« Beeye nous donne une visibilité en temps réel pour équilibrer les charges, comparer les budgets aux temps réels et réduire le temps passé sur les tableurs. »
Alexandra Capbern, Associée
Le défi : unifier la planification de lignes de service différentes
Avant Beeye
DBA est un cabinet d'expertise comptable, d'audit et de conseil de plus de 300 collaborateurs, membre du réseau international HLB. Avant d'adopter Beeye en 2017, l'expertise comptable, l'audit et le conseil fonctionnaient avec des méthodes et des outils de planification disparates, adaptés à leurs besoins spécifiques. Avec la croissance du cabinet, coordonner les charges de travail et partager la capacité entre départements devenait de plus en plus complexe :
- Visibilité limitée sur les charges de travail et la disponibilité des collaborateurs
- Suivi manuel des temps et des absences, source d'erreurs
- Données fragmentées et systèmes non intégrés
L'élément déclencheur
Le cabinet voulait d'abord simplifier la planification et donner aux managers une vue claire et partagée de la capacité des équipes. La multiplication des tableurs et des mises à jour manuelles ralentissait les décisions de staffing, créait de l'administratif inutile et pesait sur la qualité de service aux clients.
DBA avait besoin d'une solution capable d'apporter structure et automatisation au staffing sans sacrifier les spécificités de chaque ligne de service.
La solution : de la planification à la gestion complète des ressources
Le choix de Beeye
DBA a retenu Beeye pour deux raisons principales : la flexibilité et les capacités d'intégration. L'intégration avec la gestion de cabinet Cegid pour les clients, les missions et les données de facturation était essentielle. Beeye offrait aussi un moyen de structurer la planification sans forcer les équipes à abandonner leurs habitudes de travail.
« Beeye est devenu la colonne vertébrale de notre planification. Il connecte tout, les missions, les personnes et les temps, tout en laissant à chaque département la flexibilité dont il a besoin.»
Alexandra Capbern, Associée
Planification
Beeye fournit un planning visuel et partagé pour tous les départements. Les managers peuvent affecter le travail, équilibrer les charges et anticiper les périodes de pointe grâce à une visibilité en direct de la capacité.
Intégration Cegid
Les données clients, missions et collaborateurs se synchronisent automatiquement de Cegid vers Beeye, ce qui élimine la double saisie et garantit la cohérence des données entre systèmes et départements.
Affectations automatisées
Les nouvelles missions créées dans Cegid apparaissent automatiquement dans Beeye avec leur budget et leurs tâches, prêtes à planifier.
Intégration Lucca
Les congés et demandes d'absence du SIRH Lucca apparaissent instantanément dans les plannings et les feuilles de temps Beeye, ce qui évite les conflits de planification.
Extension au pilotage de la performance
Après avoir installé Beeye pour la planification, DBA a commencé à l'utiliser pour suivre les temps réellement passés sur les missions et les comparer aux budgets et aux heures planifiées. Cette évolution permet de suivre la rentabilité projetée en temps réel et d'agir : facturer des travaux complémentaires au client ou ajuster le planning.
« Notre premier objectif était d'unifier la planification, nous voulions simplement faciliter l'établissement des plannings. Mais nous avons vite vu tout ce que nous pouvions faire de plus à mesure que Beeye connectait l'ensemble et devenait notre pont entre les RH, la planification, le suivi des temps et le contrôle financier. »
Laurent Capbern, Associé
L'impact : une collaboration rentable
« Ce qui a commencé comme un outil de planification est devenu une plateforme de pilotage. Nous voyons désormais les demandes d'absence, l'avancement des missions et la rentabilité quasiment en temps réel, c'est un vrai pas en avant. »
Laurent Capbern, Associé
Fiabilité et efficacité
Le flux de données automatisé entre Beeye, Cegid et Lucca a éliminé les tableurs et la saisie manuelle, réduit les erreurs et accéléré le staffing des tâches.
Visibilité sur la capacité
Les managers disposent d'une vision en temps réel des disponibilités dans leur équipe et dans les équipes voisines, et de rapports simples sur l'avancement des tâches, pour des décisions de staffing plus rapides et plus objectives.
Gestion de la charge
Les mises à jour en temps réel des plannings et des missions permettent d'anticiper les périodes de pointe et de rééquilibrer la charge à mesure que les échéances et les absences évoluent.
Maîtrise des marges
Avec le suivi des temps et le pilotage budgétaire aux côtés des plannings dans Beeye, DBA est passé d'une planification réactive à un pilotage proactif de la performance. Les managers voient si une mission est rentable pendant qu'elle est encore en cours et peuvent agir pour rester dans la cible.
Planification à l'avance
Chaque année, le cabinet reconduit sa planification sans effort. Grâce à l'intégration de Beeye avec Cegid, les missions sont renouvelées automatiquement et le planning de l'année précédente est repris puis ajusté au besoin.
« Beeye nous a donné une base pour grandir. Une fois la planification unifiée entre les départements, ajouter le suivi des temps et le pilotage de la rentabilité était l'étape suivante naturelle. C'est là que notre maturité et nos résultats ont vraiment accéléré. »
Alexandra Capbern, Associée
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