A cette période de l’année, les cabinets se préparent, avec une certaine fébrilité, à affronter la période fiscale. Deux écoles : ceux qui espèrent que tout va bien se passer et ceux qui s’organisent pour que tout se passe bien. La bonne nouvelle, c’est qu’il est encore temps de mettre en œuvre quelques solutions de dernière minute à l’efficacité immédiate pour préparer au mieux cette période fiscale qui s’annonce. C’est l’objet de ce nouvel opus des « regards croisés » entre Beeye et b-ready.
Il n’est pas trop tard pour se faciliter la vie pendant la période fiscale
Inutile de se mentir, il est un peu tard pour revoir en profondeur les process de production du cabinet, rédiger de nouvelles procédures et revisiter l’organisation des missions. Certes, dans un contexte d’automatisation à marche forcée, qui sera bientôt amplifiée par la généralisation de la facture électronique, les cabinets ne pourront faire l’économie de ces chantiers structurants. Mais ce n’est plus le moment. On ouvrira ce chantier après la saison…
Pour l’heure, l’essentiel est ailleurs : comment se mettre dans les meilleures conditions possibles pour s’assurer une période fiscale moins pénible que la précédente ? Rassurez-vous, il n’est pas trop tard pour le faire ! Des solutions rapides et efficaces existent pour gagner du temps (sans dégrader la qualité et la conformité des travaux, bien sûr) et fluidifier le travail au sein du cabinet. Nous vous en proposons ici quelques-unes, qui peuvent être mises en œuvre rapidement et qui produiront leurs effets immédiatement.
Les actions à mener pour gagner du temps sur la production
Deux grands types de leviers sont à la disposition des cabinets pour gagner du temps sur la production des comptes de leurs clients.
Les outils
La période n’est clairement pas la meilleure pour revoir en profondeur les outils du cabinet, mais il est toutefois toujours possible d’automatiser un peu plus la production, notamment en ce qui concerne la récupération des pièces (opérations bancaires, factures…) et donc, par ricochet, la saisie des pièces.
En effet, l’une des causes d’embouteillage de la période fiscale, c’est la concomitance de tâches récurrentes (collecte, saisie, TVA, …) et de tâches exceptionnelles (arrêté des comptes annuels) sur une courte période. En adoptant, même tardivement des nouveaux outils de récupération de données (ventes, achats, banques), le cabinet se libère de la collecte et la saisie des pièces 2022 (le courant) voire de la saisie des pièces de 2021 pour les clients qui apportent leurs pièces de l’année en une seule fois en pleine période fiscale. Le gain de temps lié à ces nouveaux outils est particulièrement appréciable. Si le client ne veut pas en entendre parler, il suffit de demander à un collaborateur du cabinet (le moins qualifié possible) de scanner les pièces à leur arrivée. C’est toujours moins long que de les saisir.
La crise sanitaire de ces derniers mois, avec ses confinements et le développement rapide du télétravail, a convaincu nombre de chefs d’entreprise jusque-là réticents du bienfondé de la dématérialisation. Vous avez d’ailleurs peut-être profité de cette période pour développer ou renforcer l’utilisation de ces outils par vos clients.
Si vous ne l’avez pas fait, il est encore temps de s’y mettre. Et si vous avez déjà commencé, il reste certainement certains clients qui n’ont pas encore basculé sur ces outils et qui pourraient le faire rapidement. Ces outils sont faciles à prendre en main (par les clients comme par les collaborateurs) et les gains de temps sont immédiats.
Les process
Là encore, il ne s’agit pas de revoir les process de production de votre cabinet en profondeur à cette période de l’année. Il est néanmoins possible de mener quelques actions simples qui produiront des effets immédiats en termes de gains de temps pour l’équipe du cabinet.
La première action à mener est d’identifier et de supprimer toutes les tâches qui n’apportent rien aux clients et qui ne sont pas imposées par la législation ou par les normes professionnelles. Autrement dit, faire la chasse aux tâches inutiles (travaux trop précis, contrôles systématiques, relances inutiles, zèle dans les contrôles, etc.) qui font perdre du temps à l’équipe et pèsent sur les plannings et la rentabilité des dossiers.
Concrètement, voici quelques pistes pour supprimer (ou du moins sensiblement réduire) ces travaux inutiles :
- Arrêter de relancer tous les mois le client pour qu’il nous envoie des pièces qu’il a, de toute façon, très certainement perdues.
- Mettre en place un seuil de signification (pour mémoire, ce seuil de signification est prévu dans la norme de présentation).
- Arrêter de passer des OD de clôture pour quelques dizaines ou centaines d’euros …
- Supprimer les photocopies et commentaires injustifiés dans le dossier de travail. Le dossier de travail ne doit contenir que des informations nécessaires à la compréhension du dossier.
- Supprimer les contrôles inutiles, ceux qui prennent du temps sans rien apporter à la qualité des comptes annuels (frais généraux sans enjeux…).
