La gestion du temps est devenue une obsession. Dans notre ère moderne au rythme effréné, le temps est devenu la ressource la plus rare et la plus précieuse que nous ayons. Mais peut-on vraiment gérer le temps?
Connaissez-vous beaucoup de personnes qui ne semblent pas être à court de temps? Probablement très peu. Nous marchons vite, nous multiplions les activités en parallèle, nous optimisons nos vies au maximum, et nous avons souvent l'impression que nous ne viendrons jamais à bout de notre liste de tâches qui s'allonge continuellement.
Selon Jordan Cohen, un expert en productivité, la gestion du temps n'est pas une formulation appropriée, et nous devrions plutôt parler de productivité. "Ce n'est pas le temps que l'on passe qui est important, mais à quel point l'on est productif."
Un gestionnaire m'a confié récemment : "Le temps, c'est la seule chose que je ne peux pas contrôler." En effet, le temps file de façon inéluctable et nous ne pouvons rien faire pour l'arrêter. Il n'est pas possible d'ajouter des heures dans une journée, alors la question qui importe est : que faites-vous des heures que vous avez?
Puisque nous devons accepter que le temps ne se laisse pas "gérer", que pouvons-nous faire pour remédier à ce que Leslie Perlow appelle la famine du temps?
Savoir dire non
C’est un classique des conseils de gestion du temps. Étant donné qu’on dispose d’une quantité de temps limitée, la première étape pour éviter d’être complètement surchargé est de savoir dire non en amont. Julian Birkinshaw et Jordan Cohen, qui ont passé les trois dernières années à étudier comment les travailleurs du savoir pouvaient devenir plus productifs sont clairs : il faut éliminer ou déléguer les tâches qui ne sont pas importantes et les remplacer par d’autres avec davantage de valeur.
Dans leur article Make Time For The Work That Matters présent sur la plateforme Harvard Business Review, Cohen et Birkinshaw décrivent un processus simple pour vous permettre de filtrer les activités les plus importantes, et donc améliorer votre productivité:
- Identifiez les tâches à faibles valeurs ajoutées
La première étape va être de dresser une liste de vos tâches. Une fois finie, vous allez devoir analyser leurs niveaux d'importance. Le but est ici d'identifier les tâches à faibles valeurs ajoutées, pour que vous ne perdiez pas votre temps à travailler sur des activités qui n'apporteront pas de plus-value à votre organisation.
- Abandonnez, déléguez ou replanifiez vos tâches
La deuxième étape est d'aller assigner ces tâches en trois catégories:
- Les tâches à abandonner: ce sont les activités que vous pouvez abandonner sans effets négatifs sur votre organisation.
- Les charges de travail à revoir : ce sont les tâches qui peuvent être déléguées facilement.
- Les activités à replanifier: ce sont les tâches qui ont besoin d'être revues structurellement, sur le long terme.
Cet exercice va vous permettre d'identifier les activités à ne pas prioriser.
- Décharger du temps sur vos tâches
La troisième étape va être de déléguer et réassigner vos tâches moins importantes à vos collaborateurs. Cette étape est très importante car elle vous permet de maintenir votre attention et votre valeur ajoutée sur les tâches essentielles, en vous rendant derechef plus productif.
- Allouer le temps gagné sur d'autres activités
La quatrième étape va être de déterminer où allouer le temps que vous venez de sauver. Cette étape est essentielle dans l'identification des tâches à plus forte valeur ajoutée, où encore les activités importantes sur lesquelles vous n'avez généralement pas de temps à consacrer.
Pour vous permettre d'être efficace, Jordan et Julian recommandent de mettre par écrit qu'elles sont les activités sur lesquelles vous êtes supposées travailler, mais aussi de garder une trace du temps que vous passé ainsi que sur les tâches sur lesquels il est passé.
