Le management à distance d’un cabinet d’expertise-comptable n’est pas une mince affaire. Planifier le travail, affecter - et réaffecter si besoin - ses collaborateurs aux missions, maintenir un esprit d’équipe positif et collaboratif, garder un œil sur le temps passé… autant d’enjeux que décrivent trois professionnels du chiffre. Sans langue de bois !
Basculer dans le télétravail du jour au lendemain ? Ce qui paraissait impossible hier s’est imposé comme une réalité. Avec des écarts selon les activités : si la production comptable s’est déplacée sans trop de difficulté dans le Cloud, le confinement a décalé les travaux d’audit et de certification, par exemple. Mais c’est surtout sur le management et la planification du travail que se sont posés les vrais problèmes.
Face à l’immense besoin de conseil des clients et à la multiplication de nouvelles règles et de nouveaux dispositifs, le temps défile à vitesse accélérée pour les experts-comptables. Il s’agit plus que jamais d’être productif. « Le télétravail permet d’éviter la rupture de service, c’est vrai, mais on travaille moins efficacement, explique François-Xavier Martin, expert-comptable associé de Finance Overseas, en Guadeloupe. Echanger les informations en direct, c’est plus facile que par téléphone ou par mail. La relation humaine manque quand il y a des urgences ».
Quels sont les principaux enjeux de management des cabinets en télétravail ?
1 - Garder la visibilité sur ce qui se passe
Il est plus difficile de suivre l’avancée des projets. « Je manque d’information pertinente et dynamique sur l’activité. Je dois appeler mes collaborateurs pour savoir où ils en sont. Ce manque de visibilité interne s’ajoute à l’imprévisibilité des décisions gouvernementales… et de celles des clients », explique Laura Viou, Audit Senior Manager chez Mazars à Toronto, Canada (où le passage généralisé au télétravail a été annoncé jusqu’à fin juin).
« Ça aurait été plus facile pour nous si nous avions déployé Beeye avant la crise sanitaire, avoue Antoine Racineux, expert-comptable Associé d’Avencia, en Vendée. Car l’outil donne de la vision aux managers, mais aussi à chaque collaborateur, sur les missions en cours et à venir. Depuis que je l’utilise, j’ai acquis une meilleure discipline de travail : par exemple je me suis mieux rendu compte de mes pertes de temps - comme de regarder mes mails au fil de l’eau, par exemple. De fait, je suis plus efficace. J’ai hâte que tout le monde s’y mette. »
« Avec Beeye on suit mieux le hors-mission, complète François-Xavier Martin. Des prestations complémentaires qui sont censés être facturées, même si pour certains clients fragiles je les fais aujourd’hui bénévolement, par fidélité. Au moins j’identifie le temps que j’y passe ».
2 - Tenir les plannings à jour
Les obligations déclaratives évoluent, mais il n’en faut pas moins assurer ses missions. « En audit, beaucoup de mandats sont aujourd’hui bloqués, pour cause d’incapacité opérationnelle ou parce que les clients sont accaparés par les urgences, explique Laura Viou. Vous pouvez imaginer les difficultés de planning à l’issue du confinement : tous voudront avoir leurs comptes certifiés au 30 juin ! » En attendant, il faut réaffecter certains collaborateurs à d’autres missions… et prévoir d’en intégrer d’autres au moment du rush.
La planification n’est pas plus facile au quotidien : « Tout prend plus de temps, continue la jeune femme. Dans l’impossibilité de se rendre sur place, une mission qui prenait une semaine peut en nécessiter deux. La question de la disponibilité des équipes est vraiment centrale, il faut être très réactif dans la gestion des plannings et de l’occupation du staff. »
Laura Viou attend beaucoup de la généralisation de Beeye dans le cabinet. Pour éviter d’utiliser des plannings établis sur Excel, « mis à jour le lundi, et obsolètes le mardi ». Réaffecter les tâches en fonction de l’activité, ou encore pour cause de départs ou de congés maladie, c’est beaucoup plus facile avec Beeye, et tout le monde est informé immédiatement. Elle pourra aussi disposer d’outils d’analyse en temps réel et en lecture directe, pour un reporting précis et une allocation des ressources optimisée.
