Aujourd'hui, les flux d'informations représentent un enjeu stratégique pour les cabinets de comptabilité, autant à l'interne qu'au niveau de la relation client. Comment optimiser ces flux ? Voilà la question à laquelle nous allons répondre dans cet article.
Pour clarifier ce que nous entendons par flux d'information, on peut par exemple mentionner la gestion des conditions commerciales pour un département de vente ou encore la gestion des appels d'offres pour un département d'achat.
On comprend tout la dimension stratégique de ces flux, qui sont les cellules nerveuses de votre entreprise et assure le lien entre les différents départements.
Dans un contexte de décentralisation de l’activité, avec l’appel de plus petits cabinets comptable en région, la gestion de l’information va être essentielle. En effet, comment maintenir une cohérence entre la maison mère et les différentes entités ? Comment garder des pratiques commerciales communes, une homogénéité de la culture d'entreprise ou encore de la relation client ? Autant de questions auxquelles nous allons répondre ici.
Quelle que soit la taille de votre cabinet, l'analyse de vos flux d'information se basera sur quatre grands axes :
- L'intégration de tous les supports d'information dans les systèmes, ou la centralisation de votre information,
- La standardisation de l'information sous un format cohérent et utile pour l'analyse,
- L'intégration digitale de l'information pour une optimisation de la rapidité de propagation,
- L'intégration de chaque collaborateur, selon son profil, à la gestion de ces flux.
L'objectif est que chaque flux d'information permette de faire parvenir la bonne information à la bonne personne, au bon moment et sous la bonne forme.
L'intégration de tous les supports d'information dans les systèmes, ou la centralisation de votre information
Si l’on se penche sur la décentralisation et ses conséquences sur le management, il est important de se concentrer sur les bonnes pratiques à adopter. Dans l’article The effects of top management team integrative complexity and decentralized decicion making on corporate social performance, on en apprend plus sur le rôle essentiel des gestionnaires et de la direction dans l’efficacité d’une stratégie de décentralisation.
Il est important de considérer comment les équipes dirigeantes affectent la performance sociale des entreprises, car ces équipes guident le processus de prise de décision stratégique des entreprises pour les initiatives de performance sociale des entreprises.
Si l’on se penche sur les grandes firmes, on observe un besoin croissant de s’appuyer sur des cabinets comptables de région. Avoir une fluidité dans les flux d’information devient alors un enjeu d’efficacité globale de l’activité. Une certaine dichotomie peut alors s’opérer entre volonté de centralisation des pratiques, gestion des clients personnalisée et implantation locale.
La standardisation des information sous un format cohérent et utile pour l'analyse
Pour parler de la problématique de la standardisation de l'information, il faut nécessairement se pencher sur les enjeux de gestion document ainsi que de centralisation des données.
En effet, lorsqu'il s'agit d'entités globales avec une maison-mère et des succursales en région, l'homogénéisation des formats devient stratégique. L'intégration du solution de gestion documentaire globale à toutes les entités devient alors nécessaire, et plusieurs scénarios s'offrent à vous:
1) Un personnel comptable centralisé peut par exemple gérer les comptes fournisseurs et clients pour tous les sites. Il en résulte que les processus sont suivis de manière plus cohérente et plus efficace, car c'est une équipe travaillant sur un même site qui va pouvoir coordonner ses efforts.
2) La gestion documentaire peut s'effectuer avec une solution globale. Les documents peuvent être récupérés et modifiés par un utilisateur alors que l'accès est refusé aux autres lorsqu'un autre employé modifie ce document. Les fonctionnalités de collaboration peuvent également permettre à plusieurs utilisateurs d'afficher et de modifier un document en même temps.
Le deuxième scénarios permet de réduire les doublons et les anciennes versions des documents à conserver dans le système en évitant par la même les erreurs.
Vous n'êtes pas encore convaincu par une solution de gestion documentaire (SGD)? Alors voici deux autres avantages à en utiliser une:
- Elle permet de réduire le coût de l'espace de stockage physique des données. Vous n'êtes pas sans savoir q'un cabinet comptable peut dépenser beaucoup d'argent chaque année pour stocker des factures et divers autres fichiers. Le stockage sur site tel que les classeurs peut prendre beaucoup de place dans un bureau, en plus de l'encombrement qu'elle engendre. l'encombrement et le coût se retrouvent d'ailleurs dans une implantation physique des serveurs pour un stockage digitale sur site: optez pour un service sur le nuage et vous économiserez en coût d'infrastructure.
- Elle permet aussi de réduire le besoin de personnel supplémentaire, surtout pour les grandes entités ayant des emplois d'administrateurs pour la gestion documentaire. Un seul objectif ici, vous permettre de réduire les coûts d'exploitation.