Piloter sa rentabilité en temps réel constitue désormais un idéal accessible aux
cabinets d’expertise-comptable. En communiquant avec les autres logiciels, l’outil de planification permet de tirer pleinement parti de ses actifs humains, de servir chaque client à la hauteur de son engagement, et d’offrir à ses collaborateurs de l’autonomie et du sens.

La gestion d’un cabinet comptable s’appuie nécessairement sur la maîtrise du temps. Quand on vend de l’expertise métier, le temps c’est de l’argent. Cette expertise est chère à produire, et pas toujours facile à vendre à son prix. Pour être proactive autant que réactive, la gestion d’un cabinet doit donc s’appuyer sur la gestion des temps, théoriques et réels. A condition de ne pas s’en tenir aux feuilles de calcul, mais de disposer d’un outil collaboratif qui soit à la fois une tour de contrôle, un assistant personnel et un tableau de bord budgétaire. C’est la proposition de Beeye.

Mieux planifier, c'est mieux produire

Les cabinets consacrent beaucoup d’énergie à planifier le travail de leurs collaborateurs, à répartir selon les qualifications et les besoins spécifiques des clients. Une tâche d’autant plus ingrate que tout planning s’avère rapidement obsolète - les missions évoluent, les collaborateurs ont une vie personnelle, les pièces arrivent en retard, etc. Comme disait Anatole France, « dans ce monde, il y a seulement deux choses de certaines : la mort et les impôts » !

Feuilles Excel et feuilles de temps ne constituent à vrai dire que de médiocres auxiliaires : les premières parce qu’elles ne sont ni collaboratives ni pratiques à utiliser dans la durée, et les secondes parce qu’elles offrent au dirigeant comme à ses salariés davantage un rétroviseur qu’un GPS… Pour gérer sans subir, il faut parvenir à associer étroitement planification du travail des équipes et pilotage budgétaire. Dans ces conditions, un outil de planning peut devenir un véritable pilote de gestion.

Mon planning dans Beeye

 

Une tour de contrôle pour le dirigeant

« Gouverner c’est p…lanifier ! », commente Adrien Sicard, CEO de Beeye, une entreprise franco-canadienne qui vient de réaliser son premier tour de table auprès d’une trentaine d’investisseurs individuels.

« Dans un monde du chiffre en pleine transformation, les experts-comptables ont besoin de disposer d’une vision en temps réel de leur activité. »

Autrement dit, d’un suivi automatisé de la progression des missions, des disponibilités et des savoir-faire des collaborateurs. De quoi répondre à l’objectif de tout dirigeant : anticiper ! A un moment où le recrutement peut s’avérer difficile, il est indispensable de pouvoir prévoir une surcharge de travail. Et dans un contexte où les TPE/PME font moins appel aux cabinets qu’auparavant, tout en étant plus sensibles aux prix des services comptables, la question s’avère plus que jamais prioritaire…

Autant de raisons pour lesquelles le dirigeant d’un cabinet a aujourd’hui besoin d’un outil de gestion adapté à son métier - c’est-à-dire, de fait, fondé sur les heures programmées et effectivement consommées, en lien avec les forfaits et les tarifs appliqués, de façon à disposer d’une lecture en temps réel de la rentabilité de chaque client, de chaque mission, de chaque collaborateur.

« Dans le monde du conseil, les actifs rentrent chez eux tous les soirs, rappelle Adrien Sicard. Pendant la journée, chacun de ces actifs devrait pouvoir être géré le plus finement possible, pour générer une productivité optimale, c’est-à-dire celle qui combine satisfaction client, rentabilité pour le cabinet et bien-être des collaborateurs. »

Un assistant personnel ET une plateforme collaborative

Une tour de contrôle, ce n’est pas une tour d’ivoire. Pour réussir, l’engagement individuel des salariés doit s’intégrer dans une dynamique collective.

Pour commencer, chaque collaborateur doit disposer de la visibilité dont il a personnellement besoin pour travailler efficacement et sereinement : savoir où il en est, suivre ses échéances, moduler ses efforts selon les comptes et les honoraires budgétés… Autant d’éléments nécessaires à son autonomie. En pratique, cela peut signifier qu’au lieu de commencer sa journée par l’ouverture de son logiciel comptable, le premier écran visionné soit celui de l’outil partagé de planification.

Pour aller plus loin, l’idéal est de pouvoir donner, à chacun selon ses besoins, une visibilité plus large sur l’activité du cabinet, de façon notamment à intégrer des transversalités : projets internes, communication externe, transformation numérique par exemple. C’est l’objet de Beeye, explique Adrien Sicard :

« La planification collaborative dynamise l’initiative individuelle, mais aussi l’intelligence collective. Faire équipe, c’est clé pour un cabinet dans le contexte concurrentiel d’aujourd’hui. Quand une tâche est reportée parce qu’un client est malade ou simplement en retard, la disponibilité remonte immédiatement au planning partagé, ce qui permet de réaffecter le temps à une autre mission, en toute transparence. »

Au cœur du réacteur

Pour donner rapidement tout son potentiel, une solution de planification collaborative du travail doit pouvoir communiquer avec les outils déjà en place dans le cabinet. Autrement dit, s’interfacer sans coutures avec les ERP petits et grands, les logiciels de gestion, les logiciels comptables, mais aussi avec des applications spécialisées comme la gestion des agendas, les outils analytiques, les notes de frais, etc.

C’est le cas de Beeye, qui a développé les API nécessaires et continue de multiplier les partenariats techniques avec les principaux éditeurs. Résultat : l’outil s’intègre harmonieusement sans ajouter de nouvelles contraintes, et permet de passer rapidement au pilotage par le temps. Sans s’engager dans une « usine à gaz » qui permettrait en théorie de tout faire, mais dont certaines fonctions s’avèreraient rapidement trop limitées, trop complexes… ou tout simplement trop onéreuses !

Beeye apporte aux cabinets le chaînon manquant d’une gestion proactive de leur production. Il permet de piloter en temps réel sa vraie rentabilité dans une dynamique collaborative, tant humaine que technologique.