Avec les chocolatiers, les brasseurs et les marchands de jouets, s’il y a une
profession qui connait une forte saisonnalité, c’est bien l’expertise-comptable. La période des bilans ressemble à un long coup de feu en cuisine ! Nous avons demandé à des experts-comptables ce qu’ils en pensaient, et comment ils faisaient face.

« C’est très dur. Le coup de feu de la période fiscale existe toujours, explique Thierry Kalpac, expert-comptable à Marseille. C’est même un coup de feu qui a beaucoup d’échos… ! Il nous faut assimiler les nouvelles lois de finances, répondre à des procédures qui se sont alourdies - comme avec les centres de gestion agréés, par exemple. L’exigence de formalisme est toujours plus élevée. Sans compter les arrêtés décalés ! »

 

Une période charnière

 « Oui, la période des bilans est clé dans notre activité, et à plus d’un titre : il faut sortir les chiffres, présenter le projet au dirigeant, et l’aider à prendre des décisions de gestion - prime ou dividendes ? embauches ou réduction de personnel ? investissement de production ? etc.). Nous devons donc produire et communiquer en même temps, et la charge est importante » précise Delphine Loyseau, expert-comptable à Lille.

Le planning des rendez-vous bilan va donc devoir s’intégrer avec la production et son suivi. A raison d’une heure pour une petite structure, davantage pour les entreprises plus importantes, il s’agit d’une activité très chronophage. Qui n’en est pas moins fondamentale : service rendu au client d’abord (« Pour certains un bilan ça ne parle pas du tout ! »), et évaluation des besoins de conseil ensuite.

 

Les collaborateurs en première ligne

La période fiscale est une course de fond, avec des moments calmes, des temps forts… et un sprint final. « En janvier et février, on sort les bilans des entreprises les mieux structurées, les mieux organisées dans la gestion de leurs documents - et de celles qui ont des exigences de délai pour un reporting groupe. Mi-février, on peut ressentir un creux - c’est le moment de prendre son souffle ! Parce que dès mars on entre dans le tunnel jusqu’au 15 mai », raconte Delphine Loyseau. 

Pour Thierry Kalpac, il y a surtout deux périodes : écarlate, de début mars à fin avril, et rouge en mai et jusqu’à mi-juin. Pour soutenir l’effort, son premier souci est celui des ressources humaines. « Nous sommes un cabinet familial, et le bien-être de nos collaborateurs occupe le cœur de nos préoccupations. Il faut offrir de bonnes conditions de travail, et prendre garde à leurs horaires. »

Sans compter que les collaborateurs des cabinets sont plus attentifs qu’avant à leur équilibre vie professionnelle / vie personnelle… Plus rares, ils sont devenus plus exigeants. « Quand j’ai commencé il y a vingt ans, c’était naturel de venir le samedi matin… Aujourd’hui, on fait en sorte que cela demeure exceptionnel », commente Delphine Loyseau. Ce qui n’a pas changé, c’est la charge de travail des associés sur la période : « Pas de vacances de printemps pour les experts-comptables ! Adieu lundis de Pâques et ponts de mai ! C’est souvent le patron du cabinet et ses managers qui vont éponger les pics d’activité. Pourtant ce n’est pas le moment d’étouffer les plus calibrés… ».

 

Anticiper pour survivre !

Si l’habitude généralisée des entreprises françaises de clôturer au 31 décembre condamne les cabinets à affronter cette saisonnalité, la période fiscale a au moins l’avantage d’être attendue et prévisible. On peut donc s’y préparer.

