Lorsqu'on commence à s'intéresser de plus près à la gestion, que ce soit pour soi-même, pour son équipe, ou pour toute son entreprise, le besoin en outils appropriés se fait ressentir. Comme l'offre en outils de gestion est pléthorique, et dépend de vos besoins, de votre maturité en gestion, ou de la taille de votre entreprise, ce petit guide vous donnera une vision d'ensemble du paysage des logiciels de gestion afin de mieux vous y retrouver.

Commencer pas à pas : la gestion de tâches

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La première étape de la gestion, c'est de se gérer soi-même. Et l'outil idéal pour ça, c'est le gestionnaire de tâches.

Comme son nom le suggère, le but du gestionnaire de tâche est d'établir un suivi des tâches que vous accomplissez ou devez accomplir pour que vous sachiez à chaque instant ce sur quoi vous devriez travailler.

Sous un nom peut-être imposant, la « gestion de tâches », ça peut être aussi simple qu'une liste de tâches notées sur une feuille, que vous cochez au fur et à mesure (c'est ce que font un grand nombre de gens). Bien sûr, des applications permettent aujourd'hui de faire la même chose sur votre ordinateur ou votre téléphone, avec plus ou moins d'options superflues.

Le but fondamental de la gestion de tâches et de ces applications, c'est de vous rendre aussi productif que possible : faire davantage de tâches, mieux les prioriser et travailler sur les plus importantes, sans perdre de temps.

Crise de croissance : quand la gestion de tâches ne suffit plus

Même si la gestion de tâches vous permettra de mettre le pied à l'étrier et d'améliorer votre productivité personnelle, elle reste tout de même limitée, en particulier si vous voulez gérer plus que vos tâches personnelles.

  • Difficulté à gérer la complexité et l'incertitude : Que se passe-t-il si votre tâche est de "Trouver une solution au problème X" ? Devriez-vous y travailler jusqu'à avoir trouvé la solution ? Devriez-vous demander à quelqu'un de vous aider ? Devriez-vous décomposer cette tâche et la partager avec des collègues ? La gestion de tâches fonctionne bien lorsque cette analyse a été faite rigoureusement au préalable, mais c'est un travail en soi. 
  • Pas de gestion des interdépendances : Que se passe-t-il si une tâche requiert l'approbation de quelqu'un avant de passer à la suite ? Est-ce que vous devez attendre avant de passer à la tâche suivante ? La gestion de tâche excelle lorsqu'il s'agit de gérer des tâches simples, atomiques, sans dépendances. Dès que les tâches deviennent plus complexes et impliquent d'autres parties prenantes, les applications de gestion de tâches deviennent inefficaces.
  • Pas de gestion des ressources : Que se passe-t-il se vous êtes débordé et que vous ne pouvez pas accomplir cette tâche maintenant ? Qui est disponible pour la faire à votre place ? D'ailleurs, est-ce que vous êtes la personne la plus qualifiée pour faire cette tâche ? La gestion de tâches est une compétence personnelle. Mais lorsqu'on travaille en équipe, il y a d'autres facteurs à prendre en compte : disponibilité des membres de l'équipe, compétences, priorité de la tâche, etc.
  • Pas d'intelligence d'affaires : Quel type de tâche vous a pris le plus de temps la semaine dernière ? Est-ce que vous devriez confier cette tâche à quelqu'un d'autre ? Est-ce que vous avez accompli toutes les tâches que vous vouliez ? Même si la gestion de tâches est une discipline utile au jour le jour, toute l'information qu'elle produit n'est que rarement analysée, et elle débouche rarement sur des apprentissages utiles.

Comme vous pouvez le voir, lorsque vos tâches contiennent de l'incertitude, qu'elles dépendent les unes des autres, ou simplement qu'elles impliquent trop de personnes (plus de 5), la gestion de tâches ne suffit pas toujours.

En résumé : les applications de gestion de tâches peuvent vous apporter une discipline salutaire dans la gestion de vos tâches à court terme ou au jour le jour. Cette discipline vous aidera à accroître votre productivité en gardant l'oeil sur vos tâches actuelles et à venir. Mais les applications de gestion de tâches ont tendance à n'offrir que peu de possibilités d'analyse, et manquent de fonctionnalités qui sont nécessaires dès que vous travaillez dans des équipes plus grandes ou sur de plus grands projets. C'est là qu'interviennent les applications de gestion de projets.

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Petit projet deviendra grand: les logiciels de gestion de projets

Quand vous devez gérer plusieurs tâches et plusieurs membres de votre équipe, les choses peuvent rapidement devenir... ingérables avec une application de gestion de tâches basique. 

Bien sûr, vous pouvez assigner des tâches aux membres de votre équipe, mais comment gérer la planification ? Qui devrait travailler sur une tâche donnée ? Est-ce que leur charge de travail est trop grande ? Est-ce qu'ils vont arriver à livrer en temps et en heures ? Il est difficile (voire impossible) de répondre à ces questions si vous n'avez pas les outils pour le faire.

Le but n'est pas simplement d'accomplir des tâches, mais de décider quelles tâches devraient être accomplies, dans quel ordre, et pourquoi.

Si vous voulez aller au-delà de la simple gestion de tâches, vous allez passer au niveau supérieur en granularité, et grouper ces tâches par projet. Pour gérer ces projets, vous allez utiliser des applications qui appartiennent à la catégorie  — surprise — des outils de "gestion de projet."

Le but principal des outils de gestion de projet est de vous donner une visibilité totale sur ce qui se passe dans votre équipe ou votre entreprise. Cette vue qui englobe tout vous permettra d'adopter une approche plus stratégique en vous donnant plus d'information, mais aussi plus de fonctionnalités spécifiques à la gestion de projet pour en tirer parti (par exemple, des diagrammes de Gantt).

