La planification : un outil efficace pour l’attractivité du cabinet et la fidélisation des collaborateurs

La planification : un outil efficace pour l’attractivité du cabinet et la fidélisation des collaborateurs

b-ready, auteur invité - 25 mars 2022 13:22:52

Gestion de la capacité Gestion du temps Bonnes pratiques Outil de gestion

S’il est un sujet sur lequel les dirigeants de cabinets sont tous d’accord, c’est bien celui de la difficulté à recruter et à fidéliser leurs collaborateurs. Le marché du travail est actuellement déséquilibré et le rapport de force penche clairement du côté des collaborateurs. Dans ces conditions, la question du bien-être au travail, qui n’a pas toujours été une préoccupation de premier plan pour les cabinets, devient primordiale. Les leviers en la matière sont nombreux, mais l’amélioration de l’organisation du travail, via notamment une meilleure planification, y tient une place centrale. C’est l’objet de ce nouveau « Regards croisés » entre Beeye et les consultants de b-ready.

Les leviers pour améliorer le bien-être au travail

Fed Finance a récemment publié une nouvelle édition de son étude sur l’emploi en cabinet d’expertise comptable[1]. Il en ressort notamment que la fidélisation des collaborateurs représente un enjeu majeur pour les cabinets. Le constat est unanime. 85% des candidats, tout comme 86% des experts-comptables, pensent que les cabinets souffrent d’un déficit d’attractivi­té ! 

Autre sujet sensible : le turnover. Au-delà de son coût très élevé, le turnover désorganise le cabinet et pèse sur le moral des troupes. A chaque nouvelle arrivée, il faut expliquer, former, accompagner, … En ce qui concerne le turnover, les acteurs du marché estiment que le salaire n’est plus forcément la principale cause de départ (même si elle reste un critère important). Les raisons évoquées s’orientent plutôt vers la qualité de vie au travail : rythme de travail, qualité du management ou encore équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

 Les cabinets ont donc bien compris qu’ils devaient travailler le sujet de la fidélisation des collaborateurs. Plusieurs leviers peuvent être activés en la matière.

Les conditions de travail, au sens large, sont de plus en plus souvent mises en avant par les candidats : locaux agréables, qualité du management, reconnaissance, souplesse des horaires, télétravail, moments de convivialité, etc. Dans ce domaine, il ne s’agit pas juste de mettre un babyfoot dans les locaux et d’organiser un petit déjeuner une fois de temps en temps pour « être cool ». Il faut créer une ambiance de travail dans laquelle les collaborateurs se sentent véritablement bien.

concerne l’automatisation des tâches de production répétitives et/ou fastidieuses. Nos retours du terrain nous montrent que les candidats sont de plus en plus nombreux à interroger les cabinets sur leurs pratiques en la matière et que des équipements qui ne leur conviennent pas peuvent être rédhibitoires. C’est très fréquent dans le domaine de la paie, mais cela commence à se voir aussi dans le domaine de la compta. 

La diversité des missions et les perspectives d’évolution. Naturellement, un cabinet d’expertise comptable, qui est dans la très grande majorité des cas une TPE/PME, ne pourra pas lutter contre une grande entreprise en matière de perspectives de carrière. Cela dit, les missions des cabinets sont de plus en plus diversifiées (une tendance qui se renforcera immanquablement dans les années à venir) et offrir une certaine diversité de missions constitue un levier de motivation (et donc, par ricochet, de fidélisation) pour les collaborateurs.

La rémunération. Les aspects non-financiers sont certes régulièrement mis en avant par les salariés, mais la rémunération demeure un élément important de l’attractivité et de la fidélisation. On n’attire pas des mouches avec du vinaigre ! Si les cabinets veulent attirer et/ou conserver des profils évolutifs et motivés (ces profils qui permettront aux cabinets de développer de nouvelles missions d’accompagnement), ils devront immanquablement revoir leurs grilles. Notons à ce propos que les salariés sont également très sensibles aux éléments de rémunération « indirects » : participation, intéressement, plans d’épargne, chèques cadeaux divers et variés, etc.

