Statu Quo et inaction: quels causes ?

Tout d'abord, il est bon de pouvoir identifier les situations de statu quo pour bien pouvoir les traiter.

Pour ça, trois causes typiques peuvent vous aider à reconnaître cette situation.

La première serait le manque de visibilité sur la valeur ajouté d’un outil ou d’une innovation. Sans une vue claire sur le retour sur investissement, comment passer le cap ? Pour remédier à ce manque de visibilité, un calcul objectif et pragmatique en lien avec votre activité peut être indispensable.

La deuxième serait lié au manque de maturité dans la gestion de projet et dans la gestion de portefeuille dont certaines organisations peuvent souffrir. Dans un tel contexte, un changement de paradigme peut déstabiliser encore plus l’activité s’il n’est pas lié à une gestion du changement rigoureuse.

La dernière, c'est le manque d’implication de la direction dans la prise de décision. Gagner en visibilité sur les opérations de ses équipes peut permettre d’éviter cette immobilité et de faire ressortir les problématiques plus facilement.

Comment savoir si le statu quo m’est néfaste ? 4 signes avant-coureurs

Voici quelques-uns des signes avant-coureurs d’un statu quo pénalisant, afin que vous puissiez plus facilement identifier cette situation, et justifier la mise en place de nouveaux outils pour remédier aux problèmes engendrés.

De mauvaises habitudes de révision

Un symptôme qui rend compte d’un manque d’efficience dans les processus de gestion de projet : une mauvaise gestion de la révision de documents. La multiplication des révisions augmente le risque d’erreurs dans le rendu des livrables, avec des envois de versions antérieures, des révisions effectuées sur de mauvaises versions, etc.

Prendre en compte cet enjeu dans la gestion de vos procédés, c’est permettre à vos équipes d’augmenter la satisfaction client.

Des pratiques de communications différentes

Sujet clivant lorsque l’on aborde la question générationnelle dans notre gestion de la communication.

Le statu quo, c’est aussi laisser perdurer des écarts de communication qui ralentissent votre activité : délai dans les rendus, gestion hasardeuse de la capacité ou manque de motivation des équipes peuvent être autant de signes que la communication comporte des lacunes. Cette problématique est d’autant plus accentuée par la génération des milléniaux ou « génération Y » ayant un besoin croissant de communication et notamment sur la fréquence des feedbacks.

Des canaux de communication bouchés

Outre les manques de communication, ce sont parfois les canaux eux-mêmes qui sont inadéquats ou bouchés. La surinformation, si l’on considère les spam, les mails de promotion, etc. peut rendre votre communication inaudible.

Afin d’y remédier, il faut cantonner l’information sur les projets et les ressources dans un outil de gestion de projets et de ressources pour éviter l’éparpillement de l’information.

En conclusion, sélectionner le bon canal pour y partager la bonne information.

Un niveau de connaissance daté

Les bonnes pratiques évoluent et une veille sur les innovations en termes de recherche, d’outils, de processus est indispensable. Chercher à connaitre les solutions d’avenir c’est déjà casser le statu quo en envisageant le futur.

Mais pourquoi changer d’outil ?

Plusieurs facteurs peuvent justifier de sortir du statu quo. Le plus important est bien évidemment le retour sur investissement d’un outil de gestion de ressources. Ce calcul est basé sur les gains en heures facturables pour vos équipes ou encore l’amélioration de vos politiques de ressources humaines avec une meilleure gestion de la capacité.

Ces gains de rentabilité vont aussi rentrer dans une logique de long-terme, avec une satisfaction client accrue. Une meilleure gestion de mandat c’est une qualité garantie sur vos livrables ou des délais de livraison réduits.

Enfin, implanter un outil c’est aussi lisser les bonnes pratiques en interne en centralisant l’information.

Pour en savoir plus, vous pouvez d’ailleurs consulter article qui regroupe en détail les bonnes raisons pour implanter un outil de gestion de projet.

 

Changer oui, mais pour quel outil ?

Pour répondre à cette question il faut vous concentrer sur vos besoins, ainsi que sur les attentes que vous avez concernant les bénéfices espérés. Il est par exemple possible de catégoriser les outils existant en fonction de la nature du projet :

Gestion de projets complexes

Lorsqu’il s’agit de gérer un projet à la fois, de manière très détaillé, votre cœur penchera pour MS Project. Cependant son niveau de précision sera aussi synonyme de complexité, et une formation s’avérera essentielle afin qu’il ne devienne pas trop chronophage.

Gestion d’un ensemble de projets d’envergures

Cousin Germain de MS Project, Microsoft EPM vous donnera une meilleure gestion de portefeuille de projets complexes. Comme pour MS Project, un temps de formation non négligeable sera indispensable et il ne correspondra qu’à certains profils de votre organisation.

Solution intégrée à toutes les fonctions de l’entreprise 

Ces solutions sont très alléchantes avec la promesse d’intégrer l’ensemble de vos fonctions dans un outil centralisé. Malheureusement le coût de déploiement est lui aussi très élevé, avec un niveau de complexité qui le rend peu flexible et utilisable par seulement une partie de vos ressources.

Solution de gestion de la capacité et des ressources 

Un outil comme Beeye n’aura pas vocation à remplacer des outils comme MS Project ou même des solutions intégrées comme SAP. Notre domaine d’expertise se situe sur la gestion des ressources, en matière de planification, de gestion du temps avec une dimension d’intelligence d’affaire.

Nous avons vocation à être collaboratif, pour que chacun soit sensibilisé sur les problématiques de gestion de la capacité.