Un outil comme Beeye peut vous aider dans la gestion de vos ressources humaines. Voici comment en 10 bonnes pratiques.

1- Anticipez vos besoins en ressources humaines

Une bonne gestion de la capacité et une planification à jour vous permettent d’identifier les postes à pourvoir dans un horizon court, moyen et long terme.

Par exemple, l’exemple suivant illustre une surcapacité pour le poste d’intégrateurs pour le mois de juillet. C’est par contre une hausse temporaire de la charge de travail, alors plutôt que de recruter un intégrateur, d’autres solutions sont à envisager, comme la réorganisation des activités, ou le recours à un pigiste pour un contrat temporaire.

Blog_RH_1 capacité.png

Cette vision à plus long terme permet de recruter la bonne personne au bon moment, et d’éviter des mises à pied coûteuses parce qu’on aurait eu recours au recrutement d’un poste permanent alors que le besoin était ponctuel, ou de mettre à pied des personnes dont vous pourriez avoir besoin plus tard.  

Par contre, lorsque la demande pour le poste ne dérougit pas et qu’il s’avère nécessaire de recruter afin de réaliser les projets de l’entreprise, on peut alors procéder au recrutement de poste permanent.

L’avantage de Beeye est de centraliser toutes les informations requises sur les employés et les projets/opérations (activités à réaliser).

2- Gérez les compétences et le développement de vos employés

La gestion des compétences consiste à arrimer les besoins de l’entreprise avec les compétences disponibles. Un outil peut aider à suivre et optimiser la gestion de vos compétences.

Avec Beeye, vous pouvez ajouter des compétences et le niveau au profil de chacun de vos employés. Les types de compétences et les niveaux peuvent être personnalisés afin de représenter votre contexte particulier.

Une façon de procéder est d’inviter les employés à ajouter leurs compétences et leurs niveaux dans leur profil dans un premier temps, qui sera suivie par une approbation par le gestionnaire. L’idéal est que le gestionnaire et l’employé se rencontrent afin de discuter des compétences actuelles et à développer.

Afin d’identifier et de combler l’écart entre les compétences requises et les compétences disponibles, nous recommandons de suivre également l’intérêt de vos employés à développer certaines compétences, afin de les jumeler avec des collègues plus avancés.

 Blog_RH_2 compétences.png

Dans le cas plus haut, nous pouvons voir que l’employé a indiqué avoir un niveau 1 pour la compétence technique Citrix, alors que son gestionnaire lui a accordé un niveau 2. L’employé est intéressé à développer ses habiletés en gestion de projet et un plan de développement des compétences pourra donc être mis en place pour y arriver.

De plus, Beeye permet d'avoir une vue globale des compétences d'une équipe. Ainsi, consulter l’ensemble des compétences de votre équipe vous aide à vous assurer de l’équilibre et de la continuité. Vous pourriez par exemple vouloir vous assurer qu’il y a au moins deux membres de votre équipe qui possèdent chacune des compétences requises afin d’éviter une situation fâcheuse si une seule personne détenant une compétence venait à quitter.

3- Prenez en compte la disponibilité et les compétences dans l’affectation des employés

Une bonne affectation des ressources humaines de l’entreprise prend en compte des variables-clés comme la disponibilité des employés (pour éviter une surcharge de travail et/ou la non-réalisation des activités) et les compétences des employés (pour s’assurer d’affecter les bons employés aux bonnes activités).

Beeye vous permet de prendre en compte ces variables, ainsi que le taux horaire des employés pour en vérifier la rentabilité si votre projet doit être facturé à un client interne ou externe.

Il vous est ensuite possible de planifier les efforts de façon linéaire, par heures par semaine, par pourcentage de temps, ou encore en fonction des disponibilités.

Blog_RH_3 affectations.png

4- Assurez-vous que la charge de travail de vos employés est adéquate

Une surcharge de travail de travail peut mener à l’épuisement de vos employés et avoir des conséquences fâcheuses, autant sur le plan humain que financier de l’entreprise.

Beeye vous permet d’avoir de la visibilité sur la charge de travail des employés à court, moyen et long terme, et donc de vous assurer qu’elle soit réaliste, optimisée et soutenable à long terme.

 Blog_RH_4 charge.png

Vous pouvez consulter la charge de travail par direction ou par poste, et également obtenir le détail par employé pour voir comment replanifier certaines activités.

 Blog_RH_5 charge détaillée.png

5- Gérez l'embauche des employés comme un projet

Combien de temps prennent le recrutement et la formation d’un employé? Qui est responsable à chaque étape? Beeye vous permet de gérer chaque embauche comme un projet et d’avoir de la visibilité sur le temps requis à chaque étape pour chacun des intervenants impliqués afin d'améliorer et d’optimiser vos processus.

 Vous pouvez créer des gabarits pour chacun des types de postes à recruter et gérer les tâches liées au recrutement et à la formation des employés (annonce, entrevue, accès, etc.).Blog_RH_6 livrables.png

Les livrables de projet vous permettent d’identifier un responsable et de suivre les différentes étapes liées au recrutement. Les rapports vous permettent ensuite de suivre l’avancement.

