Vous voulez tirer un maximum de votre système de feuilles de temps et le rendre moins fastidieux pour vos employés ? Voici 10 bonnes pratiques à l’efficacité démontrée que vous pouvez mettre en place dès maintenant.

 Avant de commencer, si vous souhaitez télécharger notre modèle de feuille de temps Excel, n'hésitez pas à consulter notre article sur le sujet !

1. Réfléchissez aux catégories d’activités que vous voulez suivre

Avant d’implémenter un processus de feuilles de temps, vous devez bien définir sa structure, et les catégories d’activités où vous voulez opérer un suivi. C’est une étape importante à ne pas négliger, et qui n’est pas aussi simple qu’on pourrait le croire à première vue.

Certaines catégories sont simples à définir, notamment lorsque l’on travaille sur un projet bien cadré. Tout le temps passé sur des activités liées à ce projet doit être enregistré dans ce projet, que ce soit le temps passé à traiter des courriels, ou le temps passé en rencontres. Il faut également réfléchir au niveau de détail dont vous avez besoin. Voulez-vous connaître le temps passé par projet ? Ou avez-vous besoin de pouvoir suivre le temps passé sur chaque livrable, sur chaque phase, ou sur chaque activité ? Ce qui nous amène à notre point suivant. 

2. Gardez une feuille de temps aussi simple que possible

Enregistrer son temps par incréments de 15 minutes peut être un véritable cauchemar, et une perte de temps considérable pour les employés. Autrement dit, c’est précisément ce que nous cherchons à éviter en instaurant un système de feuilles de temps.

Je me souviens avoir travaillé dans une agence qui nous obligeait à faire un suivi extrêmement précis du temps pour ses clients. Les après-midis du vendredi n’étaient plus qu’une déprimante séance de torture.

C’était en partie à cause du logiciel bogué qu’ils utilisaient (malheureusement, Beeye n’était pas encore là), mais aussi au niveau de détail exigé des employés. Si remplir votre feuille de temps vous prend des heures, ça n’en vaut pas la peine.

Il faut trouver le juste équilibre entre la précision et la flexibilité — évitez donc de demander des détails dont vous n’avez pas réellement besoin.

3. Clarifiez la structure et les catégories pour tout le monde

Pensez à la façon dont vous passez vos journées, et vous remarquerez vite qu’il n’est pas facile de catégoriser tout ce que vous faites. Les courriels, les appels, les interruptions, les rencontres : beaucoup d’activités ne sont pas toujours liées clairement à un projet particulier.

Pour suivre ce genre de tâches, vous pourriez être tenté de définir une catégorie pour les tâches « administratives ». Mais attention de ne pas transformer cette catégorie en fourre-tout. C’est un danger réel qui a tendance à s'empirer avec le temps.

C’est pourquoi vous devez clarifier ce qui peut et ce qui ne peut pas être ajouté dans cette catégorie, ainsi qu’essayer de définir des catégories plus précises lorsqu’elles représentent beaucoup de temps.

Par exemple, vous pourriez vous rendre compte qu’un grand nombre d’heures de formation a été enregistré dans la catégorie « administratif » : c’est l’occasion de créer une nouvelle catégorie « formation ». Autre avantage : vous pourriez être tenu par la loi d’investir une certaine part de votre masse salariale dans la formation. Créer une telle catégorie vous aidera à opérer un suivi plus facilement.

Quelle que soit la structure que vous choisissez, assurez-vous de communiquer ce qui entre dans chaque catégorie. Il n’est pas rare de se rendre compte que chacun a une conception différente du sens de chaque catégorie après plusieurs mois d’utilisation. Ce qu’une personne va mettre dans les tâches administratives pourrait être vu comme faisant partie d’un projet pour une autre (par exemple une rencontre).

4. Liez activités et projets autant que possible 

Lier les activités à leurs projets permet une meilleure reddition de compte. De cette façon, vous aurez une vision claire des efforts dépensés sur vos projets, ainsi que de leur rentabilité. Les rencontres et les courriels liés à un projet doivent être comptabilisés comme appartenant à ce projet, et non pas à des tâches administratives génériques (même si ces activités peuvent ressembler à du travail administratif).

Une meilleure intégration des bonnes pratiques en matière de gestion de projets vous aidera à améliorer le cadre et la portée de vos ceux-ci afin d'affiner l'allocation du temps.

5. Expliquez la valeur des feuilles de temps

Il y a des avantages immenses à utiliser des feuilles de temps. Assurez-vous de bien les expliquer à vos employés, pour qu’ils n’y voient pas une tâche pénible et fastidieuse supplémentaire dans leur journée.

Soyons clairs : personne n’aime remplir une feuille de temps. Mais comme la plupart des activités obligatoires, elles sont bien moins pénibles si l’on sait pourquoi on les fait. Pourquoi demandez-vous à vos employés de remplir des feuilles de temps ? Est-ce pour suivre la rentabilité de vos projets ? Pour vous aider à obtenir des crédits d’impôt ? Pour avoir une plus grande visibilité sur ce qui se passe dans votre organisation ? Pour facturer vos clients ?