Bien sûr, ces actions ne feront gagner que quelques dizaines de minutes par dossier. Mais quelques dizaines de minutes multipliées par quelques centaines de dossiers, cela fait vite de belles économies de temps…
Les actions à mener pour fluidifier le travail au sein du cabinet
Travailler plus efficacement
Les sources de pertes de temps sur un dossier sont (très) nombreuses dans les cabinets et certaines d’entre elles peuvent être facilement supprimées (ou du moins sensiblement réduites) :
- Répondre à un mail ou à un appel téléphonique pendant que l’on travaille sur un dossier. Il n’est naturellement pas question de ne plus répondre aux clients, mais il est tout à fait possible de leur réserver des plages horaires durant la période fiscale. Le reste du temps, les collaborateurs restent concentrés sur leurs dossiers … et gagnent ainsi en efficacité.
- Commencer un dossier sans avoir toutes les pièces, ce qui nécessitera de s’interrompre pour réclamer les pièces manquantes et de s’y remettre plus tard. Pour éviter cela, il est indispensable de mettre en place un contrôle des pièces reçues sur le dossier avent de commencer à le traiter. Et on commence à traiter les dossiers complets qui pourront être réalisés d’un seul coup.
Mieux planifier les missions
L’organisation de la production tout au long de la période fiscale est également une source importante de gains de temps pour les cabinets, trop souvent négligée. La majorité des cabinets planifie certes la période fiscale en début d’année. Mais faute d’outils adaptés, cette planification présente souvent deux grands défauts :
- Elle prend énormément de temps aux associés et/ou aux chefs de missions du cabinet : pour planifier les dossiers, pour suivre le planning avec les collaborateurs tout au long de la période fiscale, pour adapter la planification en cours de période, etc.
- Elle est difficile à suivre (et à adapter au fil de la période). Or la vie d’un cabinet est souvent faite d’imprévus (absence, départ d’un collaborateur, signature d’une nouvelle mission, arrivée d’un nouveau client et/ou d’un nouveau collaborateur, etc.), ce qui nécessite d’adapter la planification en permanence.
La planification est pourtant essentielle. C’est elle qui permet de tenir les délais et les budgets. Il est donc essentiel de gérer en temps réel les plannings afin de préserver la performance du cabinet et la sérénité des équipes !
L’avis de l’expert Beeye
La planification des dossiers est effectivement une importante source d’efficacité (et donc de rentabilité) pour les cabinets. Bien sûr, il est possible de le faire sous Excel, comme le font encore beaucoup. Beeye est un outil dédié à la gestion des plannings. Il offre une grande souplesse en matière de planification pour affecter les tâches et les dossiers, gérer les imprévus, les nouvelles missions, les absences et départs de collaborateurs, etc. Il permet également de partager en temps réel l’information avec l’ensemble de l’équipe. Autrement dit, le gain de temps est réel..
L’utilisation d’un outil de planification efficace permet par ailleurs de répartir les tâches d’un même dossier entre les différents collaborateurs, en fonction de leurs compétences spécifiques.
L’avis de l’expert Beeye
Tout à fait ! Beeye segmente les missions en blocs de tâches homogènes. Cela permet d’allouer ces blocs de tâches en fonction des compétences des différents intervenants sur une mission donnée. Les collaborateurs, qui sont toujours surchargés, peuvent ainsi confier une partie de leurs tâches à d’autres collaborateurs, plus disponibles. Là encore, grâce à Beeye, les cabinets gagnent en fluidité.
L’utilisation d’un outil de planification permet également d’affecter les ressources rares du cabinet de façon optimale (pour plus de détails sur cette question de l’affectation des ressources rares, se reporter à un de nos précédents articles. Or ce sont souvent ces ressources rares (experts-comptables, chefs de missions, compétences spécifiques…) qui créent des goulots d’étranglement au sein du cabinet et génèrent des retards.
L’avis de l’expert Beeye
Difficile de prétendre à une allocation optimale des ressources rares dans les cabinets sans avoir une idée précise des besoins de chaque dossier par niveau de compétences, des compétences et des disponibilités de chaque collaborateur. C’est pourquoi Beeye intègre les compétences de chaque collaborateur pour optimiser les affectations sur chaque dossier. Le profil de chaque collaborateur est en effet renseigné dans l’outil. Il est ainsi possible d’allouer telle partie de la mission à tel collaborateur en fonction de ses compétences, de son temps disponible, des échéances du dossier.
On s’y met quand ?
Il est encore possible de mener certaines actions pour réduire la durée et la pénibilité de la période fiscale, tout en améliorant la rentabilité des dossiers, mais il ne faut plus trop trainer maintenant !
- Pour les actions liées à l’optimisation de la production, une réunion d’équipe suivie de décisions rapides pour une mise en œuvre immédiate reste la meilleure façon de faire.
- Pour la planification des dossiers du cabinet, pourquoi ne pas utiliser un logiciel dédié à ces problématiques, comme Beeye ? Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de l’outil : https://www.mybeeye.com/.
Et bien sûr, si vous avez des questions sur l’organisation des cabinets, qui pourraient faire l’objet d’un prochain article, n’hésitez pas à nous les poser à cette adresse. Nous y répondrons avec plaisir dans le cadre d’un prochain article.
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