Pour commencer, atteindre 100% de temps productif est impossible. Quand bien même, ce ne serait pas souhaitable. La vie de l'entreprise tourne aussi autour de réunions d'équipe, de rencontres individuelles entre un employé et son gestionnaire, de vacances ou de formations, activités essentielles et complémentaires à la création de valeur.
L'idée est donc de parvenir à un équilibre approprié, tout en limitant le temps passé en attente d'assignation sur un dossier ou sur tout événement aléatoire (problèmes informatiques, techniques, familiaux...).
Une bonne astuce est de se fixer un objectif axé sur la création de valeur, comme par exemple 80 % du temps des employés. Atteindre ce ratio permet d'augmenter la rentabilité de l'entreprise : 80% du temps saisi par les employés sera facturé sur des projets ou dossiers. Si l'objectif n'est pas atteint, cela sera synonyme d'une rentabilité moindre.
Il est donc primordial de réfléchir aux causes et aux actions correctives qui peuvent être apportées.
D'où vient le problème ? Est-ce le taux d'absentéisme ? Si oui, des solutions doivent être apportées afin de réduire ce taux à un niveau acceptable (impliquer le service des ressources humaines, faire appel à un service d'aide aux employés, ou mettre en place un programme de santé et de bien-être au travail...).
Peut-être que le problème provient du fait que plusieurs ressources sont en intermandat et pourraient être affectées à des projets? On pourra procéder à des affectations sur les projets en cours ou à des mandats internes.