Pour une planification plus impactante : une étude de cas du parcours et de la mise en œuvre de la solution Beeye par AAFCPAs

Pour une planification plus impactante : une étude de cas du parcours et de la mise en œuvre de la solution Beeye par AAFCPAs

L'équipe Beeye - 17 mai 2024 14:41:01
Beeye et Jeremy Hyman Associates ont réalisé une étude de cas conjointe sur AAFCPAs, mettant en lumière comment la mise en œuvre de la solution de gestion des ressources de Beeye a relevé les défis de planification d'AAFCPAs, entraînant des améliorations opérationnelles significatives et une meilleure intégration avec leur outil de gestion de cabinet existant.

 

Contexte


À propos d'AAFCPAs

En tant que cabinet avec une approche « culture d'abord », AAFCPAs est connu non seulement pour servir la niche des entreprises à but non lucratif, mais aussi pour redonner à la communauté par leur intermédiaire.

Avec une histoire remontant à 1973, AAFCPAs compte maintenant 350 employés, et fournit un panel de services d'audit, de fiscalité, de comptabilité, de conseil en stratégie et en informatique, et de gestion de patrimoine à ses clients qui vont des organisations à but non lucratif mentionnées aux entreprises commerciales et aux individus fortunés.

Le cabinet, basé en Nouvelle-Angleterre et classé parmi les 100 premiers par l'IPA, est dirigé par Carla McCall.

Le leadership chez AAFCPAs cherche toujours à innover, que ce soit dans ses services, sa culture et aussi ses solutions internes. Le désir d'améliorer le cabinet est alimenté par la compréhension que faire progresser le cabinet augmentera son impact positif sur la communauté.

La volonté d'innover et d'essayer de nouvelles solutions permet à AAFCPAs de rechercher en toute confiance les meilleures solutions - et non simplement suivre ce que les autres font.


Le défi à relever

Pour AAFCPAs, le défi était la gestion efficace et intelligente des ressources. Bien que la solution à l'époque ait servi le cabinet pendant plusieurs années, il y avait quelques lacunes clés que le cabinet souhaitait combler. Le besoin d'une véritable solution cloud pour servir leur main-d'œuvre distribuée était critique, et le point le plus douloureux était d'adopter leur approche par équipe (ou "pod") pour la planification au sein de leur équipe d'audit.

Dans le cadre de l'accent mis sur la culture chez AAFCPAs, les membres de l'équipe d'audit désignent deux axes par an, en fonction de leurs intérêts. S'assurer que ces intérêts étaient pris en compte dans le processus de planification demandait un travail manuel, ce qui consommait du temps et des ressources.


Solution


Évaluation des options

L'équipe d'AAFCPA, dirigée par la COO Kim Beauchamp, a commencé son processus d'évaluation avec six ou sept produits. Après quelques travaux préliminaires, les finalistes se sont réduits à un groupe de quatre, y compris Beeye. À travers le processus d'évaluation, la gestion de l'approche par équipe était l'élément le plus critique. Naturellement, le prix et le délai de mise en œuvre étaient également des facteurs à prendre en compte.


Faire le choix

Le moment déterminant pour Kim et son équipe chez AAFCPAs est revenu au problème central : la gestion de la planification des équipes. Beeye était la seule solution qui, selon eux, écoutait leurs préoccupations et était prête à personnaliser selon leurs besoins, donnant vie au modèle d'équipe pour AAFCPAs.

Un autre élément crucial de leur choix était l'intégration promise (et réalisée) avec leur outil de gestion de cabinet, Practice Engine. Comme le rappelle Kim, "Nous avons tellement d'outils technologiques, tous les logiciels doivent fonctionner ensemble." La variété des options de personnalisation a également été un atout pour AAFCPAs pour faire leur choix de Beeye en toute confiance.



Mise en œuvre

Beeye était présent tout au long de la mise en œuvre, qui s'est déroulée sur environ 6 semaines de novembre à janvier (avec une pause pour les vacances au milieu). Pendant ce temps, l'équipe est passée de 10 utilisateurs test à environ 200 utilisateurs. Cela a permis de regrouper la planification de l'équipe d'audit et de fiscalité sur la même plateforme. Pendant ce temps, l'intégration avec Practice Engine a également été complétée, permettant aux données du personnel, aux données budgétaires et aux données de saisie de temps réel de circuler de Practice Engine à Beeye.

