Comment un cabinet d’audit a adapté Beeye en étroite collaboration avec l’éditeur pour répondre à ses besoins de planification.

PKF Luxembourg et son réseau

PKF Luxembourg est un cabinet d’audit et de conseil créé en 2018 sur la base d’autres cabinets. Il compte aujourd’hui des clients d’envergure nationale ou internationale, 25 collaborateurs, et 4 associés. Parmi ces derniers, Rita Rakib est particulièrement en charge de la planification. Elle a mis en place Beeye le 1er janvier 2022.

PKF Luxembourg fait partie du réseau PKF, qui rassemble 220 membres dans 150 pays. Le réseau a fixé des règles communes, notamment en termes de guidances pour l’audit. Chaque pays conserve sa liberté de s’équiper comme il le souhaite, mais le réseau met tout en œuvre pour favoriser les échanges à différents niveaux. C’est ainsi que, parti de France, l’usage de Beeye s’est élargi au Luxembourg, mais aussi à Tahiti, à la Nouvelle Calédonie, et d’autres à venir.

Objectifs-clés : gérer les juniors, planifier mieux et plus vite

La qualité des collaborateurs est constitutif de la valeur des cabinets d’audit. Mais au Luxembourg comme ailleurs, les talents sont rares, alors que le turn-over tend à s’accélérer, surtout parmi les juniors. Pas question d’attendre une réplique du Big Quit (48 millions de salariés américains ont fait leurs cartons en 2021, et en mars 2022 pas moins de 4,5 millions de démissions ont été enregistrées, un record) : il était crucial de fixer de nouvelles règles de fonctionnement des équipes.

« Nous devons en particulier protéger les juniors, explique Rita Rakib. Ils peuvent rapidement se trouver comme écartelés entre les demandes en direct des différents managers. Tout particulièrement s’ils sont très bons ! Or, face à un supérieur, un jeune diplômé aura du mal à juger ce qu’il est en droit de refuser… sans nuire ni au client ni à sa carrière. Comment hiérarchiser ses priorités ? Il en résulte un stress supplémentaire, et parfois un surtravail, nuisibles au bien-être. Nous voulions améliorer cette situation et pour cela, il nous fallait un outil de planification intelligent ».

Enfin, Rita Rakib entendait aussi limiter son temps passé à l’organisation et à la répartition des missions.

Le choix de Beeye, fruit d’un partage d’expérience

« D’une manière générale, nous croyons qu'il faut avoir de vraies conversations pour obtenir les meilleurs résultats ». Le réseau PKF International encourage le partage d’expérience, par exemple lors de rencontres mondiales et régionales. On y parle méthodes, formation, management, ressources humaines, et naturellement aussi des outils de travail des uns et des autres. « C’est lors d’une de ces conférences, que PKF Luxembourg a découvert Beeye, via la présentation qu’en a fait un associé français de PKF Arsilon. Nous avons ensuite contacté ce dernier pour en savoir plus, notamment quant au potentiel d’adaptation du produit à nos besoins particuliers, et finalement Beeye nous a présenté sa solution. La décision est intervenue très vite : le 1er janvier de cette année, nous mettions en place Beeye sur tout le cabinet ».

Un outil puissant mais souple

La solution Beeye était séduisante par l’éventail de ses capacités. Cependant l’interrogation portait sur ses capacités d’adaptation.

Adaptation à l’activité d’audit d’abord : Il y a bien sûr une proximité de métiers, mais sur le plan de l’organisation du travail, un cabinet d’audit présente des besoins assez distincts de ceux de l’expertise-comptable :

L’essentiel des tâches comptables peut se planifier à partir de dates-butoirs - les clôtures, les TVA, les déclarations, etc. Sauf changement règlementaire, ces obligations sont constantes d’une année sur l’autre. Ce type de planification et son staffing sont très bien gérés par Beeye.

Pour un cabinet d’audit, les choses sont différentes. Les sociétés cotées sont planifiées en priorité, elles doivent impérativement déposer leurs comptes avant le 30 avril. Les sociétés filiales doivent communiquer les éléments à leurs maisons-mères avant fin février pour permettre une consolidation dans les délais. Et les audits volontaires peuvent s’effectuer… n’importe quand !

Adaptation aux associés aussi : chacun d’eux doit pouvoir suivre à sa manière et à son rythme la distribution du travail et le suivi des temps passés aux missions. Il fallait donc pouvoir adapter facilement le reporting à leurs usages et à leurs besoins spécifiques.

Dans les deux cas, « nous avons pu apprécier la souplesse de l’outil, bien appuyé par une équipe à l’écoute ».

Une vraie dynamique de co-création

Après avoir échangé avec les autres associés du cabinet, Rita Rakib a partagé avec l’équipe Beeye, et la chef de projet qui est son interface. « Je l’ai rencontrée, nous avons affiché les écrans Beeye de PKF Luxembourg ; nous avons pu discuter tous les points, et obtenir les informations nécessaires ». Après deux réunions à distance, Beeye a présenté ses propositions d’amélioration.

« La co-création, ça n’est pas possible avec tous les éditeurs. Chez beaucoup, le réflexe serait plutôt « à prendre ou à laisser » ! Avec Beeye, nous avons pu créer une nomenclature adaptée aux travaux d’audit », conclut-elle.

Ce qui a déjà changé

• Un gain de temps substantiel : « Avant Beeye, la planification pouvait être compliquée, et les discussions durer longtemps. Aujourd’hui il y a toujours une réunion hebdomadaire d’organisation, mais elle est bien plus efficace. Une demi-heure suffit la plupart du temps pour se mettre d’accord sur la quinzaine à venir. Nous projetons Beeye à l’écran et, comme l’interface met immédiatement en valeur les conflits de planning, nous pouvons nous concentrer sur ces cas litigieux. Moi-même j’estime globalement ne plus consacrer que deux heures par semaine au planning ».

• Les collaborateurs saisissent leurs temps : « Ils ont suivi les formations organisées par l’éditeur et en interne. Bien sûr, il a pu y avoir des réticences au début ! Pour l’instant, nous rappelons la consigne chaque lundi, mais nous constatons que l’habitude se crée vite ». 

• Les managers se disciplinent. Plus question de confier « sous le radar » un travail à un collaborateur : ce qui n’a pas été planifié dans Beeye ne passera pas, ou devra y être ajouté lors de la réunion hebdomadaire. En échange managers et associés reçoivent des rapports bien mieux adaptés à leurs besoins.

• Le planning devient un outil de gestion : « Avec Beeye, en entrant les coûts horaires et les montants des missions, on voit tout de suite ce qui est profitable et ce qui l’est moins ». Autant d’indicateurs utiles à tous dans l’exercice de leurs missions.

Les prochaines étapes

La souplesse de l’outil se voit aussi dans sa montée en puissance au fur et à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont mises en œuvre. Parmi les prochaines étapes de l’utilisation de Beeye déjà prévues par le cabinet :

• La gestion des congés : « la transparence entraîne l’autodiscipline. Quand tout le monde est planifié, qui partira en congés pendant la période d’audit de janvier à mai ? »

• L’utilisation des commentaires, pour réagir, par exemple par un supplément de facture.

• Le suivi des dossiers à dimension internationale, comme dans le cas des consolidations de groupe.

Ce qui me plait avec Beeye  

• Grande souplesse de la solution quant aux différents métiers (audit, EC, etc.)

• Important gain de temps pour le planneur/staffeur

• Des rapports automatisés, personnalisés pour managers et associés

• La responsabilisation individuelle et collective qu’il développe

• Une solution qui permet d’avancer par étapes

• La qualité de la collaboration avec l’éditeur

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