Les associés de Kalpac ont décidé de revoir l’organisation, sur tous les dossiers. L’objectif est d’être à jour le plus tôt possible, et de ne rien laisser traîner. Et d’anticiper les retards des clients - il faut parfois trois mails formalisés pour obtenir une réponse…  « Nous connaissons ceux qui manquent de discipline. Mais il faut comprendre aussi que le premier objectif du client, c’est de faire tourner sa boutique ! A nous de lui donner les moyens de s’organiser. Et de lui faire comprendre que c’est son intérêt d’avoir des comptes plus tôt. »

Gouverner c’est prévoir, décidément : pourquoi se retrouver gêné au moment des bilans par l’absence de pièces qu’on aurait pu demander au cours de l’exercice, ou devoir mettre à jour ces immos que l’on n’a pas saisi les mois précédents ? Préparer la période fiscale, c’est finalement l’affaire de toute l’année…

Ce n’est pas tout : « il faut avoir de la ressource d’avance, explique pour sa part Delphine Loyseau. C’est la raison pour laquelle j’ai un recrutement qui arrive en janvier. Je mise sur de nouvelles missions de conseil pour développer mon activité. Il faut accepter d’être en surcapacité » - ou faire appel à la sous-traitance d’une jeune consœur ou d’un confrère. 

 

Planifier avec intelligence… et à la main

Dans les deux cabinets, la planification se construit sur les portefeuilles clients des collaborateurs. On calcule des moyennes de temps passé sur deux ans sur la base des feuilles d’heures par dossier et par mission. Une réunion interne est organisée avant le début de la période fiscale pour finaliser ce plan de charge. Le tout est rassemblé dans un planning sous Excel qui présente les missions récurrentes et les délais correspondants - par exemple pour traiter en premier les sociétés qui font des bénéfices et auront de l’IS à payer. Ou prendre en compte que les liasses des artisans sont attendues pour le 30 avril, et non le 15.

Au début tout va bien, le planning est respecté : on traite en priorité des dossiers les plus simples et les clients bien organisés, qui assurent la bonne transmission des éléments. « Et puis ça se gâte, témoigne Delphine Loyseau. Il y a un creux d’activité parce qu’il manque des informations, et qu’on ne peut pas finaliser. S’accumulent trop de dossiers « presque » finis… mais encore en suspens. Et quand on a des missions de révision, on est tributaire de leur avancée. » Autant de décalages à prendre en compte au planning… qui bouge donc tout le temps pour que personne ne reste les bras croisés pendant que d’autres seraient « sous l’eau ». Il s’ensuit des réunions de planning régulières.

 

Sans oublier l’imprévu qui priverait soudainement le cabinet d’un collaborateur… Dans ce cas, « Les associés prennent la mesure du portefeuille concerné, on réunit les collaborateurs, on répartit à la main, on discute ! C’est avant tout la solidarité entre les collaborateurs qui joue, décrit Thierry Kalpac. L’engagement personnel et le sens partagé de la mission du cabinet comptent tout particulièrement dans ces moments là ». 

 

« Tant que tous les dossiers ne sont pas bouclés, ça n’est pas fini. Pourtant la vie continue pendant ce temps-là : des nouvelles sociétés, des porteurs de projets, de nouvelles missions auxquelles on se forme et s’essaie… Il faudra inclure tout ça aussi dans le planning ! », illustre Delphine Loyseau.

 

Ça fait du bien quand ça s’arrête

« Tout le monde finit sur les genoux », avoue la jeune femme. Alors dans son cabinet de Lille, la fin de la période fiscale donne lieu à un événement, comprenant une soirée ou au moins un bon déjeuner en commun. L’an passé a eu lieu une initiation au golf suivie d’un déjeuner, par exemple. Une manière de remercier ses collaborateurs et d’entretenir le sens du travail accompli que l’on retrouvera aussi sous forme d’une plus traditionnelle prime de période fiscale. A Marseille, on ne fête pas la fin de la période à proprement parler… mais le début des vacances - presque la même chose !

 

Les témoins : 

Thierry Kalpac est expert-comptable associé du cabinet Kalpac. La dématérialisation et la collaboration sont au cœur du modèle qu’il défend à Marseille avec sa sœur Christel. Avec ses 10 collaborateurs, il traite environ 450 dossiers chaque année.

Expert-comptable, Delphine Loyseau a 19 ans d’expérience. Elle a posé sa plaque voici cinq ans à Tourcoing, et vient d’emménager avec ses 5 collaborateurs à Lille, à deux pas de la Grand place