- Garder le cap
La dernière étape est d'impliquer les décisionnaires dans ce processus. Si vous voulez être efficace dans la gestion du temps, c'est une variable à ne pas négliger. Cela peut prendre plusieurs formes, comme une rencontre hebdomadaire pour discuter du niveau d'importance de chaque activité, et d'être sur que chacun passe son temps de travail sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Prioriser
La première astuce pour vous permettre d'améliorer votre gestion du temps est de vous débarrasser des tâches qui ne sont pas importantes. Une deuxième voie existe, en priorisant vos différents projets et tâches pour gagner en efficience.
Bien souvent nous nous laissons entraîner à passer notre temps sur des tâches qui sont urgentes, mais pas importantes, en ayant le sentiment de ne pas maximiser son temps de travail. Mais n'ayez pas peur, cette époque est révolue grâce à la matrice d'Eisenhower !
Mais qu'est-ce que c'est que cette matrice ?
Pour faire court, la matrice d'Eisenhower est un des classiques de la gestion du temps, qui vous permet d'identifier vos "vraies" priorités, en vous assurant d'atteindre vos objectifs efficacement. La philosophie de cette matrice ? Distinguer ce qui est urgent de ce qui est important dans votre liste de tâches.
Mais alors, comme fonctionne-t-elle ? Et bien c'est très simple, vous n'avez qu'à suivre ces étapes:
Etape 1
Prenez un bout de papier, et découpez-le en quatre carrés avec ces quatre descriptifs:
- A faire en premier(carré en haut à gauche)
- A planifier (carré en haut à droite)
- Déléguer (carré en bas à gauche)
- A ne pas faire (carré en bas à droite)
Etape 2
La prochaine étape est de remplir chaque cadrant avec vos activités, vos tâches ou vos projets que vous avez à livrer ou qui vous prennent du temps.
- A faire en premier
Ces activités sont à la fois importantes ET urgentes. Elles vont devoir être complétées immédiatement.
Etant donné qu'il est impossible de prédire quelles tâches urgentes et imprévues pourraient modifier votre calendrier, la solution est d'essayer d'identifier les activités qui peuvent être anticipées et de les planifier en amont.
- A planifier
Ces activités sont importantes mais non urgentes. La plupart du temps, ces activités sont malheureusement mises de côté lorsqu'un imprévu arrive.
Pour celles-ci, il est essentiel de les planifier et de mettre une date butoir pour chacune afin d'en assurer l’exécution. Les dates butoirs, même si elles sont arbitraires, vous permettront de prioriser vos tâches en évitant les distractions extérieures. Selon Claessens (2009), "Gérer votre temps c'est d'assigner un degré d'urgence à vos tâches importantes (en leur donnant une date de rendu), et donc d'en assurer la complétion et le succès."
Une autre voie est de vous laisser le temps de compléter ces tâches importantes, en allongeant votre liste de tâches urgentes et importantes.
- A déléguer
Ce sont les activités urgentes mais pas importantes. Par exemple, prendre un appel urgent au travail, ou répondre à un collègue qui vous demande de l'aide. Ces activités peuvent vous empêcher d'atteindre vos buts et mettre en péril votre productivité.
Afin d'améliorer votre productivité, vous devez vous appuyer sur la délégation ou la révision des délais lorsque cela devient nécessaire. Une autre solution est d'apprendre (poliment !) à dire non, pour que vous puissiez vous concentrer sur vos activités les plus importantes.
- A ne pas faire
Ces tâches sont non urgentes et non importantes. Par exemple, filtrer vos emails, vous balader sur les réseaux sociaux ou flâner sur le web. Elles doivent être, dans une certaine mesure, évitées si elles ne vous permettent pas de souffler entre deux activités importantes. Si vous balader sur le net vous permet de vous relaxer ou d'en apprendre plus, alors n'hésitez pas à en garder un peu dans la journée.
Néanmoins, il faut être conscient du temps que l'on passe sur ces activités en évitant qu'elles prennent trop de place dans votre calendrier.
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