L'équipe d'AAFCPA a apprécié la rapidité du travail, sans que cela se fasse au détriment des sélections personnalisées et des discussions approfondies. Alors que l'équipe d'audit et de fiscalité est opérationnelle, l'équipe CAS est la dernière pièce du puzzle sur laquelle on travaille actuellement.



Impact


Des retours précoces positifs

Interrogée sur l'impact précoce du produit Beeye sur AAFCPA, Kim Beauchamp a répondu en un mot : "énorme". Il n'a pas fallu beaucoup plus pour creuser davantage. Kim a poursuivi en disant que "le moment Wow pour moi a été lorsque nous avons vu un flux de budget de Practice Engine, ce qui nous a permis de voir combien de temps devait être planifié en fonction du budget/honoraires, puis nous pouvions voir la réalisation par les coûts passés et le temps planifié à venir."

En réunissant les équipes d'audit et de fiscalité dans le même outil, la visibilité partagée a déjà amélioré la communication sur les clients communs. La vue en temps réel des tâches qui pourraient avoir été déplacées, ou des tâches commençant à dépasser les budgets, permet à l'équipe de prendre des décisions dynamiques basées sur des données en temps réel. Ah oui, et moins de réunions pour la planification !

Nous avons également parlé à quelques membres de l'équipe chez AAFCPA. Michelle Ward, l'une des planificatrices de ressources fiscales, a mentionné l'interface visuelle propre et intuitive. Elle a également souligné l'amélioration de la communication et de la transparence entre la planification et les managers, les superviseurs et les managers disposant de données en temps réel sur ce qui est en cours de travail ainsi que sur la disponibilité et la capacité. Cory Black travaille sur la partie planification de l'audit. Son premier commentaire portait sur la réactivité et l'écoute de l'équipe de Beeye, non seulement ils écoutent mais il y a aussi une exécution. Elle apprécie également grandement les vues/filtrages personnalisés qui peuvent être utilisés pour faciliter son travail. 


L'enthousiasme pour le produit Beeye s'étend également à leur Managing Partner, Carla McCall, qui a déclaré : "Notre équipe est super excitée par cette transformation. Dans certains cas, nous utilisons les rapports Beeye plutôt que notre propre système de gestion de cabinet !"


Les Prochains Gains à Réaliser

À l'avenir, l'achèvement de l'intégration du groupe CAS dans Beeye apportera un autre niveau de bénéfice à la centralisation de l'outil de planification. Parmi les autres avantages qu'AAFCPA s'attend à voir avec le temps, on peut citer : une meilleure vision et adaptation lors des changements de personnel (embauches, départs ainsi que promotions) ; une responsabilité accrue des managers avec les demandes de ressources ; et une vision plus claire de la capacité.

Kim et l'équipe d'AAFCPA sont optimistes quant à la croissance de Beeye basée sur le niveau d'écoute et de réactivité de Beeye pendant le processus de mise en œuvre. En regardant vers l'avenir, ils sont enthousiastes face aux opportunités de continuer à obtenir des informations en temps réel, une connectivité de données plus profonde et une facilité de mise à l'échelle continue.


Le Marché des solutions de planification


Un espace unique

Alors que la plupart de l'écosystème technologique de la comptabilité est rempli de solutions très spécifiques à l'industrie, les choix de planification et de gestion des ressources incluent souvent des solutions plus larges destinées à toutes sortes d'entreprises de services.

Beaucoup de solutions spécifiques à la comptabilité sont axées sur la gestion des flux de travail et des tâches, mais n'ont pas la capacité de plonger dans une véritable gestion de la capacité et des projections basées sur le budget et les heures réelles.

Cependant, ce justmeent les spécificités des métiers de l'audit et de la comptabilité qui rendent les solutions plus génériques difficiles d'utilisation. On ne peut que raisonnablement prévoir qu'à mesure que l'IA continue de viser des choses comme la saisie de temps passive/prédictive et le matching de disponibilité des ressources qualifiées, cet espace est à surveiller pour une croissance et une amélioration rapides.

 

Traduction réalisée par Beeye à partir de l'étude de cas rédigée par Jeremy Hyman Associates