14 erreurs à ne pas commettre pour gérer votre performance

14 erreurs à ne pas commettre pour gérer votre performance

L'équipe Beeye - 24 juil. 2015 09:06:00

Gestion de la capacité Gestion stratégique

Cette série d’articles porte sur la gestion de la performance, une pratique largement répandue, mais qui possède ses revers. Découvrez ce qu’est la gestion de la performance et 3 premières erreurs à éviter pour assurer son succès.

 

Qu’est-ce que la gestion de la performance? Pour dire les choses simplement, le but de la gestion de la performance est de réduire l’écart entre les résultats désirés par une entreprise et les résultats observés. Même si les détails peuvent varier, les entreprises suivent souvent les mêmes étapes :

  1. Établir des objectifs en accord avec une stratégie prédéfinie
  2. Faire le suivi de l’avancement de ces objectifs
  3. Évaluer la performance, généralement sous la forme d’entretiens d'évaluation
  4. Ajuster le système pour améliorer les performances en résolvant les problèmes identifiés
  5. Récompenser les performances particulièrement notables

Rien de bien contestable, direz-vous. Qu’est-ce qui pourrait aller de travers ? Apparemment, beaucoup de choses.

En fait, la gestion de la performance est un des sujets les plus débattus dans le domaine de la gestion. Elle fait l’objet de nombreuses critiques, voire de moqueries: inutile, inefficace, source de conflits, trop complexe, détestée par les employées et les gestionnaires, pointée du doigt comme une des « 7 maladies mortelles de la gestion », elle est même vue par certains comme pouvant provoquer des dommages neurologiques !

Pourtant, la plupart des entreprises utilisent des processus de gestion de la performance. Et ce n’est pas parce qu’elles sont masochistes. Ces processus répondent à un besoin profond : celui de créer de l’ordre au milieu du chaos, en planifiant, en établissant des objectifs, et en exécutant une stratégie afin d’améliorer les résultats de l’entreprise.

La gestion de la performance est un parcours semé d’embuches, mais un parcours qui demeure nécessaire. Et la première étape pour éviter ces embuches est d’en prendre conscience.

1. Vous ne comprenez pas vraiment ce qu’est la gestion de la performance

Vous ne comprenez pas vraiment ce qu’est la gestion de la performance

Le malentendu le plus répandu au sujet de la gestion de la performance est sans doute la confusion permanente qui voudrait la résumer à l’évaluation des performances. Mais cette évaluation ne représente qu’une partie du processus décrit plus haut.

Pire, la gestion de la performance est souvent confondue avec la pratique quasi obsolète de l’évaluation annuelle des performances. Si vous décidez de prendre la performance de votre entreprise au sérieux, vous devrez en faire un suivi régulier et permanent, afin de résoudre les problèmes dès qu’ils apparaissent, et d’exploiter les opportunités le plus tôt possible. La gestion de la performance est un processus, pas un événement annuel.

« Penser de cette façon est une des choses qui met les entreprises en difficultés, parce que le processus d’évaluation annuel, aussi bien conçu soit-il, ne suffit pas pour s’assurer que les employés travaillent du mieux possible »

Ce n’est pas non plus un processus lourd et purement administratif : la gestion de la performance consiste à rendre les gens et les organisations plus efficaces d’une façon mesurable, pas à remplir des formulaires et à faire des réunions pour récolter des données qui ne seront jamais utilisées.

Ces incompréhensions liées aux aspects fondamentaux de la gestion de la performance expliquent à la fois pourquoi c’est une pratique honnie, et pourquoi les résultats ne sont pas toujours au rendez-vous quand une entreprise décide de s’engager sur cette voie sans en comprendre tous les aspects.

2. Vous pensez que la gestion de la performance est une solution miracle

Très souvent, la gestion de la performance est perçue comme une sorte de solution monolithique qui va résoudre tous les problèmes d’une entreprise d’un coup de baguette magique. L’entreprise ne va pas très bien ? Prenez une dose de Gestion de la Performance! Mais les entreprises sont bien trop complexes pour qu’une telle solution existe.

Comme le soulignait Alfredo Behrens dans un article de la Harvard Business Review :

« Que cherche-t-on à faire ? Améliorer l’alignement ? Offrir des salaires équitables ? Développer des compétences ? Arrêtons de penser qu’une approche unique peut changer nos organisations. Nous avons besoin de plus d’engagement, de valeurs réalistes, de feedback plus riche, de plus d’autonomie, de meilleures méthodes de recrutement, pour ne citer que quelques-uns des changements que nous devons faire. »

Alfredo Behrens

La gestion de la performance n’est pas une théorie générale et unique qu’on applique aveuglément. C’est plutôt un ensemble de techniques qui demandent une grande dextérité pour éviter que les efforts dans un domaine ne soient anéantis par d’autres efforts contraires menés ailleurs dans l’entreprise.

3. Vous êtes trop enthousiaste

Qui ne serait pas enthousiaste à l’idée qu’un système peut rendre leur entreprise plus efficiente, et donc plus rentable ?

La promesse de performance accrue est tentante, et de nombreuses entreprises s’engagent sur la voie de la gestion de la performance sans être pleinement conscientes des efforts réels qui vont être nécessaires.

