Vous voulez tirer un maximum de votre système de feuilles de temps et le rendre moins fastidieux pour vos employés ? Voici 10 bonnes pratiques à l’efficacité démontrée que vous pouvez mettre en place dès maintenant.
Avant de commencer, si vous souhaitez télécharger notre modèle de feuille de temps Excel, n'hésitez pas à consulter notre article sur le sujet !
1. Réfléchissez aux catégories d’activités que vous voulez suivre
Avant d’implémenter un processus de feuilles de temps, vous devez bien définir sa structure, et les catégories d’activités où vous voulez opérer un suivi. C’est une étape importante à ne pas négliger, et qui n’est pas aussi simple qu’on pourrait le croire à première vue.
Certaines catégories sont simples à définir, notamment lorsque l’on travaille sur un projet bien cadré. Tout le temps passé sur des activités liées à ce projet doit être enregistré dans ce projet, que ce soit le temps passé à traiter des courriels, ou le temps passé en rencontres. Il faut également réfléchir au niveau de détail dont vous avez besoin. Voulez-vous connaître le temps passé par projet ? Ou avez-vous besoin de pouvoir suivre le temps passé sur chaque livrable, sur chaque phase, ou sur chaque activité ? Ce qui nous amène à notre point suivant.
2. Gardez une feuille de temps aussi simple que possible
Enregistrer son temps par incréments de 15 minutes peut être un véritable cauchemar, et une perte de temps considérable pour les employés. Autrement dit, c’est précisément ce que nous cherchons à éviter en instaurant un système de feuilles de temps.
Je me souviens avoir travaillé dans une agence qui nous obligeait à faire un suivi extrêmement précis du temps pour ses clients. Les après-midis du vendredi n’étaient plus qu’une déprimante séance de torture.
C’était en partie à cause du logiciel bogué qu’ils utilisaient (malheureusement, Beeye n’était pas encore là), mais aussi au niveau de détail exigé des employés. Si remplir votre feuille de temps vous prend des heures, ça n’en vaut pas la peine.
Il faut trouver le juste équilibre entre la précision et la flexibilité — évitez donc de demander des détails dont vous n’avez pas réellement besoin.
3. Clarifiez la structure et les catégories pour tout le monde
Pensez à la façon dont vous passez vos journées, et vous remarquerez vite qu’il n’est pas facile de catégoriser tout ce que vous faites. Les courriels, les appels, les interruptions, les rencontres : beaucoup d’activités ne sont pas toujours liées clairement à un projet particulier.
Pour suivre ce genre de tâches, vous pourriez être tenté de définir une catégorie pour les tâches « administratives ». Mais attention de ne pas transformer cette catégorie en fourre-tout. C’est un danger réel qui a tendance à s'empirer avec le temps.
C’est pourquoi vous devez clarifier ce qui peut et ce qui ne peut pas être ajouté dans cette catégorie, ainsi qu’essayer de définir des catégories plus précises lorsqu’elles représentent beaucoup de temps.
Par exemple, vous pourriez vous rendre compte qu’un grand nombre d’heures de formation a été enregistré dans la catégorie « administratif » : c’est l’occasion de créer une nouvelle catégorie « formation ». Autre avantage : vous pourriez être tenu par la loi d’investir une certaine part de votre masse salariale dans la formation. Créer une telle catégorie vous aidera à opérer un suivi plus facilement.
Quelle que soit la structure que vous choisissez, assurez-vous de communiquer ce qui entre dans chaque catégorie. Il n’est pas rare de se rendre compte que chacun a une conception différente du sens de chaque catégorie après plusieurs mois d’utilisation. Ce qu’une personne va mettre dans les tâches administratives pourrait être vu comme faisant partie d’un projet pour une autre (par exemple une rencontre).
4. Liez activités et projets autant que possible
Lier les activités à leurs projets permet une meilleure reddition de compte. De cette façon, vous aurez une vision claire des efforts dépensés sur vos projets, ainsi que de leur rentabilité. Les rencontres et les courriels liés à un projet doivent être comptabilisés comme appartenant à ce projet, et non pas à des tâches administratives génériques (même si ces activités peuvent ressembler à du travail administratif).
Une meilleure intégration des bonnes pratiques en matière de gestion de projets vous aidera à améliorer le cadre et la portée de vos ceux-ci afin d'affiner l'allocation du temps.
5. Expliquez la valeur des feuilles de temps
Il y a des avantages immenses à utiliser des feuilles de temps. Assurez-vous de bien les expliquer à vos employés, pour qu’ils n’y voient pas une tâche pénible et fastidieuse supplémentaire dans leur journée.
Soyons clairs : personne n’aime remplir une feuille de temps. Mais comme la plupart des activités obligatoires, elles sont bien moins pénibles si l’on sait pourquoi on les fait. Pourquoi demandez-vous à vos employés de remplir des feuilles de temps ? Est-ce pour suivre la rentabilité de vos projets ? Pour vous aider à obtenir des crédits d’impôt ? Pour avoir une plus grande visibilité sur ce qui se passe dans votre organisation ? Pour facturer vos clients ?
Où que soit la valeur pour vous, il faut que vos employés en soient conscients pour qu’ils collaborent plus volontiers.
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