Blog_RH_7 suivi livrables.png 

 Aussi, vous pourriez vous rendre compte qu’il est plus avantageux de faire affaire avec des ressources externes (chasseurs de têtes, agences, etc.) pour le recrutement de certains types de postes qui prennent beaucoup de temps à vos employés internes.

Gardez l'information importante à portée de main

Inscrivez-vous à notre blog pour recevoir nos derniers articles, études de cas et bien plus encore...

 

6- Rassemblez toutes les informations reliées aux ressources humaines à un seul endroit

Beeye vous permet de centraliser toutes les informations reliées aux employés, comme la date d’embauche, le taux horaire, etc.

Mieux encore, vous pouvez ajouter un nombre illimité de champs personnalisés pour intégrer toutes les informations dont vous avez besoin dans la gestion de vos ressources humaines : date de fin de contrat, évaluation de performance, satisfaction… Les possibilités sont infinies et l’outil s’adapte à vos besoins.

Blog_RH_8 infos centralisées.png

Vous pouvez ensuite consulter des rapports contenant toutes les informations dont vous avez besoin sur vos ressources humaines, les personnaliser, filtrer et exporter.

7- Ayez un organigramme de votre compagnie à jour en tout temps

Maintenir un organigramme à jour de votre compagnie peut rapidement devenir un casse-tête. Beeye vous permet de modifier aisément les directions et employés appartenant aux différentes directions. Une fonctionnalité bien utile dans un contexte changeant, et pour avoir un organigramme à jour en tout temps.

 Blog_RH_9 organigramme.png

 

8. Gérez votre marque en tant qu'employeur

On parle assez souvent de sa marque en temps que vendeur de service ou de produit, et ce que l'on soit dans le B2B ou le B2C.

Cependant, il est aussi essentiel de considérer sa marque en tant qu'employeur si vous souhaitez survivre à la guerre des talents et consolider vos compétences clés. 

La marque d'employeur peut se définir comme étant: "l'ensemble des bénéfices fonctionnels, économiques ou psychologiques qu'en employé peut avoir à travailler chez vous." Backhaus, K. et Tikko (2004) Conceptualizing and researching employer branding.

Mais quel serait le but concret d'une marque d'employeur ?

Et bien c'est l'image que renvoi votre organisation sur le marché du travail, en tant que "meilleur lieu de travail" ou de "choix des employés" dans la tête de vos employés ou des parties prenantes clés sur le marché du travail.

Comment faire pour bâtir sa marque ?

Le premier pas est de bâtir votre proposition de valeur, basée sur votre culture d’entreprise, la qualité de votre service ou de votre produit ou encore sur les qualités de vos employés.  Ces bénéfices peuvent êtres à la fois fonctionnels ou symboliques, et résume le pourquoi vos employés apprécient tout particulièrement dans votre entreprise.

Pour faire court, qu'elle est votre point de différenciation en tant qu'employeur.

9. Sachez identifier les ressources clés 

Pour bâtir de meilleures politiques de ressources humaines, il faut aussi savoir identifier les profils clés dans votre entreprise.

Nous avons pu voir comment identifier les compétences clés étaient essentiels, il faut faudra aussi vous atteler à cibler les profils que vous souhaitez à tout prix sauvegarder dans votre organisation. 

Une méthodes simple consiste à mesure le taux d'engagement de vos employés, ainsi que leur envie de rester ou non dans l'entreprise sur le long terme. Vos champions seront ceux qui possèdent un fort taux d'engagement, avec une envie de rester dans votre entreprise très forte. 

A vous de mesurer cette motivation en fonction des comportements, de l'engagement, de la satisfaction du travail, de la loyauté ou d'autres facteurs qui sont importants pour votre organisation. Restez cohérent avec vos valeurs d'entreprises ainsi qu'avec vos objectifs.

10. Développez un processus de gestion de talent solide

Une fois vos talents clés identifiés, vous serez en mesure d'appliquer la bonne méthode pour les développer et les garder au sein de votre entreprise.

Le premier point à avoir en tête est de leur offrir à chacun un processus individualisé. Par exemple cela va passer par un plan de carrière qui lie à la fois les objectifs personnels à ceux de l'entreprise.

Le dialogue et le suivi va aussi être essentiel, en étant le plus ouvert et le plus transparent possible. Vous serez alors en mesure de suivre le développement de leur carrière et de garder un haut taux de motivation chez vos champions.

Gardez en tête 5 principales valeurs à transmettre et à appliquer dans votre organisation:

  • La crédibilité, en communicant de manière cohérente et avec intégrité.
  • Le respect, en mettant l'emphase sur le développement de chacun, dans le respect de leur vie personnelle professionnelle.
  • L'équité, sans discriminer et en récompensant à un niveau juste la contribution individuelle aux objectifs de l'entreprise.
  • La fierté, en créant des synergies de groupe, en récompensant les efforts et l'attente des objectifs.
  • La camaraderie, en gardant une atmosphère accueillante, avec un sens de l'équipe ou de la famille.

 

Vous voulez en savoir plus sur comment Beeye peut vous aider à optimiser la gestion de vos ressources humaines? Contactez-nous dès maintenant! :-)