Pour lutter contre l’érosion des marges dans un marché de plus en plus concurrentiel, il est impératif d'améliorer sa productivité. Les experts-comptables ont déjà joué du levier de l’innovation technologique. Pour continuer de progresser, et même si les nouvelles promesses de l’IA sont séduisantes, il leur faut d’abord investir un autre domaine, celui de l’organisation.
Entre la hausse de leurs dépenses de fonctionnement, la concurrence qui s’exacerbe, les 2/3 des commissariats en voie de disparition, et le besoin pressant de temps pour conseiller des clients déboussolés par la crise sanitaire, les cabinets d’experts-comptables font face à bien des challenges… voire des injonctions contradictoires.
Dans une telle configuration, la porte de sortie d’appelle bien souvent « gains de productivité ». Et les professionnels du chiffre ne sont pas restés inactifs ces dernières années, se montrant particulièrement friands des nouvelles technologies :
- Ils ont ainsi été parmi les premiers à recourir au télétravail, pas seulement depuis leur domicile, mais aussi lorsqu’ils sont en clientèle, pour pouvoir faire avancer le dossier d’un autre client sans devoir repasser par le bureau.
- Ils ont été les chantres de la dématérialisation, accompagnant leurs clients dans la mise en œuvre des nouvelles réglementations – déclarations TVA, etc. Ils les ont aussi encouragés à adopter de bonnes pratiques – signature électronique, facturation dématérialisée, réception des factures également.
Plus récemment, en 2017, la CRCC (Chambre régionale des Commissaires aux Comptes) de Paris et l’Ordre des experts-comptables de Paris Ile-de-France ont créé un observatoire de l’IA : le Lab 50. Les premiers travaux de cet observatoire concluent notamment que « Comptabilité et intelligence artificielle forment une alliance naturelle ». La prochaine étape ?
Les promesses de l’IA
Par les progrès qu’elle apporte à l’automatisation des tâches répétitives (saisie de données en particulier, connections bancaires, etc.) et fastidieuses, la première de l’IA est de faire gagner un temps précieux aux experts-comptables. C’est l’enjeu de la RPA (ou Robotics Process Automation, RPA).
Quand on sait que la tenue des comptabilités représente environ la moitié de l’activité des cabinets, devant l’établissement des comptes annuels et des déclarations fiscales (un cinquième de l’activité) et la paie (15 %), on mesure bien le potentiel de la robotisation.
L’intelligence artificielle s’applique aussi à des travaux plus diffus, difficiles à quantifier, mais toujours chronophages : commander un nouveau Kbis, revoir un contrat d’assurances, réclamer une pièce à un fournisseur, trier les pièces comptables et administratives livrées en vrac par un client, etc. Si on ajoute à cela la perspective d’une diminution drastique des erreurs humaines liées aux ressaisies, les promesses de réduction des coûts et d’amélioration de la productivité sont importants. Dans le JDN, Philippe Remaud, directeur général du cabinet d’expertise-comptable Cogedis, évoque des ratios de 30 % sur les activités prises en charge par les logiciels.
L’urgence organisationnelle
Si l’intelligence artificielle apparait prometteuse, la profession ne doit pas compter sur un quelconque outil « magique », qui résoudrait d’un coup toutes les questions de productivité. La dimension organisationnelle requiert toute son attention et ce, depuis de nombreuses années. Le recours à la sous-traitance s’est fortement développé, et une offre de services BPA (Business Process Automation) s’est sérieusement structurée.
Comment travailler mieux ? Les techniques de lean management peuvent être appliquées dans les cabinets. Mais le vrai sujet, c’est tout simplement d’aller plus vite, collectivement.
Il s’agit donc plutôt de traquer les pertes de temps. Et la première bonne nouvelle, c’est qu’il en reste toujours à gagner. La liste qui suit devrait vous en convaincre. Qui peut prétendre ne jamais avoir été confronté à :
- Des réunions trop longues
- Des réunions avec trop de participants
- Des réunions sans effets ni prises de décisions
- Un manque d’anticipation sur les tâches à faire, notamment celles demandant des spécialistes, ce qui provoque des goulots d’étranglement
- Un manque de réalisme sur le temps alloué aux différentes tâches (généralement sous-estimé)
- Des plannings d’équipes par conséquent irréalistes et intenables, ou alors au prix d’efforts démesurés sur les horaires
- Des tâches chronophages que l’on sait peu rentables
- Des tâches rentables… auxquelles on n’a pas de temps à consacrer
- Des clients que l’on a pas le temps d’écouter, d’analyser, de prospecter…
Une nouvelle génération d’outils
La seconde bonne nouvelle, c’est l’apparition d’une nouvelle génération d’outils de planification, incarnés par Beeye. Ils font la synthèse de l’expérience des équipes projets dans d’autres univers (par exemple le développement informatique), des travaux universitaires comme ceux de Pert et de Gantt, en les rendant accessibles et faciles d’utilisation. Par ailleurs, ils intègrent les toutes dernières avancées en matière de visualisation, de présentation (tableaux de bord) et d’analyse (aide à la prise de décision). Ils proposent aussi une gestion d’alertes ainsi que des indicateurs paramétrables pour mesurer d’abord, optimiser ensuite les différentes tâches du cabinet, par nature, par personne ou encore par client.
Une productivité positive
Les gains de productivité réalisés sur des tâches répétitives permettent aux collaborateurs de s’épanouir sur d’autres missions à forte valeur ajoutée pour le cabinet. A plus forte raison si grâce à ces outils de planification intelligents, le temps libéré fait l’objet d’une analyse et d’une réallocation dont tous partagent le sens. C’est ainsi que la course à la productivité, en plus de garantir la santé financière du cabinet, ne s’oppose plus à, mais au contraire nourrit la qualité de vie au travail… et donc l’engagement de tous ses acteurs !
⁂