Les solutions ERP (Enterprise Resource Planning ou Programme de Gestion Intégrée en français) ont historiquement dominé le marché. Mais depuis quelques années, ce sont les solutions Best-of-breed ("meilleures dans leur catégorie") qui semblent avoir pris l'avantage, en donnant une plus grande marge de manœuvre en termes de personnalisation et de réponse à des besoins de plus en plus complexes.
Mais qu'entend-on par Best-of-Breed?
Ce sont généralement des outils infonuagiques spécialisés dans leurs domaines d'application. On peut citer des solutions de gestion documentaire, des CRM ou encore de Ressources Humaines. Depuis quelques années, on observe un changement de tendance vers des solutions en Best-of-Breed, ou "hybride" (un environnement basé sur un ERP, avec l'addition de module plus spécialisé sur certains domaines particuliers).
Pour saisir tous les enjeux de ce changement, commençons par définir ce qu'est un ERP, avec ses avantages et ses inconvénients. Nous reviendrons ensuite sur ces solutions Best-of-Breed !
Principales caractéristiques d'un ERP
Une solution ERP peut être découpée en trois grandes caractéristiques . :
- Étant une solution globale, l'ensemble des données est rassemblé dans une seule base de données
- Plusieurs modules sont mis en place pour répondre aux différents besoins sur la gestion de l'activité
- Tous ces modules sont intégrés et communiquent entre eux
Avantages
De nombreux avantages découlent des caractéristiques mêmes d'une solution ERP.
Parmi ceux-ci on peut par exemple citer la création d'une meilleure synergie entre les différents départements de l'entreprise, ainsi qu'entre tous vos collaborateurs. Cet avantage sera d'autant plus fort pour les grandes organisations.
Une suite ERP mise sur la réduction des erreurs dues notamment à la double saisie et sur la centralisation de l'information pour délivrer des améliorations de performance au niveau organisationnel.
En outre, une solution centralisée permet aussi un suivi plus simple et plus sécurisé, en rassemblant en un seul endroit l'ensemble de vos données. Une seule solution, c'est un seul interlocuteur avec lequel parler en cas de question ou de problème.
Inconvénients
On peut s'en douter, une solution qui regroupe toutes les activités d'une entreprise en un seul point va aussi comporter des inconvénients.
Le premier, et peut-être le plus frappant de ces désavantages, c'est son prix. Une telle solution va impliquer de nombreux coûts, que ce soit en termes d'investissement préalable ou encore de temps de formation requis pour le mettre en place. Souvent, ces coûts sont d'ailleurs dépassés comme le montre la dernière étude CXP 2017
Sur cette question des coûts, on peut en identifier deux types: les coûts externes et les coûts internes à la mise en place d'un ERP. Parmi les coûts externes on trouve:
- Les frais d'infrastructures, ou tous matériel et immatériels pour supporter la mise en place de l'ERP;
- Le prix des licences, généralement lié au nombre d'utilisateurs, aux modules utilisés ou encore certaines mesures d'utilisation;
- Les coûts d'implantation, souvent très élevés puisqu'elle nécessite généralement l'intervention d'une firme spécialisée;
- Les coûts de maintenance, généralement en lien avec la licence ou le module choisi.
Concernant les coûts interne, souvent plus difficile à identifier, on trouve:
- Les frais de ressources humaines de l'équipe en charge du projet d'implantation, qui peut prendre plusieurs mois;
- Les coûts du ralentissement de l'activité lorsque le changement d'environnement s'opère;
- Les coûts de gestion du changement.
Car la gestion du changement est tout un art, et l'apprentissage par vos collaborateurs d'un nouvel outil avec de nouvelles méthodes demande du temps, de la patience et un engagement fort de l'ensemble de l'organisation. A commencer par l'équipe de direction pour sortir du Statu Quo !
Son niveau de complexité est aussi non-négligeable, et souvent mal identifié par les entreprises. Les chiffres là encore parlent d'eux-mêmes: 51 % des firmes interrogées voient dans l'implantation de leur ERP un échec in fine.
Concernant la solution en elle-même, une telle machinerie demande beaucoup plus d'effort en mise à jour et en entretien. Car si un ERP va prendre en charge tous les aspects de votre activité, il peut exister des déséquilibres entre les différents modules, notamment sur les fonctionnalités ou la facilité d'usage.
Mais voilà où le bat blesse au final : même si des disparités existent entre les modules, il va être très difficile pour vous de les remplacer par une solution qui vous paraît plus adéquate. L'utilisation d'un ERP entraînant de facto une certaine dépendance vis-à-vis de l'entreprise qui héberge et édite la solution.
⁂