Nous savons à quel point il est difficile de gérer des projets dans un environnement en changement constant, avec des demandes de plus en plus complexes à satisfaire. D’après des données compilées par PwC, seuls 2.5% des entreprises arrivent à terminer la totalité de leurs projets.
Pourquoi ce chiffre si désastreux ? Quelles sont les difficultés qui se présentent lors de la vente, du cadrage, de la planification ou de l’optimisation des projets ?
Lorsque nous évoquons le sujet avec nos clients, ils pointent du doigt les nombreux défis présentés par la gestion interne d’un cabinet. Afin de mieux analyser et répondre à ces défis, nous les avons scindés en suivant les étapes du cycle de vie de leurs missions.
Chacune de ces étapes présente des défis souvent difficiles à relever :
Ces questions et les problèmes qui les font naître, de prime abord disparates, sont toutes liées à un même manque initial : l’établissement d’une référence au sein du cabinet qui va être utilisée pour définir les missions, en automatiser la création, et par comparaison en analyser les résultats pour prendre de meilleures décisions.
C’est à ce manque que propose de répondre la nomenclature intelligente.
Détaillez le contenu de vos missions pour établir un standard interne
Beeye va vous permettre de décomposer vos missions et de paramétrer chacune des tâches pour en suivre les éléments les plus importants et pour automatiser la création de toutes les tâches relatives à chaque mission.
Corollaire important : en définissant le contenu de chaque mission, vous définissez aussi automatiquement ce qui n’est pas contenu dans la mission — les travaux exceptionnels. Vous pouvez ainsi repérer facilement les travaux facturables supplémentaires et éviter toute perte de chiffre de d’affaires.
La nomenclature intelligente de Beeye se présente donc dans un premier temps comme un outil qui va vous permettre de définir aussi précisément que possible le contenu de vos missions, en particulier les obligations (récurrentes ou non).
Bien entendu, toutes les informations restent optionnelles : vous pourrez tirer parti de la nomenclature même si vous voulez dans un premier temps vous contenter de lister explicitement le contenu de vos missions, sans pour autant démarrer avec toutes les informations possibles. C’est un premier pas qui aura déjà une grande valeur pour vous.
Documenter vos procédures là où vous en avez besoin
Toute démarche de qualité et de productivité démarre par des processus et des procédures bien définies et documentées, un seul problème : cette documentation est générale complètement ignorée.
Pour éviter ça, Beeye vous permet de lier facilement la documentation correspondant à chacune des tâches à effectuer dans vos missions. Toutes les informations importantes peuvent être incluses pour que la tâche se déroule facilement, et que les nouveaux arrivés puissent être mis à niveaux dès leur première mission.
Pré-assigner l’équipe parfaite automatiquement à partir des postes et des compétences
La planification initiale d’une mission est souvent un processus laborieux de croisement d’informations souvent difficiles à obtenir : qui est disponible ? Qui a les bonnes compétences ? Qui a la bonne spécialité ? Qui connaît le dossier ?
Cette étape est d’autant plus fondamentale qu’une mauvaise assignation est une cause régulière de dépassements de budget.
Beeye propose d’accélérer ce processus en vous laissant définir les critères que vous voulez pour décider de la personne à qui la tâche sera attribuée. Vous pouvez vous reposer sur le système puissant et configurable de champs personnalisés vous permettant une sélection aussi fine que voulue des ressources pour chacune des tâches de la mission.
Bonus non négligeable : en faisant cette assignation par profils, vous pourrez obtenir sans effort supplémentaire une estimation rigoureuse de vos besoins pour chaque type de ressource et compétences — un gain énorme pour identifier vos vrais goulots d’étranglement.
Alimenter vos devis avec des informations fiables pour des honoraires plus justes
Beeye vous permet de définir pour chaque tâche de votre mission les honoraires ainsi que le type de facturation que vous utilisez (forfait, facturation à l’heure, à l’acte), ou de déclarer les tâches comme non-facturables.
Ce faisant vous obtenez immédiatement 2 résultats importants :
Générer un planning de charge automatiquement en allouant des budgets de temps à chaque tâche
Pour chacune des tâches de votre mission, vous pouvez renseigner un budget de temps en heures et minutes.
Cette simple opération vous permettra d’estimer le volume horaire de votre mission afin de participer à la création du planning de charge de vos équipes, mais également d’accélérer la planification.
Puisque les temps sur les tâches sont renseignés, vous pourrez planifier vos ressources à partir des budgets d’heures lors de la création de la mission. Vous renforcez ainsi les normes de temps afin de mieux gérer le temps des collaborateurs et d’éviter les dépassements, tout en accélérant un processus administratif rébarbatif, et souvent, de ce fait, complètement abandonné.
En résumé, avec les 3 informations précédentes, vous pouvez désormais :
Cette étape de budgétisation vous permet donc à elle seule de prendre conscience de votre charge de travail par mission, de la pertinence de vos honoraires, et de la marge par rapport au travail fourni.
Gérer automatiquement les obligations & autres tâches récurrentes
Chaque tâche peut avoir une date butoir ce qui vous permettra de générer automatiquement un calendrier pour l’ensemble des tâches de votre mission.
Les dates peuvent être définies de façon dynamique en prenant pour référence des éléments que vous allez fournir à Beeye (comme une date de rendez-vous de bilan), des éléments pré-existants (comme les dates de début ou de fin d’autres tâches de la mission), ou des dates fixes pour les obligations habituelles (dates de déclaration de TVA, date de fin d’exercice d’un client, etc.).
Pour finir, vous pouvez définir certaines tâches comme étant récurrentes pour toutes les obligations de cette nature (tenue de journaux, etc.).
Automatiser la création des nouvelles missions et les reconductions pour vous simplifier la vie
Avec toutes ces informations, nous arrivons au moment où la nomenclature va révéler toute sa valeur : lors de la création d’une nouvelle mission (le processus est similaire pour une reconduction).
Une fois le modèle de mission créé, il suffit en effet d’y faire appel lors du lancement de la nouvelle mission, et toutes les tâches sont budgétées, pré-assignées, et placées dans votre calendrier.
Vous pouvez les passer en revue afin d’assigner les personnes à partir d’une liste pré-filtrée basée sur les critères que vous avez sélectionnés, ajuster les budgets si nécessaires, et lancer la mission.
Prêts à transformer votre façon de travailler? Tirez enfin partie de la transformation numérique avec l’outil qui va vous permettre de standardiser vos processus, d’automatiser vos tâches administratives, et d’optimiser vos résultats.