Un cabinet et sa problématique
À l’origine de cet article : un cabinet traditionnel qui compte une vingtaine de collaborateurs et intervient sur des missions de comptabilité, juridique et social. Comme nombre de ses confrères, il connait depuis plusieurs mois de sérieux problèmes de recrutement. Il passe des annonces, fait appel à des cabinets de recrutement et … rien !
Face à ces difficultés, ce cabinet a décidé de ne plus accepter de nouveaux clients « parce qu’il n’a pas les ressources pour réaliser les missions ». Il n’est naturellement pas question de nier ici les difficultés de recrutement que connait la profession, mais cette décision semble bien radicale, non ?
L’analyse de l’organisation de production de ce cabinet a rapidement montré que son amélioration permettrait de continuer à accepter de nouveaux clients. Car il gérait tout simplement ses ressources humaines comme à la grande époque, quand les candidats ne manquaient pas !
Une allocation mal maîtrisée des ressources rares
Un des problèmes de ce cabinet réside dans une allocation mal maitrisée de ses ressources rares. Chaque collaborateur y prend en charge, dans la mesure de ses compétences naturellement, l’intégralité des dossiers qui lui sont confiés.
C’est ainsi qu’un chef de missions conduit toutes les opérations menant à la réalisation du bilan : saisie, tenue, révision, liasses…
Ce faisant, il réalise des tâches pour lesquelles il est surqualifié, et qui pourraient aisément être assumées par des collaborateurs qui le sont moins. Autrement dit, non seulement cette organisation grève la rentabilité du dossier, mais, elle interdit au cabinet d’accepter de nouveaux clients parce que plus personne n’est disponible pour s’en occuper.
Pourquoi une telle organisation ? Plusieurs raisons en pratique. Tout d’abord, le classique « on a toujours fait comme ça ». Ensuite, les dirigeants du cabinet considèrent comme acquis que « le client préfère avoir un interlocuteur unique ». Enfin parce que le cabinet n’avait jamais connu de problèmes de rentabilité et de recrutement. Il ne s’est donc pas interrogé sur ses méthodes, son organisation… Mais aujourd'hui, ça coince !
L’avis de l’expert Beeye
Cette question de l’allocation optimale des ressources rares se rencontre fréquemment dans la profession. Pour aider les cabinets à y répondre, notre solution de gestion des plannings et des plans de charge segmente les missions en blocs de tâches homogènes. Cela permet d’allouer ces blocs de tâches en fonction des compétences des différents intervenants sur une mission donnée - et d’éviter ainsi de dilapider des ressources rares.
Un problème qui va s’amplifier
Dans un cabinet, les collaborateurs confirmés, chefs de mission et, bien sûr, les associés, constituent des ressources rares, c'est-à-dire des intervenants capables d’assurer des tâches que peu de collaborateurs maitrisent.
Cette allocation non-optimale des ressources rares est loin d’être un cas isolé dans la profession. Mais ce phénomène est inéluctablement amené à s’amplifier dans les prochaines années. Sans revenir en détail sur le sujet, les cabinets vont en effet rapidement devoir développer de nouvelles missions. Or, tous les collaborateurs ne seront pas en mesure de réaliser ces nouvelles missions. Les cabinets vont donc devoir allouer les ressources rares là où elles sont indispensables.
Pour le dire autrement, il est contreproductif de confier des tâches « basiques » à un collaborateur capable de réaliser des tâches qu’il est le seul à pouvoir prendre en charge.
En organisation, c’est ce qu’on appelle le principe de subsidiarité. En quoi cela consiste ? Sur le papier, c’est simple : une personne ne doit réaliser une tâche que si un collaborateur de niveau inférieur n’est pas en mesure de la réaliser.
Au-delà des gains de temps pour les collaborateurs rares (et notamment pour les associés), cette organisation a la vertu de donner plus de responsabilité à chacun, quel que soit son niveau. Et cela permet de baisser le coût de production d’une mission dans la mesure où une partie en est gérée par des collaborateurs moins coûteux. Enfin, recruter des juniors, voire des apprentis, est beaucoup plus facile que recruter des ressources rares… qui le sont aussi sur le marché.
Les cabinets gagneraient ainsi nettement en performance s’ils allouaient mieux leurs ressources rares. Mais la mise en place d’une organisation par subsidiarité impose une prise en conscience, une remise à plat de l’organisation, un changement d’habitudes des uns et des autres… Tant que ces ressources n’étaient pas si rares que ça, tant que la rentabilité du cabinet était au rendez-vous, l’organisation actuelle convenait très bien. Mais aujourd'hui, l’allocation optimale des collaborateurs devient une problématique stratégique pour les cabinets, qui va rapidement s’imposer comme un facteur de performance déterminant dans les années à venir.
