La période fiscale peut être la bonne période pour mieux s’organiser. Exemple dans un cabinet pluridisciplinaire et innovant, avec Julien Tokarz, expert-comptable associé du cabinet Emargence et utilisateur de Beeye.

Le cabinet et son organisation

« Il y a plus que des comptes entre nous », annonce la page d’accueil d’Emargence, un cabinet de conseil et d’expertise-comptable d’une centaine de personnes rassemblées avenue de Wagram, à Paris. De fait, le groupe offre un large éventail de services. Expertise-comptable, social et RH, audit et commissariat aux comptes, juridique et stratégie patrimoniale, administratif, courtage en assurance… auquel est venu récemment s’ajouter une activité centrée sur l’usage des datas.

Sa clientèle est classique de la région parisienne : tertiaire, immobilier, un peu d’industrie. Emargence a toutefois développé une activité importante dans les métiers des arts, de la culture et des médias.

Julien Tokarz est associé, expert-comptable et CAC, ancien président d’ECF Ile-de-France. Il dirige le pôle expertise-comptable, assisté par trois managers et leurs équipes (55 personnes en tout). Il présente ainsi sa fonction : « Mon rôle, c’est de faciliter la vie des managers. Nous leur laissons une assez grande autonomie pour organiser le travail de leurs équipes ». Les ressources humaines constituent son premier défi.

Comment retrouver des capacités de production ?

« Comme beaucoup d’autres, notre cabinet souffre d’une cruelle pénurie de ressources humaines, due à l’image toujours médiocre de notre profession parmi les jeunes diplômés. Nous travaillons sur notre attractivité vis-à-vis des candidats et sur la fidélisation de nos équipes. Nous organisons des ateliers « bien-être » régulièrement. Nous venons aussi de déménager dans un nouvel immeuble, qui offre l’accès à nos collaborateurs à une salle de sports et à un jardin de 300 m2.

Pour compléter nos ressources, nous sous-traitons à de jeunes cabinets récemment installés, et faisons ponctuellement appel au off-shore. Mais malgré nos efforts, notre croissance reste contrainte par les ressources humaines ».

Le planning, un outil-clé à réformer d’urgence

Emargence disposait déjà d’un outil de planning pour gérer son organisation du travail. Mais il n’en était pas pleinement satisfait.

« L’outil ACD Dia fonctionnait, mais il s’était avéré assez rigide, et pas très intuitif (pas de click and drop, par exemple) pour les collaborateurs. Quant à moi, j’avais du mal à disposer de tableaux d’analyse - il fallait en passer par des exports vers Excel, et la qualité des données pouvait s’en trouver affectée.
Les managers avaient du mal à connaitre les disponibilités réelles de leurs équipes, et les collaborateurs avaient envie d’un meilleur outil de suivi de leur planning de travail, qui serait simple à utiliser et leur rappellerait leurs échéances au bon moment. Pas un simple outil de reporting type feuilles de temps, mais une solution dynamique leur permettant d’organiser leur semaine, individuellement et collaborativement. C’est comme ça que nous nous sommes intéressés à Beeye. »

Mettre en œuvre Beeye pendant la période fiscale, une drôle d’idée ?

La période fiscale semble chaque année priver les cabinets d’expertise-comptable de vacances de Pâques, et leur fermer la route des ponts de Mai. Seuls 25% des cabinets français déclarent avoir automatisé la totalité de la saisie clients -fournisseurs. Et il reste les travaux de révision, le juridique et les déclarations… tous concentrés sur la période. Faudrait-il se garder de toucher à quoi que ce soit jusqu’à début juin ?

« Pas du tout, conteste Julien Tokarz. Bien au contraire, la PF est un très bon timing pour tester un nouveau mode d’organisation, constater en vraie grandeur les résultats que l’on peut en attendre, et apprendre de l’expérience ainsi accumulée. Le retour terrain permet d’aller bien plus loin que les formations. De la sorte nous pourrons déployer avant l’été sur l’ensemble des utilisateurs, et être rôdés dès la rentrée ».

Depuis le début de l’année, Beeye est en test auprès d’un des managers de la pratique comptable d’Emergence.

« Nous avons divisé les missions en blocs de tâches, alors que jusqu’ici nous gérions les temps par dossier. Cela change les habitudes, mais l’intérêt est immédiat : un meilleur calibrage des temps à consacrer, et une meilleure planification des périodes de pointe.
La mise en route n’a pas posé de difficultés à date dans cette équipe. Le manager pilote a participé aux formations, et a tout de suite constaté la dimension intuitive de l’outil. Le paramétrage (intégrer les clients, les collaborateurs, les taux horaires, etc.) a été grandement facilitée par l’outil Beeye ».

Des bénéfices en trois dimensions

Les bénéfices de Beeye s’expriment à tous les niveaux, explique Julien Tokarz :

Pour les managers : une meilleure vision qui enlève du stress. Anticiper la bonne tenue des échéances (TVA, IS…). Des éléments pour dialoguer avec les chefs de mission. La possibilité de réagir immédiatement à tout aléa, en réaffectant les ressources, y compris entre les équipes.

Pour les associés : visibilité sur la rentabilité en cours et prévisible (atterrissage) des dossiers. Suivi de l’avancée des missions et des difficultés des collaborateurs. Justifications d’une facturation complémentaire sur les dossiers.

Pour les clients : « Un nouveau client, on le forfaitise, mais dans deux-tiers des cas le montant s’avère insuffisant ! » témoigne l’expert-comptable. Avec Beeye, les prix de missions sont mieux calculés, basés sur le vécu et sur les prévisions intelligentes. Ils peuvent être justifiés tâche par tâche, par exemple pour aider un client à comprendre qu’il y va de son intérêt de communiquer ses pièces en temps et en heure…

Pour les collaborateurs : une meilleure vision de leur planning et un rappel des tâches et des échéances afin de ne rien oublier.

Les prochaines étapes

« A la fin de la période fiscale, nous allons déployer Beeye, en commençant par l’ensemble des collaborateurs de notre pôle expertise-comptable. C’est le cœur de notre métier, et nous avons préféré commencer par le plus complexe.  Sur la base du retour d’expérience de la phase de test, nous disposerons de suffisamment de données pour créer des modèles de tableaux de bord, adaptés à chaque fonction : collaborateur, chef de mission, manager, associé. »

Dans le même temps, le cabinet continue à développer ses services d’ingénierie patrimoniale et d’organisation des transmissions, une spécialité dont Julien Tokarz assure la promotion active en tant que président de CEP - Club Expert Patrimoine.

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