Toute entreprise qui veut tirer parti des informations qu'elle collecte s'appuie sur un bon processus de reporting — un sujet riche en idées fausses qui peuvent vous pénaliser. Voyons si vous êtes victimes d'une d'entre elles.
1. Le reporting se fonde sur des « rapports »
La première chose à comprendre est que le reporting est une fonction plutôt qu'une chose.
Même si nous vivons à l'ère du numérique, « Il me faut un rapport » a tendance à signifier : « Envoyez-moi un document papier. » Cet état d'esprit nous rend non seulement prisonniers du passé mais nous empêche de réfléchir au but réel du reporting... Sans parler du gaspillage qu'il provoque — nous sommes bien loin des promesses de bureau « zéro papier ».
Le but n'est en tout cas pas d'imprimer tout et n'importe quoi sans y réfléchir pour le donner à lire (ou pire, l'imprimer et ne même pas le lire!). Bien que les rapports soient une chose, le reporting est une fonction qui sert un but, et ce but n'est pas forcément servi le mieux possible par l'impression de documents.
Si le but est de s'assurer que les gestionnaires restent informés du déroulement des opérations (comme c'est souvent le cas), un tableau de bord répondra sans doute mieux à ce but qu'un rapport hebdomadaire ou mensuel. Pour les rapports qui contiennent des recommandations qui restent malheureusement lettre morte, il apparaît comme évident que les rapports ne satisfont pas leur but (la mise en place de ces recommandations).
Le reporting, ce n'est pas juste produire des rapports, c'est disséminer la bonne information à la bonne personne au bon moment — et la majorité des rapports faillissent souvent à cette tâche. Ils contiennent trop d'information, ne sont pas envoyés aux personnes les plus aptes à les traiter, et ils arrivent beaucoup trop tard.
2. Le reporting est fait pour les gestionnaires
Comme les rapports sont traditionnellement préparés par les employés pour leurs gestionnaires, la plupart des gens les conçoivent comme un outil à destination exclusive des gestionnaires.
Mais le reporting ne consiste pas simplement à fournir de l'information aux gestionnaires. Il requiert également une analyse des données de l'entreprise pour en tirer des enseignements qui peuvent être utiles. Et les employés peuvent en bénéficier aussi.
En permettant aux employés d'accéder aux outils de reporting, ils peuvent créer leurs propres rapports afin de suivre les indicateurs qu'ils veulent suivre eux-mêmes, et ainsi avoir une approche plus analytique de leur travail.
Même si les grands journaux économiques parlent toujours de "rapports de gestion" ou de "tableaux de bord exécutifs", tout le monde peut tirer quelque chose des informations de l'entreprise pour améliorer ses résultats.
Empêcher les employés d'accéder à une information utile à leur travail représente un énorme gaspillage de potentiel.
3. Plus il y a de reporting, mieux c'est
Aujourd'hui, toutes les entreprises se vantent d'être guidées par leurs données (data-driven), et partent donc du principe qu'elles ont besoin d'avoir toujours plus de données.
Les entreprises créent alors de plus en plus de rapports afin de suivre toutes les données enregistrées. Mais plus de rapports ne signifie pas plus d'enseignements, et les entreprises sous-estiment souvent les coûts associés à la production de ces rapports.
D'après William Heitman:
Parmi plus de 200 entreprises faisant partie des Fortune 500 sondées par The Lab Consulting, 85% affirment que personne dans le département financier ne suit le nombre de rapports produits, ni même si ces rapports sont utilisés. [...]
Il y a un coût direct à ce comportement, mais il est rarement suivi. Bien que la moyenne annuelle pour la production d'un rapport soit de $8,000, certains rapports peuvent coûter jusqu'à 10 fois ce prix.
Résumons : les grandes entreprises produisent beaucoup trop de rapports, et ça leur coûte une fortune. N'oublions pas que les rapports sont censés aider les entreprises à prendre de meilleures décisions, pas à brûler de l'argent.
Tout ça sans même prendre en compte le coût en termes d'attention que subissent les gestionnaires qui croulent sous une pile de rapport qui n'a pas été filtrée correctement avant d'arriver sur leurs bureaux.
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