Une direction mal informée va appliquer aveuglément les dernières pratiques à la mode sans se soucier de leur compatibilité avec l’entreprise. Les gestionnaires désabusés devant les résultats décevants (mais prévisibles) après seulement quelques mois se découragent et deviennent sceptiques face à toute idée de gestion de la performance.

« Des dommages peuvent résulter de l’implantation de nouvelles pratiques qui peuvent paraitre attirantes, mais qui sont difficiles ou peu pratiques à maintenir, avec pour conséquence un échec de l’implantation de ces pratiques, une érosion de la crédibilité, et une attitude de plus en plus négative vis-à-vis de la gestion de la performance. »

Implanter de nouvelles pratiques qui produisent des résultats durables est un projet à long terme. Il doit être considéré comme tel d’emblée, ce qui signifie une phase d’éducation approfondie sur le sujet pour éviter les dernières lubies, et choisir de façon éclairée l’implémentation exacte de la gestion de la performance qui conviendra à l’entreprise.

« Parmi tous les systèmes de gestion du capital humain, la gestion de la performance a été particulièrement vulnérable aux effets de mode. Durant les 20 dernières années, des modes ont voulu qu’on évalue les résultats, les compétences, les comportements, et les contributions. D'autres qu’on évalue la performance en utilisant des échelles à 5, 7 ou 9 points, des échelles simples échec-réussite, des échelles strictement axées sur le développement, ou pas d’échelle du tout avec à la place des récits écrits. D’autres modes ont encouragé qu’on récolte les évaluations auprès des superviseurs, des collègues de travail, des clients, ou des employés eux-mêmes. D’autres finalement recommandent que l’on fasse descendre les objectifs du plus haut niveau de l’organisation jusqu’aux employés, ou qu’on établisse des objectifs individuels évalués directement, ou qu’on n’inclue pas d’objectifs du tout. Et la liste continue. »

Alfredo Behrens

En résumé, soyez vigilant face aux effets de mode.

4. Vos gestionnaires ne sont pas convaincus

Lorsque vous décidez d’implanter un système pour gérer votre performance, une grande partie du travail va revenir à vos gestionnaires. Ils devront recevoir la formation et l’aide nécessaire dans tous les domaines pertinents pour s’assurer du bon déroulement du programme.

Ils devront savoir quoi dire pendant les entretiens d’évaluation, comment faire part de leurs commentaires et de leurs conseils durant l’année, comment mesurer la performance de leurs équipes, etc.

Mais, plus important encore, ils devront savoir pourquoi ils devraient s’y intéresser. Le soutien de vos gestionnaires est fondamental, et pour vous assurer de ce soutien, vous devez expliquer comment ce programme s’insère dans la stratégie de votre organisation. Comment les informations récoltées vont-elles être utilisées ? En quoi vont-ils en bénéficier ? Comprendre la valeur de la gestion de la performance est capital pour le succès de tout programme.

Pour vous aider dans cette tâche, vous devez offrir à vos gestionnaires toute l’information et les ressources nécessaires pour les aider à comprendre puis enfin à exécuter leurs nouvelles tâches.

5. Vos employés ne sont pas convaincus

Tout comme les gestionnaires, les employés exigeront d’être convaincus que la gestion de la performance va être bénéfique pour eux avant même d’essayer d’appliquer ses principes. Si vous voulez que vos employés restent concentrés sur les choses importantes, qu’ils deviennent meilleurs dans leur travail de jour en jour, vos devez leur montrer que c’est dans leur propre intérêt.

Un bon système de gestion de la performance les aidera à un niveau personnel à répondre à de nombreux problèmes auxquels ils font face :

  1. Est-ce que je remplis bien ma mission ?
  2. Comment est-ce que je peux m’améliorer pour mieux remplir ma mission ?
  3. Comment est-ce que l’organisation peut changer pour que je sois plus efficace ?

Vous devez leur montrer comment leurs objectifs et ceux de l’organisation sont alignés, par exemple en récompensant les bonnes performances. Après tout, si vos employés ne sont pas au meilleur d’eux-mêmes, quelque chose ne va pas avec la façon dont vous gérez la performance.

6. Vous n’êtes pas assez engagé

Si vous commencez à gérer votre performance de façon plus systématique, vous devez vous engager pour une durée suffisamment longue si vous voulez voir des résultats. Le plan doit être exécuté convenablement du début à la fin.

Très souvent, les gestionnaires, les équipes et les employés se sentent mal à l’aise à l’idée d’utiliser un système qui leur dit que leurs performances sont insuffisantes. Ils peuvent alors accuser le système, ou pire, tricher avec le système. Certaines informations seront ignorées, cachées, commodément oubliées, ou trafiquées.

Le système deviendra de plus en plus inutile, gaspillant la plupart du temps et des efforts consentis pour le mettre en œuvre à l’origine.

C’est pourquoi il est impératif qu’en plus d’un fort dévouement des gestionnaires et des employés, vous accompagniez vos efforts de processus qui vous permettent de gérer la performance au jour le jour.

Comment identifier les causes d’un problème ? Est-ce que les indicateurs ont été mal choisis ? Est-ce qu’ils sont obsolètes ? Est-ce un problème avec l’équipe ? Avec un individu en particulier ?

« Les gestionnaires et les dirigeants doivent comprendre que le système peut avoir des “bugs” qui devront être réparés, et éviter de critiquer leurs employés quand tout ne se déroule pas parfaitement. »