Où que soit la valeur pour vous, il faut que vos employés en soient conscients pour qu’ils collaborent plus volontiers.

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6. Utilisez l’information que vous récoltez

Le pire pour un employé à qui l’on demande de remplir une feuille de temps est d’avoir l’impression de le faire pour rien. Si vous demandez à vos employés d’utiliser leur temps précieux à remplir des feuilles de temps, par pitié, utilisez cette information (sinon, abandonnez la feuille de temps).

Une bonne idée serait de montrer à vos employés les tableaux de bord et les graphiques issus des données qu’ils vous fournissent lors de vos rencontres. De cette façon, votre équipe verra l’intérêt d’un suivi du temps tout en obtenant des informations utiles de la façon dont l’entreprise répartit ses efforts. 

7. Faites-en quelque chose d’utile pour les employés

Savoir sur quelles activités une organisation passe son temps aussi utile aux employés qu’aux gestionnaires.

À Beeye, nous encourageons tous les utilisateurs à accéder aux tableaux de bord et aux rapports. Les employés apprécient beaucoup de savoir de façon précise sur quoi ils ont passé leur temps la semaine, le mois, le trimestre, ou l’année passée. Cette information peut ensuite être utilisée lors de rencontre avec les gestionnaires pour les évaluations de performance. Elle simplifie également le processus, puisque les gestionnaires ont accès en un coup d’œil aux résultats obtenus sur la période.

Les employés ne devraient pas être forcés de remplir une feuille de temps s’ils ne reçoivent pas en retour une version exploitable de ces données une fois traitées, sous forme de rapport et des graphiques qui résument l’information à haut niveau.

8. Fixez des objectifs et réexaminez-les périodiquement

Vous pouvez fixer des objectifs relatifs à la façon dont vous voulez utiliser le temps dans votre organisation. Le temps est la plus précieuse des ressources, et il n’est pas dans votre intérêt de le gaspiller sur des activités sans valeur ajoutée.

Par exemple, vos objectifs pourraient inclure un maximum pour les tâches administratives, ou un minimum pour certains types d’activités (projets ou heures facturables). Une bonne idée est de commencer par établir un objectif réaliste, puis de travailler à améliorer ces objectifs à l’avenir.

Faites attention à ne pas fixer des objectifs irréalistes qui pourraient avoir des effets néfastes. Dépenser 100% de votre temps sur des activités facturables, par exemple, n’est pas un objectif réaliste. Pour passer 40 heures sur des activités facturables, vos employés devraient sans doute travailler 60 heures par semaine : un objectif à la fois irréaliste, contre-productif, et intenable à long terme.

C’est pourtant exactement ce qu’on observe dans certains cabinets de conseil ou d’avocats. La conclusion : il faut être conscient que pour chaque heure facturable, du temps devra être dépensé sur des activités non facturables. Veillez aussi à fixer des objectifs réalistes et cohérents avec la culture que vous voulez générer au sein de votre entreprise.

9. Rendez la feuille de temps obligatoire et intégrez-la aux objectifs des employés

Si vous voulez vous assurer que les employés remplissent leur feuille de temps rigoureusement et au bon moment, intégrez cette tâche à leurs objectifs annuels. Après tout, elle fait partie de leur travail.

Nous avons remarqué que lorsque le suivi du temps fait partie des objectifs d’un employé, les feuilles de temps sont remplies au bon moment beaucoup plus souvent.

Soyez implacable lorsque vous mettez en place ce nouveau processus jusqu’à ce qu’il fasse partie des habitudes des employés. Si vous implantez un suivi du temps pour la première fois, soyez particulièrement strict au début, puisque les comportements vont rapidement se stabiliser, et seront plus difficiles à changer par la suite. 

10. Nommez un responsable pour cette initiative

Un facteur clé de succès pour pour implanter un système de suivi du temps et de nommer un responsable. Le responsable ne doit pas nécessairement être un gestionnaire. En fait, il est plus efficace de donner cette responsabilité à un super-utilisateur ou à un assistant administratif motivé. Ils seront mieux adaptés que vous pour ce travail et pourront s’assurer que tout le monde suit bien le processus.

Nous avons remarqué chez nos utilisateurs que les assistants remplissaient parfaitement cette fonction. En envoyant l’information aux nouveaux utilisateurs ainsi que des rappels à tout le monde, ils participent activement au succès du processus dans son ensemble.

Et vous, quelles bonnes pratiques avez-vous mises en place ? Dites-le-nous dans les commentaires !

Si vous cherchez la meilleure solution pour le suivi de votre temps, jetez un œil aux fonctionnalités de notre outil, ou regardez cette courte présentation de quelques minutes.