (c'est-à-dire en lien avec vos objectifs stratégiques) et de définir pour chacun une pondération qui vous aidera à prioriser ces initiatives.
  • Suraffectation de ressources : vous devrez veiller à ne pas attribuer à un projet plus de ressources que nécessaire, alors qu'elles pourraient être utilisées pour un autre projet.
  • Cannibalisation des projets : certains projets peuvent avoir des objectifs en compétition. Pour être plus précis, l'atteinte des objectifs pour un projet entraînera l'échec de l'autre.

Les étapes de la gestion de portefeuilles de projets

En tout premier lieu, il vous faudra définir précisément les objectifs stratégiques de votre entreprise. Cette étape préalable vous permettra de vous assurer de choisir les bons projets qui aideront votre compagnie à prospérer.

 

La gestion de portefeuilles de projets implique ensuite les étapes suivantes :

  1. Identifier les projets à inclure dans votre portefeuille.
  2. Catégoriser ces projets selon des critères communs (ex: tailles ou types de projets, etc.).
  3. Évaluer les projets en regroupant un maximum d'informations les concernant pour pouvoir les comparer plus facilement (ex: bénéfices, risques, coûts, etc.).
  4. Sélectionner les projets que vous souhaitez mettre en oeuvre grâce aux informations récoltées dans l'étape précédente.
  5. Prioriser ces projets en fonction de vos axes stratégiques. C'est à cette étape que vous devrez utiliser la matrice de gestion des portefeuilles.
  6. Identifier les projets pour lesquels il sera plus facile d'atteindre les objectifs.
  7. Évaluer les risques associés au portefeuille.
  8. Allouer les ressources nécessaires pour l'atteinte des objectifs du projet.
  9. Faire le suivi de votre portefeuille de projet et de l'atteinte des bénéfices. 

Utiliser la matrice de priorisation de projets

La gestion de portefeuilles repose en grande partie sur un processus de priorisation permettant de séparer les initiatives secondaires des projets hautement prioritaires, soient ceux en lien direct avec votre stratégie et qui sont essentiels à la profitabilité de votre entreprise. 

La matrice vous permet de classer vos projets en fonction de deux axes principaux: l'importance du projet pour votre compagnie et votre capacité à l'implanter. Vous devrez évaluer chacun de vos projets en les notant sur ces deux axes avec une échelle de 0 à 10 (10 étant le score maximal).

L'importance du projet pour votre compagnie se rapporte généralement aux bénéfices liés au succès du projet et à l'obligation d'entreprendre certains projets. Un projet important est généralement celui qui contribuera positivement à l'atteinte de vos objectifs stratégiques, ou qui est incontournable comme un projet de type règlementaire. Un projet avec une importance évaluée à 0 implique que son succès n'aura aucun impact sur l'atteinte de vos objectifs. Au contraire, une importance notée à 10 implique que vos objectifs ne peuvent être atteints sans ce projet.

La capacité de l'entreprise à implanter le projet évalue pour sa part si la compagnie possède assez de ressources pour mettre en place cette initiative, que ce soit en termes de ressources humaines, matérielles, financières. Cette notion prend en compte différents facteurs tels que les risques associés aux projets ou encore les compétences de vos équipes pour déterminer si elles seront en mesure de gérer le projet et faire face aux imprévus lors de sa réalisation. Une capacité d'implantation évaluée à 0 pour un projet implique que son implantation sera forcément un échec par manque de moyens. Au contraire, un score de 10 signifie que vous  n'aurez aucune difficulté à implanter ce projet car vous disposez de toutes les ressources dont vous avez besoin pour le mener à bien.

Après avoir identifié vos projets et leurs scores respectifs, ils seront classés sur la matrice dans 4 catégories différentes, chacune impliquant une stratégie particulière pour gérer vos projets :

  • Appuyer et encourager : Ces projets sont généralement ceux que vous mènerez en priorité car ils sont d'une importance capitale pour votre organisation et vous possédez la capacité de les implanter efficacement. 
  • Victoires faciles : Même si ces projets sont relativement peu importants pour votre entreprise, vous êtes en mesure de les implanter très facilement, ce qui en soi constitue un succès rapide et facile pour votre compagnie. Bien entendu, ne le faites pas au détriment des projets de plus haute importance pour votre organisation.
  • Enjeux à régler : Ces projets sont les plus difficiles à prioriser puisqu'ils sont importants pour votre entreprise, mais que vous ne disposez pas de la capacité à pouvoir les implanter avec succès pour le moment. Étant donné l'importance de ces projets, votre stratégie consistera à augmenter votre capacité, par exemple en engageant davantage de ressources pour les mener à bien. 
  • Enterrer : Ces projets ne sont pas importants et vous éprouverez des difficultés à les implanter. Ne consacrez pas d'énergie sur ces projets, et mettez plutôt vos efforts sur des projets qui sont plus importants et alignés avec les objectifs de votre organisation.

Conduire l'analyse de gestion de portefeuilles

Il n'existe malheureusement pas de règles universelles en gestion de portefeuilles de projets pour déterminer quelles sont les initiatives que vous devrez mener en priorité. Préférez-vous conduire un projet peu important mais facilement implantable ou allez-vous plutôt mener un projet bien plus important mais qui implique des risques lors de son implantation? Ce choix dépendra avant tout de vos objectifs stratégiques et de la pondération que vous avez accordée à chaque axe. 

Une bonne gestion des portefeuilles peut avoir un impact direct sur les résultats de votre entreprise. Gérer votre portefeuille de projet ne se limite pas seulement à prioriser ces initiatives.  Vous pourrez être amené à faire des choix drastiques pour assurer le succès de votre portefeuille de projets, comme réorganiser vos ressources, réduire le nombre de projets ou abandonner certaines initiatives. 

Ainsi, ce sont à la fois vos pratiques de gestion de projet et la gestion continue de vos opérations qui seront influencées par les choix de priorisation que vous aurez faits. En alignant la gestion de votre portefeuille de projets avec vos initiatives, vous améliorerez votre capacité à produire de la valeur dans vos opérations continues.

 

Si vous désirez conduire votre priorisation des projets en utilisant d'autres axes que l'importance du projet pour votre compagnie et votre capacité à l'implanter, vous pouvez télécharger votre gabarit Excel de gestion de portefeuilles de projet en remplissant le formulaire suivant.

 

*PMI: Le PMI (Project Management Institute) est une association professionnelle regroupant les spécialistes de la gestion de projet. 

Source : La matrice présentée ici est inspirée et adaptée de l'ouvrage "Connecting the Dots: Aligning Projects with Objectives in Unpredictable Times", de Cathleen Benko et Franklin Warren McFarlan.