Comment reprendre le contrôle avec la matrice d'Eisenhower

Comment reprendre le contrôle avec la matrice d'Eisenhower

Julie Delisle - 15 janv. 2016 00:00:00

Gestion du temps Planification Bonnes pratiques Outil de gestion

On confond souvent urgence et importance. Voici quelques conseils pour vous assurer de réaliser ce qui a le plus d’importance pour vous et ne pas tomber dans le tourbillon des urgences.

 

Bien souvent nous nous laissons entraîner à passer notre temps sur des tâches qui sont urgentes, mais pas importantes, en ayant le sentiment de ne pas maximiser son temps de travail. Mais n'ayez pas peur, cette époque est révolue grâce à la matrice d'Eisenhower !

Mais qu'est-ce que c'est que cette matrice ?

Pour faire court, la matrice d'Eisenhower est un des classiques de la gestion du temps, qui vous permet d'identifier vos "vraies" priorités, en vous assurant d'atteindre vos objectifs efficacement.  La philosophie de cette matrice ? Distinguer ce qui est urgent de ce qui est important dans votre liste de tâches.

Mais alors, comme fonctionne-t-elle ? Et bien c'est très simple, vous n'avez qu'à suivre ces étapes:

Etape 1

Prenez un bout de papier, et découpez-le en quatre carrés avec ces quatre descriptifs:

  • A faire en premier (carré en haut à gauche)
  • A planifier (carré en haut à droite) 
  • Déléguer (carré en bas à gauche)
  • A ne pas faire (carré en bas à droite)

Etape 2

La prochaine étape est de remplir chaque cadrant avec vos activités, vos tâches ou vos projets que vous avez à livrer ou qui vous prennent du temps.

  • A faire en premier

Ces activités sont à la fois importantes ET urgentes. Elles vont devoir être complétées immédiatement.

Etant donné qu'il est impossible de prédire quelles tâches urgentes et imprévues pourraient modifier votre calendrier, la solution est d'essayer d'identifier les activités qui peuvent être anticipées et de les planifier en amont.

  • A planifier 

Ces activités sont importantes mais non urgentes. La plupart du temps, ces activités sont malheureusement mises de côté lorsqu'un imprévu arrive.

Pour celles-ci, il est essentiel de les planifier et de mettre une date butoir pour chacune afin d'en assurer l’exécution. Les dates butoirs, même si elles sont arbitraires, vous permettront de prioriser vos tâches en évitant les distractions extérieures. Selon Claessens (2009), "Gérer votre temps c'est d'assigner un degré d'urgence à vos tâches importantes (en leur donnant une date de rendu), et donc d'en assurer la complétion et le succès."

Une autre voie est de vous laisser le temps de compléter ces tâches importantes, en allongeant votre liste de tâches urgentes et importantes.

  • A déléguer

Ce sont les activités urgentes mais pas importantes. Par exemple, prendre un appel urgent au travail, ou répondre à un collègue qui vous demande de l'aide. Ces activités peuvent vous empêcher d'atteindre vos buts et mettre en péril votre productivité.

Afin d'améliorer votre productivité, vous devez vous appuyer sur la délégation ou la révision des délais lorsque cela devient nécessaire. Une autre solution est d'apprendre (poliment !) à dire non, pour que vous puissiez vous concentrer sur vos activités les plus importantes.

  • A ne pas faire

Ces tâches sont non urgentes et non importantes. Par exemple, filtrer vos emails, vous balader sur les réseaux sociaux ou flâner sur le web. Elles doivent être, dans une certaine mesure, évitées si elles ne vous permettent pas de souffler entre deux activités importantes. Si vous balader sur le net vous permet de vous relaxer ou d'en apprendre plus, alors n'hésitez pas à en garder un peu dans la journée.

Néanmoins, il faut être conscient du temps que l'on passe sur ces activités en évitant qu'elles prennent trop de place dans votre calendrier.