Pour les cabinets qui ont fait le choix de conserver la production des paies et le suivi du social, le besoin de disposer de professionnels spécialisés est manifeste. Comment ces collaborateurs paie trouvent-ils leur place dans une équipe de comptables ? Qu’est-ce qui les sépare, qu’est-ce qui les rapproche ? Comment une planification partagée et collaborative permet-elle de fédérer ces populations différentes ? La place du social et des collaborateurs paie dans un cabinet comptable d’aujourd’hui.

L’arrivée de la DSN a entraîné des changements majeurs dans l’activité des gestionnaires de paie. Moindre nombre de déclarations, rythmée sur le cycle de paie, sécurisation quant au respect des obligations sociales - ce n’est pas un hasard si 82% des entreprises se déclarent satisfaites de la DSN[1].

Avant sa généralisation, il fallait établir une N4DS. La charge de travail correspondante représentait « pratiquement un treizième mois de travail en janvier de l'année suivante », témoigne Patrick Bordas, Associé, Directeur National de la Gestion Sociale chez KPMG[2]. Avec la DSN, les bulletins de paie et les déclarations sont justes tous les mois, et le travail est réparti de manière plus linéaire dans l’année ».

Pour autant, le social est loin d’être un long fleuve tranquille. Entre autres nouveautés en 2019 il a fallu gérer le prélèvement à la source, les primes « gilets jaunes », le retour des heures supplémentaires non imposables… La complexification croissante du droit social a fait de la gestion de la paie un métier à part entière.

La mission sociale, une affaire de spécialistes

La gestion de la paie est devenue l’affaire d’équipes et de collaborateurs dédiés et spécialisés. « Historiquement, le gestionnaire de paie était un comptable qui gérait aussi les bulletins et les déclarations sociales de ses mandats, rappelle Thierry Kalpac, expert-comptable à Marseille. Par la suite, nous avons eu besoin de collaborateurs de plus en plus pointus du point de vue règlementaire, et compétents pour répondre aux questions du chef d’entreprise. » Car il ne s’agit plus seulement de gérer les fiches de paie et de calculer un SDTC, mais également des conventions collectives, des embauches, des contrats de travail, des accidents du travail et de leur prévention, des éventuels Prudhommes… Autant de missions qu’il faudra réussir à valoriser… et à facturer.

Ce qui ne fera pas oublier le coup de stress à la fin du mois ! Pas le droit à l’erreur : c’est la confiance qui se joue à chaque bulletin de paie. « Il vaut mieux avoir des spécialistes de la paie à ses côtés », souligne Delphine Loyseau, expert-comptable à Lille. « Il faut de sérieuses connaissances en social, mais aussi en gestion des ressources humaines, avec un diplôme de gestionnaire de paie, confirme Thierry Kalpac.

Un recrutement difficile

Le métier de la paie souffre d’une réelle pénurie de talents. Un constat partagé avec ses collègues comptables… 97% des répondants à l’étude Fed Finance font état de difficultés à recruter les candidats dont ils ont besoin[3] !

A noter qu’avec 31-39 K€/an en Ile-de-France 24/35 K€ ailleurs pour une expérience de 2 ans et plus) - le collaborateur paie est plutôt moins payé que son collègue comptable (32-45 K€/an en Ile-de-France, 22/37 K€ en régions), d’après la même enquête.

Mais il ne suffit pas de le trouver, il faut encore le garder ! Si à l’embauche c’est d’abord la rémunération qui fait la différence, quand il s’agit de fidéliser, c’est l’ambiance de travail qui constitue, et de loin, la raison principale pour un collaborateur de rester en poste (75%, suivie de la reconnaissance de la hiérarchie). Un élément à prendre en compte dans son mode de management, mais aussi dans le choix des outils de travail.

Ceux qui font le choix de l’internalisation

Ce n’est pas un secret : le poste social représente la part la plus significative du contentieux avec les clients des cabinets. Cette dimension, combinée aux difficultés à trouver des collaborateurs qualifiés pour une rémunération juste, a conduit certains cabinets à faire le choix de l’externalisation.

Ce n’a pas été la décision de Delphine Loyseau : « La paie et le social en cabinet, c’est important. Oui, une erreur de bulletin c’est immédiatement plus sensible qu’une erreur comptable. Pour autant, il s’agit souvent du point d’entrée d’un nouveau client, ou un élément clé de sa fidélité ».

