Vous souhaitez implanter un système de feuille de temps dans votre entreprise? Plusieurs raisons peuvent vous pousser à le faire, et cette décision s’avérera sans aucun doute bénéfique pour votre entreprise. Voici 7 bonnes raisons pour implanter un système de feuille de temps.

Avant de commencer, si vous souhaitez télécharger notre modèle de feuille de temps Excel, n'hésitez pas à consulter notre article sur le sujet !

1. Facturer vos clients

Une des principales raisons pour une entreprise de suivre le temps de ses employés est d’être en mesure de facturer les clients. C’est le cas pour toutes les entreprises de services, de consultation, où celles qui facturent leurs clients en formule temps et matériel. Il est alors indispensable de connaître le temps consacré par les employés sur les activités qui devront être facturées au client.

2. Suivre les coûts de vos projets

Le temps passé par vos employés sur vos différentes activités a un coût, qui équivaut au salaire horaire de vos employés auquel s’ajoutent d’autres frais (cotisations diverses, avantages sociaux, etc.). Les coûts d’un projet peuvent être autant des dépenses matérielles, des frais de fournisseurs que de main d’œuvre interne. Cette dernière catégorie est souvent plus difficile à suivre, puisque les employés travaillent sur plusieurs projets et ont également d’autres types d’activités à leur horaire, comme de la formation ou des tâches administratives.

Que vos projets soient internes ou pour des clients externes, il est important d’être en mesure de connaître les coûts qui s’y rattachent. Si vos projets sont effectués pour des clients externes et sont facturés autrement qu’en temps et matériel, vous voudrez sans doute connaître la rentabilité de vos projets et le moment où ceux-ci ne dégagent plus de marge de profit. Si ce sont des projets internes, vous serez tout aussi curieux de savoir le coût réel qui revient à vos activités. Sans logiciel de feuilles de temps, il est difficile de connaître les coûts d’un projet, et donc de savoir où va votre argent.

3. Comparer vos efforts planifiés avec vos efforts réels

En saisissant le temps réel travaillé sur les différentes activités, vous pourrez comparer votre planification avec la réalité. Ces écarts vous permettront d’analyser les causes, de tirer des leçons apprises et d’apprendre afin d’être plus efficient lors des prochains projets.

4. Être en mesure d’estimer le temps requis pour vos prochains projets

Avec le temps, vous serez de plus en plus en mesure de fournir des estimations de temps d’effort requis fiables pour vos prochains projets. En effet, en consultant les temps réels requis par des projets ou des activités similaires, vous pourrez déduire plus facilement le temps nécessaire pour vos prochains projets. Bien entendu, il faudra tenir compte de bien d’autres facteurs (le niveau d’expérience des employés, les changements au niveau de la technologie, etc.), mais ces informations précieuses vous serviront de bases fiables lors de vos futures estimations.

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5. Connaitre votre pourcentage de temps non productif

Le temps non productif représente le temps qui n’est pas consacré à créer de la valeur, comme les vacances, les formations, le temps administratif, etc. Comme nous l’expliquons dans notre article Le temps non productif, l’objectif n’est pas de viser 0 % de temps non productif, mais bien de connaître cette donnée afin de prendre action si nécessaire. Par exemple, une entreprise dont le pourcentage de temps non productif avoisine les 50 % voudra sans doute comprendre quelles sont les causes et augmenter le temps consacré à des activités ayant de la valeur pour l’entreprise. Si les procédures sont tellement lourdes que beaucoup de temps est consacré à de la paperasse, elle pourra ainsi prendre action et alléger cet aspect, et ainsi de suite.

6. Connaitre la charge de travail de vos employés

On ne parle ici aucunement de surveillance, mais bien de prendre conscience de la charge de travail de vos employés. Certains font des semaines de 80 heures? Vous pourrez voir comment alléger ces employés surchargés, par exemple en demandant à des collègues plus disponibles s’ils peuvent prêter main-forte ou en recrutant de la main-d’œuvre supplémentaire. Du temps supplémentaire systématique semaine après semaine peut signifier que la charge de travail est peut-être trop grande ou mal répartie, et que certaines ressources-clés sont cruciales à tous vos projets. Il faudra ainsi s’assurer que ces ressources ne s’épuisent pas à la tâche.

Pour vous aider dans cette tâche nous avons d'ailleurs écrit un article sur "Comment créer votre graphe de capacité sur Excel ?" qui vous permettra de suivre plus efficacement cette charge de travail.

7. Réclamer des crédits d’impôt

Beaucoup d’entreprises peuvent réclamer des crédits d’impôt auprès du gouvernement, notamment celles œuvrant dans le domaine manufacturier, en multimédia et en commerce électronique pour n’en nommer que quelques-uns. Les crédits d’impôt couvrent un certain pourcentage des salaires admissibles. Un logiciel de feuille de temps facilite donc le suivi des efforts et des projets admissibles et vous épargnera beaucoup de temps à tenter de retracer et de compiler ces informations au moment de soumettre vos demandes.

Ne figurant pas parmi les bonnes raisons : surveiller et contrôler ses employés

À l’inverse, l’implantation d’un système de feuille de temps dans le but de surveiller les employés et de s’assurer qu’ils travaillent ne servirait à rien de bon. Un employé qui a l’impression d’être surveillé ne redoublera pas d’efforts pour atteindre les résultats de l’entreprise, il appliquera plutôt ses efforts à s’assurer qu’il parait bien. De plus, la motivation intrinsèque d’un individu, c’est-à-dire l’intérêt et le plaisir inhérent à une tâche, diminue lorsque des éléments sont perçus comme contrôlant leur comportement1 . Au contraire, accorder davantage d’autonomie et de contrôle à ses employés a été maintes fois relié à une augmentation de la performance, une augmentation de la satisfaction intrinsèque et une diminution de la pression imposée par le travail2 .

Heureusement, cette raison n’est pas celle qui pousse les gestionnaires d’aujourd’hui à suivre le temps des employés, car nous avons compris que le contrôle et la surveillance ne sont pas les meilleurs moyens de tirer le meilleur de ses employés.

En conclusion, OUI à un logiciel de feuille de temps pour avoir de la visibilité sur vos coûts, vos activités et votre rentabilité, et NON si c’est uniquement pour surveiller vos employés. De toute façon, surveiller ses employés au lieu de créer un environnement de travail agréable, c’est tellement 1915.


1 Ryan, R.M. et Deci, E.L. (2000). Intrinsic and Extrinsic Motivations: Classic Definitions and New Directions. Contemporary Educational Psychology, 25(1), 54-67.

2 Par exemple, dans Wall,T.D.,Corbett, J. M.,Martin, R.,& Clegg, C.W. (1990). Advanced manufacturing technology, work design, and performance: A change study. Journal of Applied Psychology, 75(6), 691–697.

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