Un outil comme Beeye vise l’augmentation de la performance organisationnelle et de la productivité et y contribue de plusieurs manières. Il facilite la coordination des activités et des équipes, permet de gérer les affectations des employés et fournit de la visibilité sur ce qui se passe dans l’organisation. En augmentant la transparence et l’imputabilité, un tel outil permet d’optimiser la réalisation des activités et de s’assurer que tout le monde travaille sur les activités à valeur ajoutée. Penchons-nous sur 5 besoins simples, et non répondus dans un grand nombre d’organisations.
1. Connaitre ses besoins en ressources
Un outil de gestion de projet et d’équipe permet de planifier ses activités et les efforts requis, et donc de connaitre les besoins en ressources à court, moyen et long terme. Qui n’a jamais vu de projet prendre du retard parce qu’on n’avait pas la bonne personne au bon moment? Les délais de recrutement sont considérables, et mieux vaut prévoir en amont les besoins en ressources, plutôt que de devoir partir à la recherche d’une ressource possédant une compétence-clé lorsqu’on en a besoin pour hier.
De plus, une vision à plus long terme nous permet de mettre les choses en perspective et de prendre de meilleures décisions. Par exemple, si la charge de travail de mon équipe est trop élevée pendant un mois seulement, il vaut mieux ne pas engager d’employé permanent, à moins qu’on prévoie que la cadence se maintienne. Une meilleure solution consiste alors à déplacer certaines activités pour mieux répartir la charge de travail, ou encore à engager une ressource temporaire pour la période critique.
2. Répartir adéquatement la charge de travail des employés
En utilisant un outil de gestion de projet et d’équipe, il est possible de répartir adéquatement la charge de travail des employés et d’éviter une surcharge chronique de travail. Même si la tendance est de travailler de plus en plus d’heures par semaine, et que selon une étude de Gallup, les Américains travailleraient une moyenne de 47 heures par semaine, il a été largement démontré qu’une augmentation des heures de travail ne résulte pas en une augmentation proportionnelle de la productivité. Une étude démontre même que de passer de 55 heures à 70 heures par semaine n’apporterait aucun gain de productivité. Il est grand temps d’arrêter de valoriser la surcharge de travail et le temps supplémentaire systématique et de travailler moins, mais mieux.
Pour y arriver, il faut cependant gérer notre capacité en amont et prévoir une charge de travail réaliste, autrement les urgences et les retards viendront exercer une pression considérable sur les employés et rendront inévitable le travail supplémentaire pour rattraper le retard.
Bien entendu, il est parfois nécessaire de mettre les bouchées doubles pour réaliser un livrable dans les temps prévus; le problème réside dans le fait que cette surcharge devient parfois la norme et surtout, que la situation peut souvent être évitée. Une bonne gestion de la capacité peut faire la différence entre subir une surcharge perçue comme inutile et causée par une mauvaise planification, et une période plus intense, mais perçue comme un défi temporaire.
3. Optimiser la réalisation des activités
Un outil comme Beeye permet de planifier ses activités en tenant compte de variables clés comme la disponibilité des employés. Il est donc possible de répartir les projets et activités de façon optimale, ce qui évitera bien des mauvaises surprises comme un enjeu de ressources non disponibles lorsqu’on en a besoin qui cause un retard ayant un effet domino sur les autres activités.
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