Les fournisseurs d'outils de gestion de projet peuvent avoir un avis plus ou moins arrêté sur les meilleures pratiques (par exemple, Basecamp refuse d'implémenter des fonctions "classiques" de la gestion de projet, comme les diagrammes de Gantt), mais ils ont tendance à offrir des possibilités inaccessibles aux outils de gestion de tâches, comme une analyse de données plus poussée (comparer les efforts estimés et réels, produire des rapports complexes), la gestion des ressources (qui travaille sur quel projet, comment équilibrer la charge de travail, etc.), ainsi que l'interdépendance des tâches et ses conséquences sur la planification (est-ce que la tâche A peut être accomplie avant que la tâche B soit terminée ?).

Logiciels de gestion : peut-on aller trop loin?

Même si la valeur ajoutée des logiciels de gestion de projets est démontrée pour gérer des tâches complexes avec de grandes équipes ou sur des longues durées, ils représentent eux-mêmes une complexité additionnelle, et peuvent amener leur lot de problèmes spécifiques.

  • Suivi incomplet des efforts : les logiciels de gestion de projets ne sont pas adaptés à toutes les tâches. Si vous n'avez besoin que d'une check-list, utiliser un logiciel de gestion de projet sera excessif. Ça signifie que les petites tâches (qui ne sont pas considérées comme des projets en soi), qui peuvent être suivies avec une liste de tâches ou des PostIts, ne seront pas suivies avec votre solution de gestion de projets, ce qui vous donnera une vision biaisée de la façon dont vous dépensez votre temps.
  • Besoin de compétences avancées : la gestion de projet n'est pas qu'un outil, c'est avant tout une discipline qui demande des connaissances et une formation. Si votre équipe manque de maturité en gestion de projets, acheter un outil de gestion de projet flambant neuf ne va pas compenser vos lacunes. Gérer la complexité requiert des compétences complexes.
  • Coûts additionnels : S'il est facile de trouver des gestionnaires de tâches gratuits (ou d'utiliser un stylo et du papier pour faire la même chose), les logiciels de gestion de projets peuvent rapidement devenir onéreux, et même devenir un investissement substantiel pour les grandes entreprises qui gèrent de gros portefeuilles de projets. D'autres coûts doivent aussi être pris en compte, car la gestion de projet peut ajouter de la complexité à vos opérations.

En résumé : Quand les choses deviennent trop complexes pour une simple application de gestion de tâches, les logiciels de gestion de projets peuvent vous offrir les outils nécessaires pour gérer cette complexité. Cependant, gérer cette complexité a un prix, et il n'est pas toujours aisé de définir l'outil idéal pour chaque situation.

Et si vous n'aviez pas à choisir ?

Peut-on avoir le beurre et l'argent du beurre ?

S'il fallait résumer la situation, on pourrait dire que : 

  • Les outils de gestion de tâches peuvent augmenter votre productivité au quotidien, mais ils se cantonnent à des activités simples, sans dépendances, et vous offrent peu de possibilités d'analyse.
  • Les outils de gestion de projets sont plus puissants et permettent davantage d'analyses, mais ils peuvent être lourds, et ne sont donc pas utilisés pour le suivi des tâches plus simples. Les données qui en sont extraites ne donnent pas une vue globale des efforts de vos équipes, ce qui vous empêche de prendre des décisions en toute connaissance de la situation.

Une façon d'éviter ce problème serait d'utiliser les deux types de logiciels, comme le font de nombreuses entreprises. Mais cette approche présente deux problèmes :

  • Problèmes de répartition : Qu'est-ce qu'une tâche ? Qu'est-ce qu'un projet ? Parfois, l'un peut être pris pour l'autre, ce qui complique le suivi de l'information pour vous. 
  • Problèmes d'intégration : L'information présente dans votre gestionnaire de tâches n'apparaît pas toujours dans votre logiciel de gestion de projets, ce qui vous donne une vision biaisée de ce sur quoi vos équipes travaillent. Vous allez devoir intégrer les deux systèmes vous-mêmes pour avoir une vue de l'intégralité de vos efforts.

Pour éviter tous ces problèmes, Beeye a dû faire des choix pour offrir la meilleure combinaison d'avantages parmi ces deux approches :

  • Suivez l'intégralité des efforts : Si vous voulez gérer vos activités de façon optimale, vous ne pouvez pas perdre de vue la façon dont tout votre temps est utilisé. Ça signifie que vous devez effectuer un suivi de toutes vos activités, qu'elles soient liées à des projets ou non. C'est en ayant accès à toute cette information que vous pouvez prendre des décisions rationnelles sur la façon d'assigner vos ressources, sur les activités à favoriser, et celles à limiter.
  • Restez simple : Si vous voulez suivre toutes vos activités, les choses doivent rester gérables. La plupart des outils de gestion de projets sont bien trop compliqués pour imaginer y suivre toutes vos activités. Dans Beeye, tout peut être suivi car le niveau de détail reste aussi limité que possible, tout en conservant toute l'information utile sur chaque projet ou activité.

Comme vous pouvez le voir, même si le paysage est dominé par deux grandes catégories (gestion de tâches, gestion de projets), une troisième voie peut être empruntée, qui offre un meilleur équilibre entre les avantages de deux solutions tout en évitant les écueils qui peuvent mener à de mauvaises décisions.

Si vous voulez voir comment l'approche de Beeye peut fonctionner pour vous, demandez une démonstration gratuite ici.