Plan de charge des cabinets sur IRIS Practice Engine, Star et IFM
Les solutions IRIS tiennent le registre du cabinet : clients, missions, temps et facturation. Beeye planifie qui travaille sur quelle mission, et quand. Une fois les outils connectés, le plan de charge part de ce qu’elles savent déjà.
En bref
Comment Beeye fonctionne avec les solutions IRIS
Beeye se connecte aux solutions IRIS, et les deux restent synchronisés automatiquement, aussi souvent que le cabinet le souhaite : collaborateurs, clients, missions, tâches, honoraires des missions et temps réels. IRIS reste le système de référence ; Beeye s’appuie sur ces données pour décider qui travaille sur quelle mission, et quand, selon la capacité de chacun et les honoraires de chaque mission.
Plus de double saisie
Les nouveaux collaborateurs, clients et missions arrivent dans Beeye à la synchronisation suivante. Personne ne ressaisit une mission avant de pouvoir la planifier.
Honoraires, temps passé et temps planifié, côte à côte
Les honoraires et les temps réels viennent d’IRIS, Beeye ajoute le temps encore planifié. Vous voyez où chaque mission va atterrir tant qu’il est encore temps d’agir.
Un plan qui suit IRIS
Chacun garde le poste et le service que lui donne IRIS, et une mission clôturée dans IRIS est archivée dans Beeye.
Les données
Ce qui se synchronise entre IRIS et Beeye
IRIS et Beeye restent synchronisés automatiquement. Chaque type de donnée peut être activé ou non, et la correspondance des champs, champs personnalisés compris, est convenue avec vous au démarrage.
| Dans IRIS | Dans Beeye | Ce qu’en font les planificateurs |
|---|---|---|
| Collaborateurs | Les personnes, avec nom, e-mail, poste, service et sous-service, et l’associé et le manager dont elles relèvent | Qui peut être planifié, et dans quelle équipe |
| Clients | Les clients, avec codes, bureau, associé et manager, statut, date de clôture, secteur et groupe | Filtrer et regrouper le plan par bureau, associé, secteur ou date de clôture |
| Missions | Les missions, avec client, code mission, service, période et catégorie, et leurs associé, manager et chef de mission | Le travail à staffer, avec ses responsables |
| Valeur de la mission | Les honoraires de la mission | Combien de temps la mission peut absorber avant d’entamer sa marge |
| Tâches | Les tâches, avec responsable, statut et date de début | Planifier à la tâche, pas seulement à la mission |
| Saisies de temps | Les temps réels de chaque mission | Le temps passé, comparé aux honoraires et à ce qui était planifié |
Gérés dans Beeye
Compétences, disponibilités, taux de facturation et planning lui-même sont gérés dans Beeye.
Qui fait quoi
IRIS tient le registre. Beeye planifie le travail.
IRIS reste la référence pour
- les clients et les missions
- la saisie des temps
- la facturation et les en-cours
- la valeur de chaque mission
Beeye décide
- qui travaille sur quelle mission, et quand
- la capacité entre services et bureaux
- honoraires, temps passé et temps encore planifié, côte à côte
- la haute saison, des semaines ou des mois à l’avance
Beeye ne fait ni facturation, ni paie, ni conformité. Il complète l’environnement IRIS du cabinet plutôt que de le concurrencer, et plus le cabinet s’appuie sur IRIS, plus le plan a de matière. Voir ce que fait Beeye.
Mise en place
Comment la connexion est mise en place
Configurée avec votre équipe au démarrage, la connexion fonctionne ensuite toute seule.
- 01
Connecter
Un administrateur Beeye saisit les paramètres de connexion de votre environnement IRIS, puis teste la connexion.
- 02
Choisir ce qui se synchronise
Activez ou non chaque type de donnée, choisissez les services à importer et associez les champs d’IRIS à ceux de Beeye, y compris vos champs personnalisés. Les collaborateurs inactifs et les clients perdus restent à l’écart.
- 03
Laisser tourner
Les synchronisations s’exécutent ensuite automatiquement, aussi souvent que votre cabinet le souhaite. Un historique montre chaque exécution, ce qu’elle a apporté et si elle a réussi.
