Aujourd’hui,  la gestion du temps est devenue un facteur critique de succès. De plus en plus de méthodes et de solutions digitales se mettent en place pour aider les organisations à répondre à cet enjeu et à mieux planifier leur charge de travail.

En particulier dans les secteurs où la facturation se fait au prorata du temps passé, la problématique du temps est intimement liée à celle de la rentabilité. Améliorer sa gestion de la capacité revient alors à augmenter son temps facturé et la productivité de ses équipes.

Il existe plusieurs méthodologies afin de parvenir à mieux gérer son temps. Parmi elle, le plan de charge, qui a été créé à l’origine pour faciliter la planification des ressources de production, mais qui retrouve ses lettres de noblesse aujourd’hui dans les entreprises de services.

Qu’est-ce qu’un plan de charge ?

Pour faire simple : un plan de charge est un résumé du taux d’occupation de vos ressources dans le temps. Il vous permet de déterminer les ressources les plus utilisées et les plus disponibles, de mesurer la qualité de votre planification en comparant le réel et le planifier, et d’anticiper vos besoins en recrutement ou en formation.

La planification de la charge, c’est d’abord une méthode de gestion et de planification de vos ressources sur un projet en particulier. Plusieurs informations sont à prendre en compte pour le rendre pertinent :

  • la durée totale du mandat divisée en période de temps définie (mois, semaine ou jour) ;
  • les ressources planifiées sur le projet, en lien avec leurs compétences et leur capacité ;
  • certains champs personnalisés comme la priorité du mandat, l’information sur l’état du projet, les jours de vacances, etc.…

À partir de ces informations, l’objectif de ce plan de charge sera de permettre à vos gestionnaires de mettre en place une planification et de suivre le temps réel passé par vos équipes sur vos projets, afin de le comparer au temps planifié pour améliorer votre suivi de projets et vos estimations futures.

Quels en sont les bénéfices ?

Nous venons d’en citer plusieurs :

  • Vous allez améliorer votre visibilité sur l’utilisation de vos ressources : qui est trop occupé pour prendre en charge un nouveau projet, qui est disponible pour débuter un nouveau projet. En bref, vous pourrez savoir si vous avez les ressources nécessaires pour livrer plus de projets et augmenter votre chiffre d’affaire.
  • Vous allez pouvoir de façon plus globale anticiper l’avenir de votre entreprise : le plan de charge prévisionnel vous donne un aperçu de vos besoins futurs afin d’éviter les mauvaises surprises.
  • Si vous n’avez pas les ressources nécessaires, vous serez en mesure d'identifier facilement qui et quand recruter en mesurant les besoins futurs par compétence.

En résumé, un outil comme le plan de charge vous permet d’améliorer l’organisation de vos équipes, grâce à une meilleure prédiction du temps passé sur vos mandats. Vous pourrez ainsi pondérer les risques en matière de délai, de qualité ou de coût sur vos projets.

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 Comment créer son graphe de capacité sur Excel ?

Pour des petites et/ou moyennes équipes, utiliser Excel pour réaliser son graphe de capacité peut être une bonne solution. 

Parfois appeler courbe de charge, ou planification de la charge, ce graphique vous permettra d'améliorer la gestion du temps de vos équipes. Mais ne perdez pas votre temps à le faire, nous avons rédiger un article avec la solution !

Il faut néanmoins faire attention avec les fichiers Excel qui sont souvent sources d'erreurs, et de prises de décision basées sur des données erronées. Nous avons d'ailleurs écrit un article sur ce sujet, n'hésitez pas à le consulter pour en savoir plus.

Comment Beeye vous permet de l’améliorer ?

Avec une vue sur votre portefeuille de projet, une solution de gestion des ressources comme Beeye vous donne les outils nécessaires afin de suivre les indicateurs de bonne santé d’un projet qu'un plan de charge peut vous fournir.

Nous pensons que l’ensemble des activités dans l’entreprise doit être pris en compte dans la planification : projets opérationnels, vacances, tâches administratives — rien ne doit être oublié pour établir un plan de charge réaliste.

C’est en insufflant un esprit collaboratif que nous avons voulu créer notre outil, afin de sensibiliser l’ensemble de vos employés à la gestion de leur temps, et ce jusque dans la feuille de temps, où vous pouvez comparer directement le temps réel et le temps planifié par projet :

 Timesheets1a.png

Pour vous aider à mieux gérer la capacité de vos ressources nous avons aussi intégré la disponibilité et les compétences directement dans la création de projet. Un mot d’ordre : la bonne personne, au bon endroit, au bon moment.

Pour vous permettre un suivi en temps réel de la capacité de votre équipe, nous avons créé un graphe de capacité directement visible dans votre planification. Grâce à un système de filtre, vous serez alors en mesure d’afficher l’information souhaitée sur une période donnée.

 Planification3-2.png

Comme nous l’avons vu, prévoir l’avenir est aussi une priorité en partie réalisée par le plan de charge.

En plus de celui-ci, nous avons aussi intégré une partie d’analyse de données au travers de rapports et de tableaux de bord, vous permettant une vue sur un temps plus long de vos indicateurs de performances.

Rapports1.png

Pour en savoir plus sur les bénéfices d’un outil de gestion du temps comme Beeye, je vous invite à suivre ce lien.

Si vous souhaitez une démonstration de l’outil, n’hésitez pas à nous solliciter.