L’avis de Beeye

Le temps où l’on « ne comptait pas ses heures » est derrière nous. La charge de travail, le confort du poste, la souplesse des horaires, la part donnée au télétravail figurent aujourd’hui au cœur des préoccupations des collaborateurs. Les outils numériques sont de précieux alliés pour y parvenir, en particulier s’ils permettent d’alléger et de lisser la charge de travail. Les cabinets qui nous sollicitent ont souvent pour préoccupation de « tenir leurs promesses » vis-à-vis de leurs collaborateurs. Ils s’engagent à respecter les horaires convenus, mais, faute d’une organisation efficace, sont obligés de les solliciter au-delà de leurs engagements. Ils ont bien conscience que ce n’est pas satisfaisant, mais n’ont pas de solution. Jusqu’à qu’ils découvrent Beeye, bien sûr.

 

La planification au service du bien-être au travail

L’organisation des process du cabinet est un outil d’amélioration des conditions de travail des collaborateurs et donc, une condition de leur fidélité. Une analyse rapide des messages de collaborateurs de cabinets sur les réseaux sociaux montre notamment que le coup de feu (et de stress) de la période fiscale est de moins en moins bien supporté.

Nous avons largement développé les impacts d’une meilleure planification sur la performance des cabinets[2] dans un précédent article, mais il est important de souligner qu’une planification plus fine et plus souple est évidemment un moyen de renforcer la sérénité et d’améliorer le bien-être des équipes.     

Une bonne planification ne résoudra naturellement pas tous les problèmes des cabinets en termes d’attractivité, de recrutement et de fidélisation, mais les bénéfices d’une meilleure planification sur le bien-être des collaborateurs sont nombreux.

Fluidifier la période fiscale

Une planification efficace permet de réduire les périodes de surcharge au sein des cabinets, en lissant mieux l’activité des membres de l’équipe dans le temps. Cela permet également de réduire les goulots d’étranglement qui ajoutent du stress dans cette période déjà tendue.

En utilisant un outil de planification qui permet de visualiser facilement le plan de charge de chacun, il est possible d’anticiper, de réguler et donc, de moins subir. Un outil adapté permet d’identifier les membres de l’équipe qui seront en surcharge et à quelle période, de sorte à prendre des mesures nécessaires pour éviter que cela se produise :

  • Réaffectation de dossiers à d’autres collaborateurs dont le planning est moins chargé à cette période,
  • Délégation de certaines tâches,
  • Etalement de certaines interventions pour mieux répartir le travail dans le temps,
  • Recours à la sous-traitance pour certains dossiers ou parties de dossiers,
  • Recrutements

L’avis de Beeye

Beeye permet d’affecter les tâches qui composent une mission en fonction des compétences des différents intervenants. Les membres de l’équipe systématiquement surchargés durant la période fiscale peuvent ainsi confier une partie de leurs tâches à d’autres collaborateurs, plus disponibles. Grâce à Beeye, le cabinet gagne en fluidité et les collaborateurs en sérénité.

Gérer les imprévus

Une planification fine permet de mieux gérer les imprévus qui jalonnent la vie d’un cabinet : absence ou départ d’un collaborateur, signature d’une mission exceptionnelle, arrivée d’un nouveau client et/ou d’un nouveau collaborateur, etc. Ces imprévus sont souvent synonymes d’heures supplémentaires inévitables, notamment durant la période fiscale.

En effet, une planification fine permet d’affecter non pas des dossiers entiers, mais les blocs de tâches qui les constituent. Ce fonctionnement en blocs de tâches permet non seulement de répartir un dossier sur plusieurs collaborateurs, mais aussi d’affecter les blocs de tâches en fonction des compétences des différents membres de l’équipe.

Cette planification fine des dossiers est une importante source d’efficacité pour les cabinets, mais c’est aussi une source de plus grande sérénité pour les collaborateurs. En cas d’événements imprévus, ils sauront en effet que la charge de travail liée sera répartie sur l’ensemble de l’équipe en fonction des compétences des uns et des autres et non sur une seule personne.

L’avis de Beeye

La gestion des imprévus est un casse-tête pour les dirigeants de cabinets, et une source de stress pour les collaborateurs. Beeye offre transparence et souplesse en matière de planification pour affecter les tâches et les dossiers, gérer les imprévus, les nouvelles missions, les absences et départs de collaborateurs.
A partir d’une description des tâches et des compétence disponibles, grâce à des modèles customisables, Beeye propose ainsi le meilleur scénario de travail… et le recalcule à tout moment, à chaque événement. Beeye permet également de partager en temps réel l’information avec l’ensemble de l’équipe, évitant tout sentiment d’injustice.