L’avis de l’expert Beeye
Le découpage des missions par niveau de difficulté, et leur attribution aux différents collaborateurs, n’est pas facile sans un outil adapté. Avec Beeye, le profil de chacun d’entre eux est renseigné. Ainsi, une mission peut être facilement découpée en blocs de tâches qui correspondent aux différents niveaux. Il est ainsi possible d’allouer telle partie de la mission à tel collaborateur en fonction de ses compétences, de son temps disponible, et des échéances du dossier.
Comment faire, concrètement ?
Avec l’arrivée des nouvelles missions et leur imbrication dans les missions traditionnelles, les collaborateurs vont devoir se spécialiser à l’intérieur du cabinet. Certains dans la gestion des flux (la récupération des données issues de plusieurs plateformes, le contrôle, l’intégration), d’autres dans la révision, d’autres dans la préparation de la restitution (nettoyage mensuel des comptes, construction des tableaux de bord et des indicateurs de suivi de gestion), d’autres encore dans la présentation de ces indicateurs aux chefs d’entreprise. Le cabinet va devoir créer des « profils » de collaborateurs en fonction de leurs compétences.
Prenons un exemple concret : un cabinet qui compte un seul collaborateur qualifié (et volontaire) pour réaliser des missions d’accompagnement au pilotage de la gestion (DAF externalisé) doit impérativement être libéré au maximum des tâches que ses collègues sont en mesure de réaliser : saisie, tenue, révision, accompagnement administratif, etc. Il faut donc repenser l’organisation de la production des missions.
Une telle approche n’est pas anodine quant à la construction des plannings et aux processus de travail. Dans la mesure où la mission sera découpée en plusieurs parties, il y aura en effet immanquablement plusieurs intervenants sur un même dossier. Cela implique naturellement de décomposer le travail, mais aussi de revoir les méthodes, de spécialiser les collaborateurs, de les faire collaborer sur une même mission… et de planifier les interventions de chacun.
L’avis de l’expert Beeye
La réorganisation de la mission de base et son imbrication avec les nouvelles missions imposent de construire ses plannings autrement. Aujourd’hui beaucoup de cabinets comptent encore sur Excel. Mais Beeye offre une souplesse bien plus grande pour affecter les tâches et les dossiers, gérer les imprévus, les nouvelles missions, les absences, le turn-over des collaborateurs, etc. Beeye permet également de partager en temps réel l’information avec l’ensemble de l’équipe. Le gain de temps est facilement mesurable… et l’impact sur la rentabilité quasi-immédiat.
A retenir :
Les cabinets doivent revoir la façon dont ils allouent leurs ressources aux dossiers. Pour ce faire, il convient :
- De segmenter les missions du cabinet en blocs de tâches pouvant être pris en charge par un même collaborateur,
- De faire un état des lieux des compétences de chacun (qu’elles soient utilisées aujourd’hui ou non ) et de les classer en fonction de leur rareté,
- D’allouer les compétences rares du cabinet là où elles sont vraiment nécessaires ; et donc là où elles seront le plus valorisées,
- De réorganiser le travail, les dossiers et les plannings au sein du cabinet pour que les blocs de tâches s’emboitent sans frottement,
- D’accompagner les collaborateurs dans cette nouvelle approche de leur métier dans laquelle ils participeront à une partie seulement de la mission.
L’avis de l’expert Beeye
Difficile en effet de prétendre à une allocation optimale des ressources rares dans les cabinets sans avoir une idée précise des compétences des collaborateurs, de leur expérience individuelle, de leur connaissance du client considéré. Autant d’éléments que Beeye intègre dans son algorithme pour gérer au mieux les affectations de dossiers.
Quand commencer ?
Aucune raison d’attendre de développer de nouvelles missions pour travailler sur l’allocation optimale des ressources : cette règle peut s’appliquer dès aujourd’hui dans le cadre des missions traditionnelles du cabinet.
Comment vous y prendre ? Alors que les modules de gestion interne des logiciels de production sont rarement optimisés, vous pouvez sans doute utiliser Excel. Mais pourquoi ne pas utiliser un logiciel dédié à ces problématiques, comme Beeye ? Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de l’outil :
Si vous avez des questions sur l’organisation des cabinets, qui pourraient faire l’objet d’un prochain article, n’hésitez pas à nous les poser à cette adresse.
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