Feuille de temps: 5 conseils pour  implanter un nouveau système

Avant de commencer, si vous souhaitez télécharger notre modèle de feuille de temps Excel, n'hésitez pas à consulter notre article sur le sujet !

1. Définissez le bon niveau de détail

Un niveau de précision insuffisant ne vous permettra pas de tirer toute l'utilité des feuilles de temps, cependant un niveau trop détaillé rendra la saisie de feuille de temps ardue pour les employés.

Un bon niveau de détail ne doit être ni trop vague, ni trop détaillé. Facile à dire, mais ça signifie quoi exactement? Tout dépend des informations dont vous avez besoin.

Nous suggérons de saisir au niveau du projet, ce qui permet de savoir combien d'heures d'effort auront été passées sur le projet sans alourdir la feuille de temps de l'employé avec les différentes tâches.

C'est un bon niveau de détail pour commencer, quitte à découper en livrables plus tard lorsque cette information sera nécessaire.

Vous aurez peut-être envie éventuellement de savoir le temps exact requis par chacun des livrables de vos projets (ou peut-être vos clients l’exigent-ils), mais gardez toujours en tête qu’un employé ayant 23 activités par semaine sur lesquelles saisir du temps voudra s’arracher les cheveux au moment de soumettre sa feuille de temps, donc essayez de limiter celles-ci au maximum.

2. Déterminez les activités faisant partie de la feuille de temps

Selon le niveau de détail choisi, établissez vos projets et/ou les différents livrables/tâches sur lesquels les employés devront saisir du temps.

Ensuite, réfléchissez aux activités opérationnelles n’étant pas forcément liées à un projet, comme du support ou de la maintenance.

Il vous faudra ensuite identifier les tâches administratives autres, comme les vacances, les congés fériés, les absences, les formations, etc. Les activités choisies dépendent des informations dont vous avez besoin.

Vous pourriez n’avoir qu’une activité de type « autre » si vous n’avez pas besoin d’avoir plus de précision (comme le temps précis saisi en formation). Si vous êtes soumis à la loi sur les compétences (masse salariale annuelle supérieure à un million de dollars), vous devez investir un minimum de 1% de cette masse salariale en formation. Il serait donc avantageux pour vous de créer une activité « formation » afin d’être en mesure de déclarer le salaire des employés en formation (à condition que la formation soit admissible).

3. Expliquez l'objectif des feuilles de temps (assurez-vous qu'il a du sens!)

Tout d'abord, demandez-vous si vous voulez implanter les feuilles de temps pour les bonnes raisons. Ce peut être pour suivre les coûts de vos projets, comparer vos efforts planifiés avec vos efforts réels ou connaître la charge de travail de vos employés. (Pour plus d'information sur les bonnes raisons d'implanter un système de feuille de temps, consultez notre article sur le sujet.)

L’implantation d’un système de feuille de temps peut être vue par les employés comme une méthode de surveillance de leurs faits et gestes. On ne compte plus les études qui démontrent que le contrôle nuit à la créativité¹ et qu’il mène à une baisse de productivité². Il est donc très important de communiquer les véritables objectifs de ce changement, qui ne sont bien entendu pas de contrôler et de micro-gérer les employés.

Vous voulez assurer une charge de travail constante à vos employés et mieux estimer les efforts requis pour vos prochains projets? Expliquez-leur les avantages pour eux, soit une meilleure répartition des efforts requis et moins de surprises reliées à des estimations trop optimistes et des échéanciers irréalistes.

Vous avez besoin du temps passé sur les différentes activités admissibles aux crédits d’impôt afin de pouvoir effectuer vos réclamations auprès du gouvernement? Expliquez à vos employés les retombées positives pour l’entreprise.

4. Établissez un processus

Déterminez les informations à savoir pour une implantation réussie.

En voici quelques-unes :

• Quand soumettre sa feuille de temps (par exemple, le vendredi avant de quitter pour la fin de semaine ou le lundi avant 10h)
• Qui approuve les feuilles de temps (par exemple, les gestionnaires pour leurs employés)
• Quelle est la procédure en cas de vacances ou d’absence (par exemple, saisir sa feuille de temps en avance avant les vacances, demander à un collègue en cas d’absence non prévue, ou le faire à distance si votre système vous le permet)
• Qui contacter en cas de problème (par exemple, son gestionnaire ou une personne jouant le rôle de super-utilisateur pour l’outil)
• Quelles sont les activités sur lesquelles saisir son temps (les projets/activités/livrables, les activités opérationnelles comme le support et la maintenance, les vacances, la formation, etc.)

Suite à cela, communiquez ces procédures, assurez-vous de les conserver à jour et de les rendre accessibles aux employés (intranet, babillard, etc.) en tout temps. Cette procédure pourra ensuite faire partie des informations à communiquer aux nouveaux employés.