 

Affecter des tâches adaptées aux collaborateurs

Nous avons abordé les questions de l’allocation des ressources rares et du principe de subsidiarité comme source d’efficacité pour les cabinets dans un précédent article[3] ; aussi, nous ne reviendrons pas dessus ici.

Or, au-delà du gain d’efficacité, une planification en temps réel a également un impact tranquillisant pour les collaborateurs. Elle les rassure, leur donne l’assurance que tout est fait pour que les tâches qui leur sont assignées sont compatibles avec leurs compétences et leur charge de travail.

 

L’avis de Beeye

100% d’accord. Mais le découpage des missions par niveau de difficulté et par collaborateur n’est pas facile sans un outil adapté. Nous constatons que les cabinets ne pratiquent généralement pas ce découpage des missions car ils ne disposent pas des outils nécessaires.

Avec Beeye, la nature de la mission et le profil de chaque collaborateur sont renseignés en amont. Nous proposons des profils types de collaborateurs et de missions pour aider les cabinets à compléter les informations.

Dès lors, une mission peut être facilement découpée en blocs de tâches qui correspondent aux niveaux de chacun. Il est ainsi possible d’allouer une partie de la mission à un collaborateur en fonction de ses compétences, de son temps disponible, des échéances du dossier…

Beeye permet de répartir plus équitablement et plus efficacement le travail entre les collaborateurs. Il permet de soulager les uns et de faire grandir les autres.

 

Responsabiliser par une plus grande autonomie

Le recours à un outil de planification permet enfin de répondre à une attente forte de certains collaborateurs, et notamment des nouvelles générations : une plus grande autonomie dans leur travail et la possibilité de garder une certaine marge de manœuvre dans l’organisation de leur temps de travail (arbitrage entre des périodes d’activité soutenue et des périodes plus calmes, amplitude horaire du temps de travail, télétravail vs présentiel…).

Une fois les dates butoirs fixées pour chaque mission, les collaborateurs, qui disposent d’une vision d’ensemble sur leur planning, ont la possibilité de mieux répartir leurs efforts dans le temps et de garder une plus grande souplesse dans leur organisation personnelle. L’outil leur donne la date limite et le budget temps alloué pour la réalisation d’une tâche. Libre à eux de la réaliser au moment qui leur parait le plus approprié.

L’avis de Beeye

Automatisation des tâches, outils collaboratifs, travail à distance, sécurité du cloud… sont autant d’éléments qui contribuent au bien-être des collaborateurs, en leur évitant des tâches fastidieuses, des pertes de temps, des déplacements inutiles.

Ces outils doivent aussi répondre à leur besoin de plus en plus affirmé d’autonomie. Il ne s’agit pas seulement d’aller plus vite, mais aussi de faire différemment : les plannings, les méthodes de travail, l’organisation du temps de travail. Beeye permet de répondre à toutes ses attentes des nouvelles générations.

On s’y met quand ?

L’optimisation de la planification est un moyen de renforcer la sérénité des équipes et donc d’améliorer leur bien-être au travail :

  • Gain de temps sur la planification et la gestion des temps passés,
  • Meilleure gestion des imprévus,
  • Fluidification de la période fiscale,
  • Plus grande autonomie,
  • Meilleure affectation des missions.

Pour toutes ces raisons, le recours à un logiciel dédié a toute sa place dans la politique d’attractivité et de fidélisation des cabinets. Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de l’outil : https://www.mybeeye.com/.

 

Et bien sûr, si vous avez des questions sur l’organisation des cabinets, qui pourraient faire l’objet d’un prochain article, n’hésitez pas à nous les poser à cette adresse berangere@mybeeye.com. Nous y répondrons avec plaisir dans le cadre d’un prochain article.

 

[1] https://www.fedfinance.fr/actualites/emploi-en-cabinet-d-expertise-comptable-l-edition-2021-est-en-ligne

[2] Pour aller plus loin sur cette question de la planification, vous pouvez vous reporter à un de nos précédents articles : https://www.mybeeye.com/blogue/p%C3%A9riode-fiscale-croiser-les-doigts-ou-agir

[3]  Pour plus de détails sur ces problématiques, se reporter à un de nos précédents articles :
https://www.mybeeye.com/blogue/quand-les-experts-comptables-refusent-des-clients