3 - Améliorer le confort de travail
« Tout le monde n’est pas égal face au télétravail », souligne François-Xavier Martin. « Les collaborateurs qui ont de jeunes enfants à la maison sont dérangés dans leur concentration. Et tous ne disposent pas d’une connexion internet idéale. Il faut pouvoir en tenir compte ». Chacun essaie de s’adapter. « La première semaine, continue-t-il, les équipes du pôle social travaillaient en décalé : l’après-midi et la soirée, jusqu’à très tard ! Mais il n’était pas question de continuer comme ça, il faut pouvoir faire ses heures, sans excès ». Car le burn-out peut aussi survenir en télétravail…
Autre difficulté : la peur de déranger. Un collaborateur n’osera pas forcément interrompre par téléphone son responsable pour une question « express » - de celles que l’on pose quand on se situe à quelques mètres les uns des autres. Du même coup, il risque de se retrouver bloqué une demi-heure quand en temps normal il aurait obtenu la réponse en deux minutes.
Outil de planification et de management d’équipe simple et pratique à utiliser, Beeye facilite aussi la communication asynchrone - chacun peut ajouter un commentaire et notifier son interlocuteur.
4 - Donner la bonne information aux bonnes personnes
« Au début tout le monde voulait tout savoir », se souvient François-Xavier Martin. Avec le risque de se retrouver noyé dans un flux d’informations pas forcément utiles aux missions du moment - et de négliger celles qui rendront vraiment service. Le dirigeant sélectionne et distribue à ses collaborateurs les communications de l’Ordre pertinentes, et tout le monde est abonné à Francis Lefebvre, « une source fiable ».
Avec Beeye, c’est encore plus simple, grâce aux filtres par besoins. Il est ainsi facile de distribuer les informations opérationnelles cruciales, comme par exemple la mise en place du chômage partiel, ou la procédure à suivre pour obtenir des prêts garantis. L’application mobile facilite encore la diffusion de l’information en temps et en heure.
5 - Entretenir un team spirit
Tout le monde est d’accord : en télétravail, le manque de contact humain, de rassemblement, de rencontres informelles, se fait vite sentir. Les cabinets ont généralement mis en place des réunions à distance. « Chaque mercredi, mon groupe de travail de 12 personnes se retrouve en visioconférence pendant une heure et demie. Cela nous permet d’avancer sur une problématique partagée, et de concrétiser une avancée collective », illustre François-Xavier Martin.
« J’essaie d’être en contact chaque jour avec mon équipe, il faut garder de la proximité, ça n’est pas évident de travailler seul », ajoute Laura Viou. Cette communication régulière est aussi importante pour connaître l’avancement des travaux, et pouvoir dire aux clients où l’on en est.
Beeye participe à cette motivation collective. Via le planning partagé (avec des droits d’accès modulables), chacun peut se rendre compte qu’il n’est pas seul à travailler, et se retrouve en capacité de demander un conseil à un collègue qui aurait déjà traité un point. D’autant que l’outil intègre également des fils d’actualité et des leader boards.
6 - Ne pas oublier les projets à moyen terme
Quand on doit traiter tant de questions urgentes et que la sortie de crise reste lointaine, il est difficile de s’atteler aux projets de fond - formations, transformation numérique, organisation interne… Même si les dirigeants des cabinets savent bien que leur performance future en dépend !
La mise en place de Beeye pour planifier les tâches et affecter les ressources humaines au mieux des missions constitue un projet structurant, mais qui présente l’avantage de pouvoir s’incrémenter très vite tout en continuant d’avancer. Sa mise en place est rapide, et son déploiement instantané, au moins pour ses fonctions de base - les plus cruciales.
Beeye permet aussi de suivre et d’animer des projets transversaux, qui sont planifiables au même titre que les missions client.
7 - Tirer les leçons pour la vie d’après
La longueur du confinement fait passer le télétravail de l’exceptionnel au structurel - accélérant ainsi l’adoption de nouvelles pratiques de travail, plus autonome et mieux réparti. « Nous allons gagner en sérénité, conclut Antoine Racineux. Beeye donne du rythme à l’activité. Il fait monter en qualité d’organisation les bons profils techniques, et en qualité technique les collaborateurs les mieux organisés ».
« Le plus difficile n’est pas de choisir les hommes, mais de donner aux hommes qu’on a choisis toute la valeur qu’ils peuvent avoir ». On dirait bien que cet aphorisme de Napoléon Bonaparte est toujours d’actualité !