Ce que confirme son confrère : « Faire les bulletins permet de garder un contact mensuel avec les entreprises, de rester informé de ce qu’il s’y passe. Cette relation récurrente crée du lien, mais peut aussi générer d’autres missions. Pour nous, le cabinet c’est le premier interlocuteur du chef d’entreprise. Recrutement, organisation, licenciements… : le social fait partie de ses problématiques numéro 1. Si je me sépare de cet aspect, je m’enlève une partie de mon rôle et perds mon statut d’interlocuteur privilégié. »

2 populations à rapprocher

Comptables et spécialistes de la paie constituent-ils deux mondes à part ? Les avis divergent, mais il est exact que leurs formations et leurs spécialisations tendent à les écarter, jusqu’à constituer parfois deux populations qui se croisent sans échanger.

« La solidarité est plus difficile à instaurer » entre ces services, avoue Delphine Loyseau. Ils ont leurs propres échéances, leurs propres galères. Avant la DSN ils avaient des échéances déclaratives en début d’année, ils ne les ont plus. Mais le coup de feu, pour eux, c’est chaque fin de mois ».

Selon elle, la communication n’est pas très naturelle entre les deux métiers. Ce qui peut s’expliquer : « Il y a un petit choc des cultures. Le collaborateur paie n’a pas besoin du comptable pour faire son travail, alors que l’inverse n’est pas vrai : le comptable doit avoir les informations qui lui viennent de la paie ; face à son client il ne peut pas perdre la maitrise du social. Les collaborateurs paie doivent intégrer d’être des maillons de la chaîne ; ils ne constituent pas un service « à part ».

Dans un cabinet de petite taille, cette communication peut s’installer d’elle-même. « On se parle, on échange entre nous, de manière informelle - autour d’un café par exemple : cette société est-elle à jour de ses CS ? Traverse-t-elle des tensions de trésorerie ? L’information circule », illustre Thierry Kalpac.

Mais quand on grandit, ça se complique vite… Comment abaisser les barrières entre les collaborateurs comptables et les chargés de paie ? Comment lutter contre un sentiment d’isolement qui peut faire obstacle au succès de l’offre du cabinet ?

 

L’intérêt d’un planning partagé, visuel et collaboratif

Dans la plupart des cabinets, la planification se construit à partir des portefeuilles clients des collaborateurs. On calcule des moyennes de temps passé sur la base des feuilles d’heures de l’année (ou des années) précédente(s), on affecte les missions à chacun dans une réunion interne, et le planning théorique est dressé sous Excel.

 

Théorique est bien le mot, puisque dès la semaine suivante des événements nouveaux seront venus le perturber : une absence imprévue, un client empêché, une urgence de trésorerie, un contrôle fiscal… mais aussi une nouvelle embauche, des primes de chantier, un accident du travail ou le changement de statut d’un dirigeant à traiter en priorité. Il faut modifier la feuille. La fiabilité du tableau devient vite aléatoire, sa lisibilité aussi. Et pour les générations Trello, Teams ou Slack, c’est juste… l’âge de pierre. Pourquoi ne pas travailler avec les outils d’aujourd’hui ?

Dans un planning Beeye figurent tous les collaborateurs du cabinet. Chacun y est décrit avec ses compétences, ses expériences, ses disponibilités, son tarif, qu’il soit comptable, collaborateur paie, manager ou associé. Toutes les missions y trouvent leur place - y compris les rendez-vous bilan, les contrats de travail, les audits d’affichage légal et les missions de révision. Le planning est partagé : les collaborateurs sont impliqués dans sa construction et sa remise en cause. Ils sont ainsi responsabilisés à la gestion de leur temps, à leur productivité et à leur efficacité.

Au quotidien, le collaborateur paie peut donc, par exemple, visualiser en avance le moment ou l’un de ses collègues comptables aura besoin de certains éléments. Y compris pour un tuyau : « J’ai vu que demain tu travaillais sur Caribou SA. Pour info ils embauchent à tour de bras en ce moment ».  Et pendant la période fiscale, on pourra faire appel aux compétences mixtes de certains collaborateurs pour décharger tel ou tel autre.

Toutes les raisons de faire société

Avoir conscience de la charge de travail des autres, pouvoir visualiser l’avancée des missions, maîtriser son temps, sont autant d’avantages que procure aux collaborateurs de tous types un système de planning partagé. En permettant d’engager comptables et collaborateurs paie dans un même élan malgré des timings différents, Beeye apporte aux cabinets les bénéfices d’une planification bien faite : productivité et qualité du service rendu.

 

[1] Jérôme Joie, directeur des études du GIP-MDS, lors du 74ème congrès de l’Ordre

[2] « Quel profil pour le gestionnaire de paie en cabinet ? » KPMG, Mai 2019 https://home.kpmg/fr/fr/home/insights/2019/05/gestionnaire-paie-cabinet-declaration-sociale-nominative-prelevement-source.html

[3] Etude 360, FED Finance, Août 2018