Lorsqu'on commence à s'intéresser de plus près à la gestion, que ce soit pour soi-même, pour son équipe, ou pour toute son entreprise, le besoin en outils appropriés se fait ressentir. Comme l'offre en outils de gestion est pléthorique, et dépend de vos besoins, de votre maturité en gestion, ou de la taille de votre entreprise, ce petit guide vous donnera une vision d'ensemble du paysage des logiciels de gestion afin de mieux vous y retrouver.
Commencer pas à pas : la gestion de tâches
La première étape de la gestion, c'est de se gérer soi-même. Et l'outil idéal pour ça, c'est le gestionnaire de tâches.
Comme son nom le suggère, le but du gestionnaire de tâche est d'établir un suivi des tâches que vous accomplissez ou devez accomplir pour que vous sachiez à chaque instant ce sur quoi vous devriez travailler.
Sous un nom peut-être imposant, la « gestion de tâches », ça peut être aussi simple qu'une liste de tâches notées sur une feuille, que vous cochez au fur et à mesure (c'est ce que font un grand nombre de gens). Bien sûr, des applications permettent aujourd'hui de faire la même chose sur votre ordinateur ou votre téléphone, avec plus ou moins d'options superflues.
Le but fondamental de la gestion de tâches et de ces applications, c'est de vous rendre aussi productif que possible : faire davantage de tâches, mieux les prioriser et travailler sur les plus importantes, sans perdre de temps.
Crise de croissance : quand la gestion de tâches ne suffit plus
Même si la gestion de tâches vous permettra de mettre le pied à l'étrier et d'améliorer votre productivité personnelle, elle reste tout de même limitée, en particulier si vous voulez gérer plus que vos tâches personnelles.
- Difficulté à gérer la complexité et l'incertitude : Que se passe-t-il si votre tâche est de "Trouver une solution au problème X" ? Devriez-vous y travailler jusqu'à avoir trouvé la solution ? Devriez-vous demander à quelqu'un de vous aider ? Devriez-vous décomposer cette tâche et la partager avec des collègues ? La gestion de tâches fonctionne bien lorsque cette analyse a été faite rigoureusement au préalable, mais c'est un travail en soi.
- Pas de gestion des interdépendances : Que se passe-t-il si une tâche requiert l'approbation de quelqu'un avant de passer à la suite ? Est-ce que vous devez attendre avant de passer à la tâche suivante ? La gestion de tâche excelle lorsqu'il s'agit de gérer des tâches simples, atomiques, sans dépendances. Dès que les tâches deviennent plus complexes et impliquent d'autres parties prenantes, les applications de gestion de tâches deviennent inefficaces.
- Pas de gestion des ressources : Que se passe-t-il se vous êtes débordé et que vous ne pouvez pas accomplir cette tâche maintenant ? Qui est disponible pour la faire à votre place ? D'ailleurs, est-ce que vous êtes la personne la plus qualifiée pour faire cette tâche ? La gestion de tâches est une compétence personnelle. Mais lorsqu'on travaille en équipe, il y a d'autres facteurs à prendre en compte : disponibilité des membres de l'équipe, compétences, priorité de la tâche, etc.
- Pas d'intelligence d'affaires : Quel type de tâche vous a pris le plus de temps la semaine dernière ? Est-ce que vous devriez confier cette tâche à quelqu'un d'autre ? Est-ce que vous avez accompli toutes les tâches que vous vouliez ? Même si la gestion de tâches est une discipline utile au jour le jour, toute l'information qu'elle produit n'est que rarement analysée, et elle débouche rarement sur des apprentissages utiles.
Comme vous pouvez le voir, lorsque vos tâches contiennent de l'incertitude, qu'elles dépendent les unes des autres, ou simplement qu'elles impliquent trop de personnes (plus de 5), la gestion de tâches ne suffit pas toujours.
En résumé : les applications de gestion de tâches peuvent vous apporter une discipline salutaire dans la gestion de vos tâches à court terme ou au jour le jour. Cette discipline vous aidera à accroître votre productivité en gardant l'oeil sur vos tâches actuelles et à venir. Mais les applications de gestion de tâches ont tendance à n'offrir que peu de possibilités d'analyse, et manquent de fonctionnalités qui sont nécessaires dès que vous travaillez dans des équipes plus grandes ou sur de plus grands projets. C'est là qu'interviennent les applications de gestion de projets.
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