Comment planifier les collaborateurs en cabinet d'expertise comptable ? Des outils, présentés au Congrès de l'Ordre des
experts-comptables, répondent à la problématique.

À l'occasion du 74e Congrès de l'Ordre des experts-comptables dont le thème était l’expert-comptable au cœur des flux, s’est déroulé un atelier Flash meeting dédié au « staffing intelligent » ou gestion optimale des plans de charge des collaborateurs au sein des cabinets d’expertise comptable et d’audit. En voici les points essentiels.

La notion de « staffing intelligent » – Le « staffing » peut avoir plusieurs significations. Il peut désigner un groupe de personnes assurant des fonctions de direction ou d’encadrement dans un service, un département de l’entreprise ou de l’entité concernée, ou l’ensemble des collaborateurs directs d’un directeur. Il peut aussi désigner, plus globalement, la fonction associée au développement des ressources humaines (RH) dont l’objectif est de mettre à disposition des
différents services les personnes en qualité et en quantité nécessaires à l'accomplissement du plan stratégique de l'entreprise ou de l’entité.

Dans le cadre de l’expertise comptable, la notion de « staffing intelligent » vise plus précisément l’élaboration et la gestion optimale des plans de charge des collaborateurs au sein des cabinets d’expertise comptable et d’audit.

En effet, au sein des cabinets, la gestion des agendas d'interventions des collaborateurs, de tous niveaux, sur l’ensemble des portefeuilles clients se révèle souvent ardue aussi bien en expertise comptable qu’en commissariat aux comptes du fait de la forte charge de travail, en particulier en période fiscale, mais aussi des demandes de missions ponctuelles, exceptionnelles qui interviennent en cours d’année pour des clients (nouveaux ou non) ou … du turnover qui reste un
phénomène récurrent dans la profession.

Des outils de management en temps réel – Pour répondre à cette problématique, des outils de plus en plus sophistiqués existent désormais afin de proposer aux cabinets d’expertise comptable et d’audit des solutions sur mesure, quelle que soit leur taille.

En pratique, les fonctionnalités proposées par ces outils de gestion des plans de charge des collaborateurs permettent :
-de disposer d’une vision globale de tous les collaborateurs du cabinet, sur une période étendue (en général sur 6 mois ou sur 1 an si le manager souhaite avoir une vision « macro ») ;
-de planifier rapidement (voire automatiquement quand cela est pertinent pour la mission concernée) des tâches récurrentes dans les agendas des collaborateurs ; ces outils permettent par exemple de reconduire la planification (à l’identique ou à adapter) d’une équipe sur un dossier précis en se basant sur les données des agendas en N – 1 ; il est important de noter que ces pré-planifications sont naturellement modifiables aisément aussi ;
-de paramétrer automatiquement des tâches standards selon le type de mission (par exemple, les déclarations de TVA, etc.) ;
-d’identifier en temps réel les éventuels « trous dans les agendas » ou les surplanifications ou doublons ;
-d’effectuer des relances automatiques des collaborateurs pour le rendu de leurs temps passés hebdomadaires et de valider (ou de refuser de valider) les temps enregistrés, avec naturellement la possibilité pour les collaborateurs de laisser des commentaires sur les temps passés à l’attention des managers.

Ainsi, par exemple, dans certains outils de gestion des plans de charge, les collaborateurs -disponibles apparaissent en bleu, les collaborateurs occupés/planifiés apparaissent en vert et les collaborateurs en surcharge ressortent en rouge. De même, un code couleur peut être utilisé pour déterminer si un rendez-vous client est confirmé avec lui ou non (par exemple, seuls les RDV confirmés avec le client apparaissent en grisé sur l’agenda du collaborateur concerné).

En cas de demandes imprévues de clients (souvent en début de semaine), de missions exceptionnelles ou d’annulations de RDV, cela permet aux managers et associés d’identifier immédiatement l’ensemble des collaborateurs disponibles et ainsi d’optimiser les temps passés.

Certains outils peuvent également présenter une interface avec les agendas électroniques tels qu’Outlook

Selon les retours d’expérience exprimés par leurs concepteurs, la mise en place de ce type d’outils économiserait en moyenne 10 à 15 % de surplanification.

Identifier les dérapages budgétaires et pouvoir réagir au plus tôt – Un des avantages significatifs de ce type d’outils est également de pouvoir disposer à tout moment de tableaux de bord comparant sur chaque dossier les temps budgétés/planifiés aux temps réels ou encore les pourcentages de temps facturables et non facturables.

Les tableaux de bord proposés sur certains outils de staffing permettent ainsi d’identifier les dossiers ou les offres sur lesquels les collaborateurs passent le plus de temps ou a contrario les dossiers et offres les plus rentables.

L’ensemble des informations recueillies permet de détecter en amont, et non plus tardivement voire en fin de mission, les dérapages budgétaires ou les dossiers non rentables. Ces éléments peuvent encore améliorer la réactivité des managers et des associés des cabinets soit pour réajuster au plus tôt la composition des équipes de collaborateurs en charge des dossiers, soit pour renégocier les honoraires avec le(s) client(s) dont le(s) dossier(s) pose(nt) des soucis de rentabilité. Ce sont aussi de potentielles précieuses informations pour des simulations de missions, par exemple.

« Staffing intelligent pour les cabinets comptables – Atelier Flash meeting animé par Beeye – Congrès de l’Ordre des experts-comptables, 26 septembre 2019.

Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter les dépêches sur le site RF Compable

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