- 04
Planifier sur les données IRIS
Les nouvelles missions et les nouveaux collaborateurs apparaissent seuls dans Beeye, et vos planificateurs travaillent sur les mêmes données que le reste du cabinet.
Seuls les administrateurs Beeye peuvent voir ou modifier la connexion et la correspondance des champs. Comment Beeye protège vos données.
Ils en parlent
Des cabinets qui planifient sur les données IRIS avec Beeye
Aux États-Unis, au Royaume-Uni et au Canada, des cabinets planifient leurs équipes sur les données IRIS avec Beeye. Au Royaume-Uni, Larking Gowen (récit en anglais) fait remonter les temps et la facturation d’IRIS dans Beeye pour comparer ce qui était planifié à ce qui a été réalisé, sans double saisie.
Le moment Wow pour moi a été lorsque nous avons vu un flux de budget de Practice Engine, ce qui nous a permis de voir combien de temps devait être planifié en fonction du budget/honoraires, puis nous pouvions voir la réalisation par les coûts passés et le temps planifié à venir.
Kim BeauchampPartner and Chief Operating Officer · AAFCPAs
Nous avons plusieurs synchronisations par jour pour faire remonter nos clients, nos mandats et nos données de ressources dans le système, afin que tout soit fluide et transparent pour nos utilisateurs.
Questions
Questions fréquentes
Beeye s’intègre-t-il aux solutions IRIS ?
Oui. Beeye se connecte aux solutions IRIS, et les deux restent synchronisés automatiquement, aussi souvent que le cabinet le souhaite : collaborateurs, clients, missions, tâches, honoraires des missions et temps réels. Les cabinets planifient leurs équipes sur les mêmes données que celles qui servent aux temps et à la facturation.
Quelles données se synchronisent entre IRIS et Beeye ?
Collaborateurs, clients, missions, tâches, valeur de chaque mission et temps réels. Chaque type de donnée peut être activé ou non, et la correspondance entre champs d’IRIS et champs de Beeye, champs personnalisés compris, est convenue au démarrage.
Peut-on choisir ce qui se synchronise ?
Oui. Les données synchronisées, et leur correspondance dans Beeye, sont convenues avec chaque cabinet au démarrage. S’il vous faut des données absentes de cette liste, parlez-nous-en.
Les budgets des missions sont-ils importés ?
Oui, sous la forme de la valeur de chaque mission : elle devient les honoraires de la mission dans Beeye, qui indiquent aux planificateurs combien de temps la mission peut absorber. Beeye affiche ensuite côte à côte les honoraires, le temps passé et le temps encore planifié.
Les compétences et les taux sont-ils importés ?
Non. Compétences, disponibilités, taux de facturation et planning lui-même sont gérés dans Beeye. Les taux de facturation suivent par défaut le poste de chacun.
À quelle fréquence les données se synchronisent-elles ?
Aussi souvent que votre cabinet en a besoin : la fréquence de synchronisation est réglée pour chaque cabinet, puis les synchronisations s’exécutent automatiquement. Personne dans votre équipe n’exporte ni n’importe de fichiers, et un historique montre le résultat de chaque exécution.
Beeye remplace-t-il IRIS ?
Non. IRIS reste le registre des clients, des missions, des temps et de la facturation. Beeye ne fait ni facturation, ni paie, ni conformité : il planifie le travail qu’IRIS enregistre.
Combien de temps prend la mise en place ?
La connexion est configurée pendant le démarrage, avec le reste du déploiement. Chez AAFCPAs, elle a été réalisée au cours d’un déploiement d’environ six semaines qui a fait passer Beeye de 10 utilisateurs de test à environ 200.
IRIS, IRIS Practice Engine, IRIS Star et IRIS IFM sont des marques d’IRIS Software Group.
Voyez vos propres missions planifiées dans Beeye.
Apportez une mission d’IRIS. Nous vous montrons comment elle arrive dans Beeye : qui fait le travail, quand, et face à quels honoraires.
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