Excel est un outil passe-partout fréquemment utilisé pour la planification, mais c’est loin d’être l’outil optimal.

Saviez-vous que 47% des entreprises utilisent Excel pour la planification et la budgétisation? Ces fichiers Excel utilisés en entreprise revêtent une importance non négligeable, puisque 93% de ceux-ci mènent à des décisions qui ont des impacts internes et/ou externes à l’entreprise.

Cependant, 88% des fichiers Excel contiennent des erreurs. Vous avez bien lu. 88%. Et on ne parle que d’erreurs majeures!

Ce n’est pas pour rien que des experts comme Raymond R. Panko se spécialisent dans l’étude des erreurs des feuilles de calcul Excel.

C’est un enjeu tellement grand qu’il existe même un groupe d’intérêt sur les risques liés à ces erreurs (vous pouvez jeter un coup d’œil à leurs histoires d’horreur répertoriées ici).

Tous les jours, des gestionnaires prennent des décisions basées sur des données dont la fiabilité est discutable. Ne faites pas partie du lot et voyez comment Beeye peut vous aider à obtenir des données de qualité.

Et ce n’est qu’un inconvénient (non négligeable, je vous le concède) de la planification avec Excel. Plus bas, les 7 raisons pour lesquelles vous devez absolument abandonner l’usage Excel pour la planification.

1. Risque d'erreurs et de bogues important


Nous l’avons vu plus haut, qui dit Excel dit risque important d’erreurs. En effet, l’être humain est flexible et peut jongler avec plusieurs tâches et contraintes, mais ce sont précisément ces processus cognitifs qui mèneront à l’occasion à des erreurs.

Mieux vaut donc avoir recours à un outil fiable dont les calculs ne seront pas sujets à des erreurs potentielles commises (de façon légitime) par les utilisateurs.

2. Ne permet pas de collaborer en temps réel

Le recours à des fichiers Excel pour la planification ne facilite pas la collaboration et l’agrégation des données peut rapidement devenir un cauchemar. Une personne doit courir après les informations et les saisir manuellement, ou alors plusieurs fichiers sont intégrés dans un seul à l’aide de macro, ce qui nécessite un effort de coordination considérable.

Pourtant, la planification devrait se faire de façon collaborative, et chacun devrait pouvoir saisir les informations le concernant. La collaboration permet d’avoir des données justes en tout temps, ce qui nous amène au problème suivant.

3. Des informations qui ne sont jamais à jour

Parce qu’Excel ne permet pas de collaborer en temps réel, les informations qui s’y trouvent sont toujours un peu dépassées. Les choses évoluent rapidement, et prendre des décisions sur des données qui ne sont pas à jour est tout sauf optimal.

Assurez-vous de disposer des informations les plus récentes qui soient à l’aide d’un outil dans lequel tous peuvent rendre compte des changements et mises à jour.

4. De simples changements qui tournent au cauchemar

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Plusieurs situations familières pour toute entreprise doivent hélas être traitées comme des exceptions dans Excel, comme les jours fériés, des vacances, des heures supplémentaires…

Une simple modification peut vite devenir infernale avec Excel, entrainant l’ajout ou la suppression de lignes ou de cellules, et les problèmes qui s’ensuivent.  

Finissons-en avec les alertes d’erreurs et passez à un outil conçu spécialement pour la planification.

5. Une perte de temps monumentale

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Avant de recourir à Beeye pour leur planification, plusieurs clients passaient un temps fou à entretenir un ou des fichiers Excel qui avaient pris des proportions considérables.

5h, 10h, 15h ou même plus leur était nécessaire chaque semaine pour la mise à jour des données et la réalisation de rapports.

Que diriez-vous d’occuper votre temps avec des activités à valeur ajoutée à la place?

6. Un reporting inefficace

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Obtenir un rapport visuel et efficace dans Excel n’est pas une mince tâche. Différentes situations nécessitent des informations différentes, et ajuster vos rapports peut rapidement devenir chronophage et pénible dans Excel.

Prendre des décisions rapides est un des 4 comportements des dirigeants performants (écoutez l'entrevue complète avec Elena Botelho, partenaire à ghSmart sur le sujet ici), alors il est important d’obtenir rapidement les informations nécessaires plutôt que de devoir attendre que l’on vous collige les données.

7. Des fichiers qui se multiplient… Sans la puissance d’un outil intégré

Un peu comme une épidémie, les fichiers Excel tendent à se multiplier pour répondre aux différents besoins et intégrer les données des différentes équipes.

Un fichier pour les affectations, un autre pour la gestion des compétences, chacun son Excel pour sa feuille de temps, et ainsi de suite… Multipliez cela par le nombre d’équipe et cela devient très rapidement ingérable.

Profitez d’un outil intégré qui intègre toutes les informations dont vous avez besoin, à un seul endroit.

Enfin un outil conçu pour la planification

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Maintenant, imaginez-vous disposer d'un outil intégré, que tout le monde peut mettre à jour simultanément.

Vous avez la conscience tranquille, car vous savez que vous pouvez vous fier aux informations dont vous disposez.

Vos équipes sont responsabilisées à l’importance de mettre à jour leurs données, et ont elles-mêmes accès aux informations dont ils ont besoin.

Tout le monde sait où il s’en va.

Besoin d’une information pour prendre une décision? Elle est disponible en un clic.

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