Denjean

Historiquement, la planification des ressources répond d’abord aux deadlines imposés par la réglementation et aux engagements de service rendu. Mais aujourd’hui, le travail quotidien est un mélange de missions ponctuelles et récurrentes, de court terme pour les unes, de long terme pour d’autres.

La très grande majorité des cabinets fonctionne avec des outils internes. Excel règne encore en maître ! Ces solutions souffrent de nombreux problèmes : elles manquent de souplesse, certaines fonctionnalités leur font défaut, elles ne sont pas l’objet d’une maintenance régulière… et s’avèrent finalement très lourdes en fonctionnement.

Résultat : chaque lundi, beaucoup de cabinets consacrent au planning une réunion de deux heures avec l’ensemble des intervenants : associés, chefs de mission, managers… Parfois jusqu’à 30 personnes ! On doit y trouver des solutions empiriques pour gérer les travaux de la semaine, les absences, les besoins de dernière minute… Certains cabinets ont fait le choix d’avoir des responsables planning, qui consacrent tout leur temps à monter (et démonter, et remonter) des plannings, et à gérer les conflits de planification.

Pour ne rien arranger, la plupart des outils développés en interne ne sont pas connectés avec le budget. Non seulement ces pratiques impactent la qualité opérationnel, mais la rentabilité du compte ou de la mission ne sera constatée qu’à posteriori.

 Disons-le crûment : ces outils ne sont pas très efficaces !

« Dans ce domaine Beeye nous apporte un vrai plus. Nous avons été vite séduits par leur solution. »

 

Connecter la planification au budget

Avec Beeye, à chaque mission correspond un budget : le montant auquel elle a été vendue. Le système peut ainsi déclencher des alertes si l'exécution entraîne un dépassement - par exemple si le temps consacré est supérieur à la prévision, ou bien si elle nécessite finalement l'intervention de professionnels plus qualifiés, et donc des ressources plus coûteuses.

C’est un exercice d’équilibre compliqué que de trouver la meilleure adéquation des professionnels aux tâches et aux demandes des entreprises clientes. Le challenge est de parvenir à associer toutes les contraintes de la manière la plus agile possible.

« Chez nous il y a des experts-comptables, des avocats, des ingénieurs. Trois populations qui ont des modalités d’intervention et des taux horaires différents. Avec Beeye tous sont gérés dans le même planning. En tant que dirigeant, je dispose via ces tableaux de bord d’une vision globale de l’activité, que ce soit par métier, par client, et bien sûr par collaborateur. »

  • Suivi des missions facilité. En fonction des temps passés des collaborateurs, Beeye visualise les écarts journaliers, hebdomadaires, annuels, des dossiers en dépassement.
  • Un planning vivant Si une mission est décalée, par exemple quand un client n’est pas prêt ou n’a pas envoyé ses documents dans les délais prévus, le collaborateur modifie son planning lui-même. Les ressources correspondantes sont instantanément libérées, bien plus vite que si une responsable du planning devait modifier la feuille Excel, par exemple
  • Interaction permanente avec les utilisateurs . Les collaborateurs voient où ils en sont. Chacun peut consulter son encours de production et son reste à faire, et les comparer à ce qui a été budgété. A tout moment ils savent s’ils sont en économie de budget – et ils sont alertés dans le cas d’un dépassement.

Une mise en œuvre en 2 mois

Beeye a été mis en production le 1er juillet 2019, premier jour du nouvel exercice du cabinet. Le délai entre la prise de contact et le déploiement sur toute la société s’est limité à deux mois.

« Beeye est une start-up sympathique, mais elle est avant tout très pointue sur son sujet. Ses collaborateurs sont expérimentés, ils se sont également avérés très réactifs pour adapter leur solution à nos demandes. »

La mise en place s’est déroulée en mode projet, dans un principe de co-construction qui comprenait 3 phases :

  1. L’intégration des données du système,

  2. La mise en route du produit et la formation à son utilisation avec une équipe pilote composée de 20 personnes du cabinet. Toutes les remarques et réflexions étaient consignées dans un Trello, au fur et à mesure des échanges quotidiens,

  3. Le déploiement s’est effectué de façon très fluide  ; le groupe pilote a fait le relais avec le reste de l’équipe, transmettant les formations qu’il avait reçues dans la phase précédente, et échangeant son expérience concrète de l’usage de l’outil.

Beeye apporte une aide précieuse dans la gestion individuelle et collective des capacités, et permet aussi un lissage de l’activité qui évite la suractivité des uns et la sous-activité des autres. Les collaborateurs sont décisionnaires de leur planning : la solution a été très vite adoptée comme une opportunité – et non vécue comme une contrainte.

 

Un outil immédiatement rentable

Outre le temps gagné à planifier, Thierry Denjean estime entre 10 et 20% le temps de travail facturable gagné grâce à Beeye.

« Par mesure conservatoire, nous avions tendance à surplanifier de 10 à 20% le budget alloué à une mission. La planification en temps réel libère des disponibilités, et nous bénéficions de davantage de ressources qu’avant. »

« Beeye s’inscrit dans une tendance lourde : disposer d’outils numériques autonomes, spécialisés sur des points précis, que l’on peut connecter sur le système de gestion principal. Beeye nous apporte des points de rentabilité supplémentaires ».

Si vous souhaitez en savoir plus sur Beeye, n'hésitez pas à nous contacter !

logo-denjean-associes

Fondé en 1994, Denjean & Associés compte aujourd’hui 10 associés et 125 collaborateurs, répartis sur deux adresses à Paris, et réalise 15 M€ de chiffre d’affaires. Sa clientèle est constituée de grands comptes et d’ETI, essentiellement dans les secteurs de l’immobilier, de l’énergie et de la banque assurance.

« Notre activité est actuellement partagée pour 50% en conseil, et 50% sur les missions d’expertise. Nos clients nous choisissent pour nos spécialisations et pour notre technicité : IFRS, fiscalité, juridique, consolidation… ». La main d’œuvre, très qualifiée et très compétente, représente le premier poste de dépenses de l’entreprise (jusqu’à 50% du chiffre d’affaires).